Assistant de direction (h/f)
Offre n° O094240326000528
Publiée le 26/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CHEVILLY LARUE CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
25/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Ville recrute :
Pour le service Secrétariat du Directeur Général des Services
UN.E ASSITANT.E DE DIRECTION (H/F)
Pour le service Secrétariat du Directeur Général des Services
UN.E ASSITANT.E DE DIRECTION (H/F)
Missions / conditions d'exercice
Rattaché (e) au Directeur Général des Services, vous avez pour rôle d’assurer l’organisation, la logistique, la préparation, le suivi, les échéances du calendrier de toutes assemblées.
Vos missions se décomposeront comme suit :
- Vous organisez la logistique, la préparation, le suivi, les échéances du calendrier SYGEO ;
- Vous assurez une veille juridique et réglementaire sur les actes administratifs ;
- Vous animez le système de contrôle adapté aux services (procédures administratives, documents administratifs, traçabilité juridique) ;
- Vous développez des outils d’aide à la décision (tableaux de bord, etc…) ;
- Vous rédigez des documents administratifs ;
- Vous apportez une aide permanente au DGS en termes de :
De gestion des agendas DGS/DGA/MAIRE ;
D’information et d’accueil ;
- Vous classez et suivez les courriers et dossiers ;
- Vous assurez le suivi de dossiers transverses (assurances, recensement, …) ;
- Vous facilitez les liens entre les élus et le DGS ;
- Vous facilitez les liens entre le DGS et les services ;
- Vous assurez le suivi du Budget de la Direction générale ;
- Vous organisez le suivi du gardiennage de l’Hôtel de Ville ;
- Vous êtes le référent.e des appariteurs.
Vos missions se décomposeront comme suit :
- Vous organisez la logistique, la préparation, le suivi, les échéances du calendrier SYGEO ;
- Vous assurez une veille juridique et réglementaire sur les actes administratifs ;
- Vous animez le système de contrôle adapté aux services (procédures administratives, documents administratifs, traçabilité juridique) ;
- Vous développez des outils d’aide à la décision (tableaux de bord, etc…) ;
- Vous rédigez des documents administratifs ;
- Vous apportez une aide permanente au DGS en termes de :
De gestion des agendas DGS/DGA/MAIRE ;
D’information et d’accueil ;
- Vous classez et suivez les courriers et dossiers ;
- Vous assurez le suivi de dossiers transverses (assurances, recensement, …) ;
- Vous facilitez les liens entre les élus et le DGS ;
- Vous facilitez les liens entre le DGS et les services ;
- Vous assurez le suivi du Budget de la Direction générale ;
- Vous organisez le suivi du gardiennage de l’Hôtel de Ville ;
- Vous êtes le référent.e des appariteurs.
Profils recherchés
Vous êtes capable de suivre la réglementation et d’alerter ;
- Vous savez classer et archiver les dossiers ;
- Vous maîtrisez les circuits et procédures administratives ;
- Vous maîtrisez les applications des modèles bureautiques ;
- Vous savez organiser l’agenda et prendre des rdv en fonction des priorités du DGS ;
- Vous êtes capable d’intégrer les priorités et les enjeux de la direction générale dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Vous savez créer des outils de contrôle et de planification ;
- Vous savez gérer votre temps et prioriser vos tâches ;
- Vous êtes apte à agir dans le respect des règles (réglementation, règles professionnelles, procédures internes, déontologie, …) ;
- Vous êtes capable d’exiger les retours des services et faire respecter les délais ;
- Vous savez gérer les relations téléphoniques ;
- Vous êtes capable de vous adapter à différents interlocuteurs ;
- Vous êtes capable de renseigner un interlocuteur et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.
- Vous savez classer et archiver les dossiers ;
- Vous maîtrisez les circuits et procédures administratives ;
- Vous maîtrisez les applications des modèles bureautiques ;
- Vous savez organiser l’agenda et prendre des rdv en fonction des priorités du DGS ;
- Vous êtes capable d’intégrer les priorités et les enjeux de la direction générale dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Vous savez créer des outils de contrôle et de planification ;
- Vous savez gérer votre temps et prioriser vos tâches ;
- Vous êtes apte à agir dans le respect des règles (réglementation, règles professionnelles, procédures internes, déontologie, …) ;
- Vous êtes capable d’exiger les retours des services et faire respecter les délais ;
- Vous savez gérer les relations téléphoniques ;
- Vous êtes capable de vous adapter à différents interlocuteurs ;
- Vous êtes capable de renseigner un interlocuteur et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.
Contact
Contact
0145601800
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire
Mairie, 88 avenue du Général de Gaulle
94669 CHEVILLY LARUE CEDEX
Ou recrutement@ville-chevilly-larue.fr
Madame le Maire
Mairie, 88 avenue du Général de Gaulle
94669 CHEVILLY LARUE CEDEX
Ou recrutement@ville-chevilly-larue.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.