Gestionnaire des événements municipaux (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O094231201284425
Publiée le 08/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Joinville-le-Pont est située à l'Est de la périphérie de Paris, sur la boucle de la Marne. Au Nord du département du Val-de-Marne, elle compte 19 000 habitants.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
JOINVILLE-LE-PONT
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
06/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La ville de Joinville le Pont (19 200 habitants), dotée d'un cadre de vie d'exception entre le bois de Vincennes et les bords de Marne et située sur la ligne du RER A, d'un patrimoine culturel reconnu, de nombreux équipements, d'un tissu associatif dynamique et d'une population très attachée à la qualité des services à la population, recherche son gestionnaire des événements municipaux.
Missions / conditions d'exercice
Les missions et activités
Sous l'autorité du responsable du service Logistique/Evènementiel, au sein d'une équipe de 6 agents, vos principales missions et activités sont les suivantes :
Gestion des manifestations associatives :
* Constitution des dossiers administratifs, courriers, étude des projets
* Création de dossiers de synthèse Préfecture, pour le plan Vigipirate renforcé des manifestations gérées par le service
* Préparation et planification des manifestations (brocantes, troc vert, tournois d'échec, commémorations...)
* Élaboration de déroulés et de fiches techniques pour la mise en place des commémorations militaires
* Rédaction et mise en page des invitations, convocations et affiches
* Préparation, présentation, composition et décoration des salles et des buffets lors des manifestations et vœux
* Collaboration avec les services Communication, Relations publiques et le Cabinet du Maire
* Utilisation des outils bureautiques et logiciels Métier (word, excel, messagerie, ciril finance, glpi, E-atal)
Gestion du planning des salles :
* Accueil téléphonique et physique du public dans le cadre des locations de salles et la constitution des dossiers
* Envoi des courriers de confirmation de salles et mémoires
* Encaissement Régie recette des salles
* Tenue du planning des salles
* Prise de rendez-vous avec les prestataires et les particuliers pour les visites
* Service pour les cocktails en fonction des manifestations
* Planification du temps de travail de l'agent d'accueil et de ses absences
Gestion du planning Logistique :
* Gestion des rendez-vous de l'équipe Logistique
* Planification des interventions de l'équipe Logistique
* Mise à jour des tableaux de stocks et inventaires
* Réponse aux demandes des services internes et transmission des informations
* Suivi logistique et mise en place des demandes de réunions
Suivi administratif :
* Assure l'intérim du responsable en son absence, dans son champ de compétences
* Envoi des courriers en publipostage
* Prise de notes et rédaction de comptes rendus des réunions
* Contact téléphonique
* Rédaction et suivi des courriers
* Constitution et suivi des dossiers
* Élaboration d'un bilan d'activité annuel
* Traitement des demandes techniques avant transmission à l'équipe logistique
* Relais des informations et des consignes transmises par sa hiérarchie
Suivi budgétaire :
* Participation à l'élaboration du budget
* Exécution des bons de commande sur ciril-finance
* Suivi du budget en binôme avec le responsable de service
Les conditions particulières de l'exercice du poste
* Poste permanent à temps complet à pourvoir à compter du 1er février 2024 par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle, ouvert aux cadres d'emplois des adjoints administratifs
* 38h/semaine avec 18 jours de RTT. Sollicitations possibles pour des interventions le soir, le week-end et les jours fériés, ce qui requiert une certaine disponibilité
* Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime annuelle versée en 2 fois et forfait Mobilités durables
* Politique active en matière de prévention et de formation (accès à un plan de formation personnalisé, complet et continu)
* Adhésion au CNAS et conventions de participation sur les risques santé et prévoyance (participation employeur : 21€/mois par agent de catégorie C pour la mutuelle ; 24€/mois, dans la limite du montant total de la cotisation dû par l'agent pour la prévoyance)
* Accès à un système de restauration collective de qualité, à un tarif très attractif
* Lieu d'exercice des fonctions : Hôtel de Ville - 23 rue de Paris à Joinville-le-Pont
Sous l'autorité du responsable du service Logistique/Evènementiel, au sein d'une équipe de 6 agents, vos principales missions et activités sont les suivantes :
Gestion des manifestations associatives :
* Constitution des dossiers administratifs, courriers, étude des projets
* Création de dossiers de synthèse Préfecture, pour le plan Vigipirate renforcé des manifestations gérées par le service
* Préparation et planification des manifestations (brocantes, troc vert, tournois d'échec, commémorations...)
* Élaboration de déroulés et de fiches techniques pour la mise en place des commémorations militaires
* Rédaction et mise en page des invitations, convocations et affiches
* Préparation, présentation, composition et décoration des salles et des buffets lors des manifestations et vœux
* Collaboration avec les services Communication, Relations publiques et le Cabinet du Maire
* Utilisation des outils bureautiques et logiciels Métier (word, excel, messagerie, ciril finance, glpi, E-atal)
Gestion du planning des salles :
* Accueil téléphonique et physique du public dans le cadre des locations de salles et la constitution des dossiers
* Envoi des courriers de confirmation de salles et mémoires
* Encaissement Régie recette des salles
* Tenue du planning des salles
* Prise de rendez-vous avec les prestataires et les particuliers pour les visites
* Service pour les cocktails en fonction des manifestations
* Planification du temps de travail de l'agent d'accueil et de ses absences
Gestion du planning Logistique :
* Gestion des rendez-vous de l'équipe Logistique
* Planification des interventions de l'équipe Logistique
* Mise à jour des tableaux de stocks et inventaires
* Réponse aux demandes des services internes et transmission des informations
* Suivi logistique et mise en place des demandes de réunions
Suivi administratif :
* Assure l'intérim du responsable en son absence, dans son champ de compétences
* Envoi des courriers en publipostage
* Prise de notes et rédaction de comptes rendus des réunions
* Contact téléphonique
* Rédaction et suivi des courriers
* Constitution et suivi des dossiers
* Élaboration d'un bilan d'activité annuel
* Traitement des demandes techniques avant transmission à l'équipe logistique
* Relais des informations et des consignes transmises par sa hiérarchie
Suivi budgétaire :
* Participation à l'élaboration du budget
* Exécution des bons de commande sur ciril-finance
* Suivi du budget en binôme avec le responsable de service
Les conditions particulières de l'exercice du poste
* Poste permanent à temps complet à pourvoir à compter du 1er février 2024 par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle, ouvert aux cadres d'emplois des adjoints administratifs
* 38h/semaine avec 18 jours de RTT. Sollicitations possibles pour des interventions le soir, le week-end et les jours fériés, ce qui requiert une certaine disponibilité
* Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime annuelle versée en 2 fois et forfait Mobilités durables
* Politique active en matière de prévention et de formation (accès à un plan de formation personnalisé, complet et continu)
* Adhésion au CNAS et conventions de participation sur les risques santé et prévoyance (participation employeur : 21€/mois par agent de catégorie C pour la mutuelle ; 24€/mois, dans la limite du montant total de la cotisation dû par l'agent pour la prévoyance)
* Accès à un système de restauration collective de qualité, à un tarif très attractif
* Lieu d'exercice des fonctions : Hôtel de Ville - 23 rue de Paris à Joinville-le-Pont
Profils recherchés
Les compétences et qualités requises
Savoir
* Connaissance de l'environnement territorial
* Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels Métier
Savoir-faire
* Aisance rédactionnelle
* Sens de l'organisation, rigueur, réactivité et sens des priorités
* Capacité à rendre compte
* Capacité à travailler en équipe
Savoir-être
* Aisance relationnelle, diplomatie
* Autonomie et prise d'initiative
* Faculté d'adaptation
* Capacité à communiquer
* Aptitude à l'écoute
* Faire preuve de discrétion
Savoir
* Connaissance de l'environnement territorial
* Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels Métier
Savoir-faire
* Aisance rédactionnelle
* Sens de l'organisation, rigueur, réactivité et sens des priorités
* Capacité à rendre compte
* Capacité à travailler en équipe
Savoir-être
* Aisance relationnelle, diplomatie
* Autonomie et prise d'initiative
* Faculté d'adaptation
* Capacité à communiquer
* Aptitude à l'écoute
* Faire preuve de discrétion
Contact
Contact
0149766000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation par mail : candidature@joinvillelepont.fr
Monsieur le Maire
Mairie
23 rue de Paris
94340 JOINVILLE-LE-PONT
Monsieur le Maire
Mairie
23 rue de Paris
94340 JOINVILLE-LE-PONT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.