Activités principales :
Assistance du Directeur des Services Techniques
- Collabore et assiste le Directeur dans ses missions
- Assure la gestion de l'agenda du Directeur, organisation et planifie les réunions
- Prépare et suit les grands projets de la Ville et tout dossier confié par le Directeur
- Prend les messages et hiérarchise et évalue leur urgence

Gestion administrative de la direction des services techniques
1/ Gestion organisationnelle, planification et suivi
Organisation :
- Participe à l'amélioration des méthodes de travail de la direction
- Facilite la circulation de l'information au sein de la direction
- Participe aux réunions et rédige les comptes rendus
Planification :
- Organise et planifie le travail de la direction ; renseigne le suivi des activités du service.
- Réception et centralise les demandes de travaux, évaluation de l'urgence, sollicite s'il y a lieu des arbitrages, les transmets aux équipes, formalise les réponses du suivi des suites données.
- Programmation des différentes interventions : les concessionnaires, le T12, le Département suite appels usagers (réseaux divers, éclairage public, collecte déchets ...) en lien avec le responsable de l'espace public
- Préparer et organise les commissions de sécurité et d'accessibilité.
- Gestion et coordonne les demandes de matériel pour les évènements de la ville.
- Centralise les plannings d'astreinte et de présence en lien avec les responsables du pôle.
Suivi administratif :
- Prépare les délibérations, les décisions et les arrêtés spécifiques
Rédige les notes, les procédures et les courriers administratifs de la Direction
Assure la gestion des cartes essences et le suivi des dossiers liés aux fluides, à la téléphonie fixe, à l'infrastructure du standard ainsi qu'aux contrats de maintenance, d'abonnements ou de prestations de services liés à l'activité des services techniques
Assure le suivi du traitement des incidents en téléphonie fixe, réseaux câblés ou Internet
Aide à la préparation et au suivi des dossiers techniques de la direction.

2/ Gestion financière
Engage les bons de commande, contrôle les factures et assure le suivi de l'exécution budgétaire des budgets de la direction en lien avec les responsables du pôle.
Recherche et aide à constituer des dossiers de subventions auprès des organismes publics
Aide à la préparation des dossiers de préparation de budget des services techniques en lien avec les responsables
Prépare les états pour le paiement des astreintes techniques en lien avec le service des Ressources Humaines et le responsable de l'espace public

3/ Gestion des marchés publics
- Participe à la relecture et aux modifications de l'ensemble des marchés de la direction (rédaction des cahiers des charges et pièces administratives et techniques), aide à l'analyse des offres et assure le suivi de l'exécution financière.
- Organise le suivi et pilote le planning des marchés de la direction en lien avec le service juridique et les responsables du pôle.

Secrétariat
- Assure l'accueil téléphonique et physique (reçoit, conseille et oriente les demandes en hiérarchisant.
- Reçoit et redirige les mails
- Gestion du standard (création, suppression, changement de poste)
- Assure le traitement du courrier (enregistrement du courrier entrant et sortant, rédaction des accusés de réception et des réponses)
- Répond en lien avec le responsable de l'espace public aux demandes d'autorisations d'occupation du domaine public, permissions de voirie (bennes, échafaudages ...), demandes de raccordement aux réseaux EU/EP, autorisations de travaux sur la ville ... ; et rédige les arrêtés nécessaires.
- Organise l'affichage administratif
- Assure le classement et l'archivage des dossiers
Activités accessoires :
Participe à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service