Responsable administratif (h/f)
Offre n° O094240415000498
Publiée le 15/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
L'EPT Grand-Orly Seine Bièvre, avec ses 700 000 habitants résidant sur 24 communes entre le Val-de-Marne et l'Essonne, est le plus important des établissements publics territoriaux de la Métropole du Grand Paris.
Compétent en matière d'espace public, de développement territorial, de culture, de sport et d'action sociale, l'EPT fonctionne sous forme de « coopérative de villes » et s'appuie sur ses 1 700 agents pour accomplir ses missions de service public au quotidien. Le Grand-Orly Seine Bièvre est également une collectivité de projets et porte plusieurs démarches structurantes telles que le projet de territoire, le contrat de transition écologique, territoire d'industrie, les 11 opérations de renouvellement urbain et les 11 gares du Grand Paris Express qui vont voir le jour sur notre territoire à horizon 2024.
Compétent en matière d'espace public, de développement territorial, de culture, de sport et d'action sociale, l'EPT fonctionne sous forme de « coopérative de villes » et s'appuie sur ses 1 700 agents pour accomplir ses missions de service public au quotidien. Le Grand-Orly Seine Bièvre est également une collectivité de projets et porte plusieurs démarches structurantes telles que le projet de territoire, le contrat de transition écologique, territoire d'industrie, les 11 opérations de renouvellement urbain et les 11 gares du Grand Paris Express qui vont voir le jour sur notre territoire à horizon 2024.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ORLY AEROGARE CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
14/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Ce poste est rattaché au pôle Renouvellement urbain mais doit faire fonctionner en coordination les missions d’assistanat des pôles Aménagement et Planification et Renouvellement Urbain.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS GENERALES DU POSTE : Assure en complémentarité des assistantes de pôles, des missions de coordination administrative et financière pour le compte des deux pôles :
Relations aux partenaires
• Assure un lien permanent avec l’assistante de la DGA et avec les autres assistantes de pôles, direction générale…
• Assure le contact avec les autres collectivités et partenaires extérieurs
• Gère les moyens logistiques et matériels/lien avec le pôle numérique pour les besoins ou problèmes d’informatique, téléphonie et l’arrivée des agents.
Coordination administrative
• Tient à jour le tableau de suivi des effectifs des pôles
• Tient à jour le tableau de suivi des délibérations pour les deux pôles
• Gestion administrative du courrier arrivés et départs du pôle
• Met en forme et édite des documents (courriers, notes, fiches projets, relevé de discussions, conventions, suivi des DIA…) ;
• Organise et met à jour, les sharepoints des 2 pôles et du sharepoint commun
• Assure la mise en archive papier et numérique
• Organise les réunions et préparation de ces dernières en lien avec les moyens généraux (réservations des salles, disposition, demande de matériel…)
• Organise les réunions de coordination EPA/EPT
• Organise les réunions de coordinations RU/Aménagement/Pôle voirie cycle de l’eau
• Organise les « Ateliers projets urbains » (3 fois/an) : ordre du jour, organisation logistique, rédaction des comptes rendus…
Suivi budgétaire et financier
• Coordonne le suivi financier global du pôle aménagement et planification et met à jour les tableaux de suivi financier
• Fait le lien avec le secteur exécution budgétaire en cas de difficulté au niveau des factures, bons de commande, suivi de marchés…
• Travaille en collaboration avec le/la chargé de mission ingénierie financière du pôle Renouvellement Urbain
• Prend attache avec les partenaires ou prestataires en cas de problème financier ou administratif
Management
• Assure le management hiérarchique ou fonctionnel des secrétaires des pôles Aménagement et Planification et Renouvellement Urbain ; l’objectif étant d’assurer un pool qui permettra l’accompagnement permanent des pôles
• Tient à jour le planning de présences des assistantes
Relations aux partenaires
• Assure un lien permanent avec l’assistante de la DGA et avec les autres assistantes de pôles, direction générale…
• Assure le contact avec les autres collectivités et partenaires extérieurs
• Gère les moyens logistiques et matériels/lien avec le pôle numérique pour les besoins ou problèmes d’informatique, téléphonie et l’arrivée des agents.
Coordination administrative
• Tient à jour le tableau de suivi des effectifs des pôles
• Tient à jour le tableau de suivi des délibérations pour les deux pôles
• Gestion administrative du courrier arrivés et départs du pôle
• Met en forme et édite des documents (courriers, notes, fiches projets, relevé de discussions, conventions, suivi des DIA…) ;
• Organise et met à jour, les sharepoints des 2 pôles et du sharepoint commun
• Assure la mise en archive papier et numérique
• Organise les réunions et préparation de ces dernières en lien avec les moyens généraux (réservations des salles, disposition, demande de matériel…)
• Organise les réunions de coordination EPA/EPT
• Organise les réunions de coordinations RU/Aménagement/Pôle voirie cycle de l’eau
• Organise les « Ateliers projets urbains » (3 fois/an) : ordre du jour, organisation logistique, rédaction des comptes rendus…
Suivi budgétaire et financier
• Coordonne le suivi financier global du pôle aménagement et planification et met à jour les tableaux de suivi financier
• Fait le lien avec le secteur exécution budgétaire en cas de difficulté au niveau des factures, bons de commande, suivi de marchés…
• Travaille en collaboration avec le/la chargé de mission ingénierie financière du pôle Renouvellement Urbain
• Prend attache avec les partenaires ou prestataires en cas de problème financier ou administratif
Management
• Assure le management hiérarchique ou fonctionnel des secrétaires des pôles Aménagement et Planification et Renouvellement Urbain ; l’objectif étant d’assurer un pool qui permettra l’accompagnement permanent des pôles
• Tient à jour le planning de présences des assistantes
Profils recherchés
Niveau requis BAC / BAC +2
Maîtrise de l’outil informatique
Règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
Vocabulaire du service
Fonctionnement et procédure de la FPT
Maîtrise des circuits et procédures administratives
Maîtrise de la gestion budgétaire et comptable publique
Logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint, outlook…)
Logiciels métier : kolok, Ciril
Fonctionnement d’internet/extranet Sens du relationnel et du travail en équipe
Sens de l’organisation
Capacité d’adaptation
Encadrement des 2 assistantes de pôles
Maîtrise de l’outil informatique
Règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
Vocabulaire du service
Fonctionnement et procédure de la FPT
Maîtrise des circuits et procédures administratives
Maîtrise de la gestion budgétaire et comptable publique
Logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint, outlook…)
Logiciels métier : kolok, Ciril
Fonctionnement d’internet/extranet Sens du relationnel et du travail en équipe
Sens de l’organisation
Capacité d’adaptation
Encadrement des 2 assistantes de pôles
Contact
Contact
0178182222
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) à Monsieur le Président, Michel Leprêtre EPT Grand-Orly Seine - Bièvre Bâtiment ASKIA - 11, avenue Henri Farman - BP 748 - 94398 Orly aérogare Cedex
ou recrutement@grandorlyseinebievre.fr
ou recrutement@grandorlyseinebievre.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.