Assistant du cabinet du Maire (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O094230701125579
Publiée le 07/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 22 000 habitants, située idéalement près du Bois de Vincennes, accessible en transports en commun (bus, métro ligne 1, 15 min du RER A).
La Mairie de Saint-Mandé emploie de nombreux agents toute l'année des professionnels, débutants et confirmés, dans des domaines d'intervention variés.
En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique en appui avec la Direction des Ressources Humaines qui vous accompagne.
La Mairie de Saint-Mandé emploie de nombreux agents toute l'année des professionnels, débutants et confirmés, dans des domaines d'intervention variés.
En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique en appui avec la Direction des Ressources Humaines qui vous accompagne.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ST MANDE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
06/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la directe de Cabinet, vous faciliterez le travail du Maire et de son cabinet sur le terrain mais aussi au sein de la collectivité.
En binôme avec une seconde assistante et en étroite collaboration avec le cabinet du maire, vous effectuerez l'interface entre les élus et les divers interlocuteurs, assurerez la gestion administrative courante et logistique du service.
En binôme avec une seconde assistante et en étroite collaboration avec le cabinet du maire, vous effectuerez l'interface entre les élus et les divers interlocuteurs, assurerez la gestion administrative courante et logistique du service.
Missions / conditions d'exercice
Assistanat du Maire et de son cabinet
- Gérer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire,
- Organiser l'activité quotidienne du Maire et gérer son agenda et celui de la Directrice de cabinet,
- Organiser et planifier les réunions et rendez-vous initiés par le Maire et/ou en présence du Maire,
- Traiter les courriers, notes et méls entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion),
- Rédiger les courriers à la demande de M. le Maire et/ou de la Directrice de Cabinet,
- Envoyer et suivre les invitations des évènements organisés par la ville,
- Elaborer et transmettre les plannings de réunions aux élus,
- Préparer les dossiers afférents aux réunions, aux rendez-vous et leur logistique (réservation des salles de réunions...)
- Rédiger les comptes rendus de réunions, les réponses aux courriers dont le cabinet à la charge et rappeler les services chargés de transmettre au cabinet des éléments de réponse
- Assurer le classement et archivage
Relations internes et externes
- Assurer les relations quotidiennes avec l'ensemble des services municipaux,
- Réaliser l'interface entre le Cabinet, les élus et la Direction Générale
- Entretenir et maintenir les contacts avec la population et les différents interlocuteurs de la commune (associations, partenaires)
Gestion des permanences de M. le Maire
- Traiter les permanences logements (interventions auprès des bailleurs sociaux),
- Préparer les dossiers pour la commission d'attribution des logements (en lien avec l'administration),
- Echanger avec le CCAS et le Service Hygiène et Sécurité pour le suivi des dossiers logements,
- Suivre les dossiers des permanences en lien avec le Chef de cabinet
- Demander les éléments d'information auprès des services afin de constituer les dossiers de rendez-vous.
Préparation des Bureaux des Adjoints et des réunions de la Majorité municipale en lien avec la Directrice de cabinet
- Rédiger les points à mettre à l'ordre du jour
- Préparerez les dossiers afférents aux réunions, aux rendez-vous et leur logistique (réservation des salles de réunions...)
- Demander aux services municipaux les différents éléments nécessaires à l'élaboration des dossiers.
- Gérer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire,
- Organiser l'activité quotidienne du Maire et gérer son agenda et celui de la Directrice de cabinet,
- Organiser et planifier les réunions et rendez-vous initiés par le Maire et/ou en présence du Maire,
- Traiter les courriers, notes et méls entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion),
- Rédiger les courriers à la demande de M. le Maire et/ou de la Directrice de Cabinet,
- Envoyer et suivre les invitations des évènements organisés par la ville,
- Elaborer et transmettre les plannings de réunions aux élus,
- Préparer les dossiers afférents aux réunions, aux rendez-vous et leur logistique (réservation des salles de réunions...)
- Rédiger les comptes rendus de réunions, les réponses aux courriers dont le cabinet à la charge et rappeler les services chargés de transmettre au cabinet des éléments de réponse
- Assurer le classement et archivage
Relations internes et externes
- Assurer les relations quotidiennes avec l'ensemble des services municipaux,
- Réaliser l'interface entre le Cabinet, les élus et la Direction Générale
- Entretenir et maintenir les contacts avec la population et les différents interlocuteurs de la commune (associations, partenaires)
Gestion des permanences de M. le Maire
- Traiter les permanences logements (interventions auprès des bailleurs sociaux),
- Préparer les dossiers pour la commission d'attribution des logements (en lien avec l'administration),
- Echanger avec le CCAS et le Service Hygiène et Sécurité pour le suivi des dossiers logements,
- Suivre les dossiers des permanences en lien avec le Chef de cabinet
- Demander les éléments d'information auprès des services afin de constituer les dossiers de rendez-vous.
Préparation des Bureaux des Adjoints et des réunions de la Majorité municipale en lien avec la Directrice de cabinet
- Rédiger les points à mettre à l'ordre du jour
- Préparerez les dossiers afférents aux réunions, aux rendez-vous et leur logistique (réservation des salles de réunions...)
- Demander aux services municipaux les différents éléments nécessaires à l'élaboration des dossiers.
Profils recherchés
Vous êtes titulaire d'un Baccalauréat + 2 avec une première expérience sur un poste similaire.
La connaissance des logiciels bureautiques n'a plus de secret pour vous, vous maîtrisez les processus de décision au sein d'une collectivité territoriale et possédez une très bonne connaissance de l'environnement des collectivités. territoriales.
Vous avez une excellente qualité rédactionnelle, vous êtes reconnu pour votre écoute, votre communication mais aussi pour votre discrétion professionnelle et de plus vous êtes en capacité d'évaluer l'urgence d'une demande.
Doté d'une rigueur et d'un sens de l'organisation sans faille, vous appréciez le travail en équipe et vous êtes capable d'être force de proposition.
Si vous aimez relever des défis et être au cœur d'un projet dynamique, l'équipe sera heureuse de vous accueillir.
La connaissance des logiciels bureautiques n'a plus de secret pour vous, vous maîtrisez les processus de décision au sein d'une collectivité territoriale et possédez une très bonne connaissance de l'environnement des collectivités. territoriales.
Vous avez une excellente qualité rédactionnelle, vous êtes reconnu pour votre écoute, votre communication mais aussi pour votre discrétion professionnelle et de plus vous êtes en capacité d'évaluer l'urgence d'une demande.
Doté d'une rigueur et d'un sens de l'organisation sans faille, vous appréciez le travail en équipe et vous êtes capable d'être force de proposition.
Si vous aimez relever des défis et être au cœur d'un projet dynamique, l'équipe sera heureuse de vous accueillir.
Contact
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0149577815
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 10 place Charles Digeon
94160 ST MANDE
Monsieur le Maire
Mairie, 10 place Charles Digeon
94160 ST MANDE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.