Au sein du Service Accueil central – Loge Mairie de la Direction des accueils et formalités et sous l’autorité hiérarchique du Responsable de service et du Coordinateur de l’équipe d’accueil, en tant qu’agent·e d’accueil polyvalent·e vous accueillez, orientez, informez et répondez aux demandes formulées à l'accueil central par les usagers, en ayant une vision globale des prestations Municipales.

Pour assurer ses missions, vous travaillez avec l’ensemble des services de la collectivité et notamment avec ceux de la Direction des accueils et formalités.

Vous serez amené à travailler en fonction des besoins, dans les différents pôles qui constituent le service des Formalités Administratives à savoir : les cimetières, le GU des formalités administratives, l’accueil central et la loge. Vous serez un « agent volant ». Vous participez aux différentes cérémonies (mariages, noces d’or, baptêmes) et aux initiatives municipales.

Vous contribuez, exceptionnellement, à la tenue de la loge de la Mairie, en journée et en semaine, en cas de nécessité de service.

Vous accueillez (par téléphone et physiquement) le public en assurant cette fonction avec courtoisie, en prenant des messages, en vous exprimant clairement et en reformulant les demandes tout en favorisant l'expression de la demande.

Vous filtrez et orientez les appels téléphoniques en appliquant les règles de communication et de protocole. Vous traduisez le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous, vous mettez en relation des correspondants, vous gérez les situations de stress et réguler les tensions, vous réagissez avec pertinence aux situations d'urgence et conservez votre neutralité et votre objectivité face aux situations.

Par conséquent, vous savez vous adapter aux publics de cultures différentes, vous savez adapter votre intervention aux différents publics tout en gérant un système de mesure de la fréquentation et en régulant l'entrée des visiteurs et groupes en surveillant les accès. Vous êtes en capacité à pouvoir utiliser le logiciel dédié à la gestion des files d’attente de services centraux.

De plus, vous renseignez et orientez le public en identifiant et gérant la demande et son degré d'urgence, en présentant les documents d'information et de communication, en gérant un planning de réservation et en orientant vers les personnes et services compétents.
Vous renseignez le public sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité, et vous communiquez également sur l’ensemble des informations relatives à la collectivité.

Enfin, vous assurez la gestion et l’affichage d'informations : diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services, rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.

Partenaires internes
Relations fréquentes avec l'ensemble des services

Partenaires externes
Contacts directs et permanents avec le public
Relations avec des fournisseurs
Relations avec

Idéalement, vous possédez un niveau de formation de niveau BAC (Accueil et relation aux usagers).

Vous maîtrisez les techniques d'accueil, les règles de communication, le fonctionnement du standard téléphonique et de l’intranet, les techniques de régulation et de communication téléphonique.

Vous savez accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics et gérer vos émotions en situation de stress ou de conflits. Vous savez identifier et analyser les situations d'urgence et définir des actions.

Vous possédez les capacités professionnelles pour identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.

Vous savez rédiger et mettre en forme des documents et des messages relatifs à votre domaine de compétence.

Vous faites preuve d’écoute, de discrétion, de sens de l’analyse, de capacité d’adaptation, de sens des relations humaines et d’esprit d’équipe.