VILLEJUIF, ville en pleine expansion de plus de 56 000 habitants, profite d’une position stratégique unique grâce à de nombreuses infrastructures la reliant à Paris (ligne 7 du métro, bientôt lignes 14 et 15). Dotée d’équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), elle offre également à ses habitants un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts.

Au sein du service Administratif et Financier et Relation à l’Usager, Direction Générale Adjointe des Services Techniques, et sous l’autorité hiérarchique du responsable de service et du responsable de secteur, en tant qu’assistant·e service administratif-financier-contrôle de gestion et relation à l’usager vous assurez le traitement comptable des dépenses et recettes courantes, la tenue de régies d'avances ou de recettes.

Vous veillez à la bonne exécution budgétaire.

En tant qu’assistant·e service administratif-financier-contrôle de gestion et relation à l’usager, vous participez à la gestion de la commande publique en effectuant la passation et le contrôle de l’exécution du marché, en assurant les relations avec les fournisseurs sur les aspects financiers des prestations, en supervisant les relations avec la sous-traitance et en travaillant en étroite collaboration avec le service marchés publics et le service financier dans l’exécution de tous les dossiers. Vous suivez l’état des dépenses en termes de gestion financière des marchés publics et contrats.

En outre, vous participez à l’exécution d’opérations financières (Engagements et Recettes) en établissant un bon de commande ou un acte d’engagement, en contrôlant et en traitant des factures (montant, sous-traitance, risque doublon), en travaillant en étroite collaboration avec le service marchés publics et le service financier dans l’élaboration et l’exécution de tous les dossiers. Vous établissez les rattachements en collaboration avec le service financier et vous tenez une régie de recette.

Vous participez à l’accueil physique et téléphonique : recevoir et orienter les demandes, répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages, rechercher et diffuser des informations, hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent, conseiller les usagers et agents sur les procédures, rédiger des notes synthétiques, assurer les relations avec les fournisseurs sur les aspects financiers des prestations et surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

Enfin vous suivez le budget en renseignant des outils de pilotage et de suivi (tableaux de bord), en interprétant des documents budgétaires et comptables, en dressant les bilans financiers (suivi mensuel des dépenses et recettes de fonctionnement et d’investissement) et en aidant à l’élaboration du budget puis en assurant le suivi de l’exécution des lignes budgétaires.

Idéalement, vous possédez un diplôme de niveau CAP, BEP à niveau BAC dans le domaine de la comptabilité, gestion, secrétariat ou vous êtes agent titulaire du grade d’adjoint administratif.
Vous avez un esprit de synthèse, le sens de l’esprit d’équipe. Vous faites preuve de rigueur et d’organisation dans l’élaboration de votre activité professionnelle.
Vous maîtrisez les principes de formulation de la lettre de commande, les notions de comptabilité et de facturation, les principes de gestion et d’arbitrage budgétaire, les notions de finances publiques et d’exécution d’un budget et de comptabilité analytique. Vous connaissez les méthodes d’analyse et de contrôle des coûts, les Code des marchés publics et modalités d’application.
Vous êtes autonome dans la maîtrise des logiciels / outils bureautiques (Excel, Word…) et des Logiciels spécifiques (CIRIL Finances).
Vous savez élaborer et suivre un budget, accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics, concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à votre domaine de compétence.