Assistant administratif de la Direction de la communication (h/f)
Offre n° O094240328001590
Publiée le 28/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville d'Arcueil, commune de plus de 22 000 habitants est située en première couronne parisienne et idéalement desservie par les transports.
Sa politique locale de proximité se caractérise par la transition écologique et s'inscrit dans une tradition de concertation citoyenne.
Avec un tissu associatif riche et diversifié, Arcueil, ville inclusive qui dispose d'un ensemble d'infrastructures et d'équipements favorisant une multitude d'activités culturelles, éducatives, sportives, de solidarités et de liens sociaux.
Sa politique locale de proximité se caractérise par la transition écologique et s'inscrit dans une tradition de concertation citoyenne.
Avec un tissu associatif riche et diversifié, Arcueil, ville inclusive qui dispose d'un ensemble d'infrastructures et d'équipements favorisant une multitude d'activités culturelles, éducatives, sportives, de solidarités et de liens sociaux.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ARCUEIL CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
27/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Gestion administrative et financière de la direction et participation au secrétariat d'édition et aux travaux de reprographie
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
Secrétariat :
-Réceptionner et répartir les courriers papier et électroniques (boite communication@mairie-arcueil.fr, logiciel courrier…).
-Réceptionner les appels téléphoniques, les transférer et prendre les messages ; accueillir le public
-Mettre en forme les courriers administratifs
-Passer les commandes de fournitures et de travaux d’impression
-Réaliser des mises sous pli manuelles
Gestion administrative :
-Gérer les factures et les bons de commande
-Engager les dépenses et suivre l’exécution du budget
-Assurer les relations avec les prestataires (demandes de devis, transmission des bons de commande, etc.)
-Etablir et assurer le suivi des tableaux de bord de l’activité de la Direction
-Participer à l’élaboration des marchés publics et des devis (rédaction cahier des charges et analyse des offres)
-Gérer la régie publicitaire d’ANC
-Tenir à jour le fichier des envois d’ANC par courrier
-Participer à l’archivage papier ou numérique des documents et supports
Secrétariat d'édition :
-Mettre à jour les Journaux électroniques d’information (JEI) et rédiger les annonces
-Mettre à jour intranet (répertoire, articles, etc…)
-Mettre à jour l’appli mobile (menus des écoles, cinéma…)
-Participer à la mise à jour du site internet (actes administratifs, petites annonces, pharmacies de garde, répertoire des associations, etc.)
-Participer au contenu du magazine municipal ANC (rubriques état civil, pharmacies de garde, concours photo...)
-Participer aux relectures et corrections des documents et publications avant impression
-Assurer la mise en page de documents simples (flyers, cartes de visite, affiches…)
Reprographie :
-Participation aux travaux d’impression et façonnage : utilisation des copieurs avec les fonctions de façonnage et de publipostage, utilisation des autres appareils : massicot, plieuse, relieuse, agrafeuse, mise sous pli, etc...
-Participation au suivi de l’entretien et interventions d’urgence des appareils, en lien avec les prestataires
-Participation à la gestion des stocks papier et enveloppes, en lien avec les prestataires
-Participation à l’accueil des services
MISSIONS SECONDAIRES
Affichage :
- Affichage dans les panneaux du mobilier JC Decaux réservés à la Ville (travail en hauteur ponctuel nécessitant un escabeau)
- Affichage dans les panneaux municipaux : panneaux vitrés ; panneaux non vitrés nécessitant l’utilisation de colle et nettoyage régulier
- Accrochage de supports type akilux, calicots, bâches, kakemono…
- Manutention des supports (courriers, flyers, affiches), utilisation d’un escabeau, utilisation de colle, déplacements à pied et en voiture
Distribution de documents :
- Suivi des distributions de documents assurées par le prestataire (commande, remise de pass temporaires permettant l’accès à certaines résidences, relevé et suivi des réclamations des habitants)
- Distributions sur périmètre restreint (quartiers, équipements municipaux, urgence…)
Suivi du mobilier urbain et veille de l'espace public :
- Relations avec le prestataire (suivi de la convention et des demandes d’intervention pour réparation ou déplacement de mobiliers)
- Veille de l’espace urbain : repérage photographique des incidents, événements et dégradations. Nettoyage de petits tags et de l’affichage sauvage en urgence et dans la mesure du possible
Secrétariat :
-Réceptionner et répartir les courriers papier et électroniques (boite communication@mairie-arcueil.fr, logiciel courrier…).
-Réceptionner les appels téléphoniques, les transférer et prendre les messages ; accueillir le public
-Mettre en forme les courriers administratifs
-Passer les commandes de fournitures et de travaux d’impression
-Réaliser des mises sous pli manuelles
Gestion administrative :
-Gérer les factures et les bons de commande
-Engager les dépenses et suivre l’exécution du budget
-Assurer les relations avec les prestataires (demandes de devis, transmission des bons de commande, etc.)
-Etablir et assurer le suivi des tableaux de bord de l’activité de la Direction
-Participer à l’élaboration des marchés publics et des devis (rédaction cahier des charges et analyse des offres)
-Gérer la régie publicitaire d’ANC
-Tenir à jour le fichier des envois d’ANC par courrier
-Participer à l’archivage papier ou numérique des documents et supports
Secrétariat d'édition :
-Mettre à jour les Journaux électroniques d’information (JEI) et rédiger les annonces
-Mettre à jour intranet (répertoire, articles, etc…)
-Mettre à jour l’appli mobile (menus des écoles, cinéma…)
-Participer à la mise à jour du site internet (actes administratifs, petites annonces, pharmacies de garde, répertoire des associations, etc.)
-Participer au contenu du magazine municipal ANC (rubriques état civil, pharmacies de garde, concours photo...)
-Participer aux relectures et corrections des documents et publications avant impression
-Assurer la mise en page de documents simples (flyers, cartes de visite, affiches…)
Reprographie :
-Participation aux travaux d’impression et façonnage : utilisation des copieurs avec les fonctions de façonnage et de publipostage, utilisation des autres appareils : massicot, plieuse, relieuse, agrafeuse, mise sous pli, etc...
-Participation au suivi de l’entretien et interventions d’urgence des appareils, en lien avec les prestataires
-Participation à la gestion des stocks papier et enveloppes, en lien avec les prestataires
-Participation à l’accueil des services
MISSIONS SECONDAIRES
Affichage :
- Affichage dans les panneaux du mobilier JC Decaux réservés à la Ville (travail en hauteur ponctuel nécessitant un escabeau)
- Affichage dans les panneaux municipaux : panneaux vitrés ; panneaux non vitrés nécessitant l’utilisation de colle et nettoyage régulier
- Accrochage de supports type akilux, calicots, bâches, kakemono…
- Manutention des supports (courriers, flyers, affiches), utilisation d’un escabeau, utilisation de colle, déplacements à pied et en voiture
Distribution de documents :
- Suivi des distributions de documents assurées par le prestataire (commande, remise de pass temporaires permettant l’accès à certaines résidences, relevé et suivi des réclamations des habitants)
- Distributions sur périmètre restreint (quartiers, équipements municipaux, urgence…)
Suivi du mobilier urbain et veille de l'espace public :
- Relations avec le prestataire (suivi de la convention et des demandes d’intervention pour réparation ou déplacement de mobiliers)
- Veille de l’espace urbain : repérage photographique des incidents, événements et dégradations. Nettoyage de petits tags et de l’affichage sauvage en urgence et dans la mesure du possible
Profils recherchés
Le savoir :
- Maitrise de l’orthographe et de la syntaxe
- Maitrise du pack Office (Word, Excel, Power Point)
- Prise en main du logiciels métier Sedit-Finances
- Prise en main de Wordpress (site internet et intranet)
- Connaissance des circuits et procédures administratives, en particulier s’agissant de la
comptabilité
- Permis B
Le savoir-faire :
-Très bonne compréhension des procédures budgétaires
-Maîtrise d’Excel
-Capacité à prendre en main des outils et solutions numériques
-Aisance manuelle et technique
-Respect des procédures de travail et de validation
-Soin et sérieux dans la réalisation des tâches
-Capacité à rédiger des textes simples
-Autonomie
Le savoir être :
- Goût pour la polyvalence des tâches
- Appétence pour le travail aussi bien en extérieur qu’en intérieur
-Qualités relationnelles (avec la population, les services, les prestataires, les partenaires)
- Respect des consignes de travail
- Réactivité
- Respect de la confidentialité
- Résistance au stress
- Maitrise de l’orthographe et de la syntaxe
- Maitrise du pack Office (Word, Excel, Power Point)
- Prise en main du logiciels métier Sedit-Finances
- Prise en main de Wordpress (site internet et intranet)
- Connaissance des circuits et procédures administratives, en particulier s’agissant de la
comptabilité
- Permis B
Le savoir-faire :
-Très bonne compréhension des procédures budgétaires
-Maîtrise d’Excel
-Capacité à prendre en main des outils et solutions numériques
-Aisance manuelle et technique
-Respect des procédures de travail et de validation
-Soin et sérieux dans la réalisation des tâches
-Capacité à rédiger des textes simples
-Autonomie
Le savoir être :
- Goût pour la polyvalence des tâches
- Appétence pour le travail aussi bien en extérieur qu’en intérieur
-Qualités relationnelles (avec la population, les services, les prestataires, les partenaires)
- Respect des consignes de travail
- Réactivité
- Respect de la confidentialité
- Résistance au stress
Contact
Contact
0146150880
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation en précisant l'origine et les références de l'annonce à l'attention de :
Monsieur le Maire
Mairie
10 avenue Paul Doumer
BP 80 037
94111 ARCUEIL CEDEX
ou par mail à l'adresse : recrutement@mairie-arcueil.fr
Monsieur le Maire
Mairie
10 avenue Paul Doumer
BP 80 037
94111 ARCUEIL CEDEX
ou par mail à l'adresse : recrutement@mairie-arcueil.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.