Secrétaire au cabinet du maire cnt (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O094240605000692
Publiée le 05/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
VILLE DE VITRY SUR SEINE
près de 100 000 habitants - 1ère ville du Département
située à 7 mn de Paris par la ligne C du RER
près de 100 000 habitants - 1ère ville du Département
située à 7 mn de Paris par la ligne C du RER
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 2 avenue Youri Gagarine, Vitry-sur-Seine (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
06/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Plurielle, populaire et solidaire, Vitry-sur-Seine (95.100 habitants - 2.200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne, et la plus peuplée. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d'espaces verts et d'activités économiques. L'arrivée de nouvelles lignes de transports en commun (nouvelle ligne de tramway T9, deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen) contribue à son développement. Première ville du Val-de-Marne, Vitry-sur-Seine affirme la richesse de ses atouts et déploie son potentiel au sein de la métropole du Grand-Paris.
Le/la secrétaire auprès d'un(e) élu(e) apporte une aide permanente au Maire-adjoint(e) délégué(e) ou Conseiller(e) municipal (e) délégué(e) auquel il (elle) est affecté(e), pour l'organisation et la planification de son travail pendant la mandature.
Il (elle) assure au quotidien des tâches de secrétariat en coordination avec l'ensemble du cabinet, des
directions et les services de l'administration.
Le/la secrétaire auprès d'un(e) élu(e) apporte une aide permanente au Maire-adjoint(e) délégué(e) ou Conseiller(e) municipal (e) délégué(e) auquel il (elle) est affecté(e), pour l'organisation et la planification de son travail pendant la mandature.
Il (elle) assure au quotidien des tâches de secrétariat en coordination avec l'ensemble du cabinet, des
directions et les services de l'administration.
Missions / conditions d'exercice
Vous serez chargé.e de :
- Assister le (la) Maire-adjoint(e) ou le (la) conseiller(e) municipal(e) délégué(e) en termes d'organisation :
- Prendre des notes, mettre en forme et réaliser la saisie et tous types de documents
- Rédiger les comptes rendus
- Suivre et orienter les courriers grâce au logiciel dédié (GEC ELISE)
- Préparer et éditer les dossiers en vue des réunions
- Gérer l'agenda
- Organiser l'archivage et le classement des dossiers
- Suivre les projets et activités du (des) secteur(s) de l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e)
- Organiser et planifier les réunions
- Coordonner les agendas et inviter les participants
- Préparer la réunion du point de vue logistique (réservation de salle, transmission de Documents...)
- Préparer en amont avec les services les dossiers pour les réunions
- Accueillir, communiquer et orienter
- Accueillir les visiteurs
- Recevoir, filtrer, traiter ou transmettre les appels téléphoniques et les courriels
- Assurer le suivi des échanges (courriers, courriels) avec les participants
- Assurer le suivi des sollicitations pour une réponse adaptée
- Assister le (la) Maire-adjoint(e) ou le (la) conseiller(e) municipal(e) délégué(e) en termes d'organisation :
- Prendre des notes, mettre en forme et réaliser la saisie et tous types de documents
- Rédiger les comptes rendus
- Suivre et orienter les courriers grâce au logiciel dédié (GEC ELISE)
- Préparer et éditer les dossiers en vue des réunions
- Gérer l'agenda
- Organiser l'archivage et le classement des dossiers
- Suivre les projets et activités du (des) secteur(s) de l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e)
- Organiser et planifier les réunions
- Coordonner les agendas et inviter les participants
- Préparer la réunion du point de vue logistique (réservation de salle, transmission de Documents...)
- Préparer en amont avec les services les dossiers pour les réunions
- Accueillir, communiquer et orienter
- Accueillir les visiteurs
- Recevoir, filtrer, traiter ou transmettre les appels téléphoniques et les courriels
- Assurer le suivi des échanges (courriers, courriels) avec les participants
- Assurer le suivi des sollicitations pour une réponse adaptée
Profils recherchés
Indispensables à la prise de poste :
Notions d'organisation du travail et de gestion du temps
Bonne expression écrite et orale
Techniques de secrétariat : prise de notes, écriture abrégée, rédaction...
Utilisation des logiciels bureautique et d'internet
Connaissances de l'environnement territorial
Connaissances du fonctionnement de la collectivité territoriale (circuits et procédures)
Utilisation des différents logiciels spécifiques (GEC Elise, Outlook) et de l'intranet
Partenariats liés aux secteur(s) de compétences des élu(e)s membre du bureau municipal
Organigramme de la collectivité
Accueillir de manière adaptée les visiteurs et interlocuteurs téléphoniques
Autonomie et rigueur dans l'organisation du travail
Transmettre et partager des informations
Etablir des relations de confiance avec le cabinet et l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e).
Devoir de réserve
Discrétion professionnelle et confidentialité Impartialité et neutralité.
Notions d'organisation du travail et de gestion du temps
Bonne expression écrite et orale
Techniques de secrétariat : prise de notes, écriture abrégée, rédaction...
Utilisation des logiciels bureautique et d'internet
Connaissances de l'environnement territorial
Connaissances du fonctionnement de la collectivité territoriale (circuits et procédures)
Utilisation des différents logiciels spécifiques (GEC Elise, Outlook) et de l'intranet
Partenariats liés aux secteur(s) de compétences des élu(e)s membre du bureau municipal
Organigramme de la collectivité
Accueillir de manière adaptée les visiteurs et interlocuteurs téléphoniques
Autonomie et rigueur dans l'organisation du travail
Transmettre et partager des informations
Etablir des relations de confiance avec le cabinet et l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e).
Devoir de réserve
Discrétion professionnelle et confidentialité Impartialité et neutralité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0146828000
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation adressée à l'attention de M. Le Maire à déposer sur la page http://emploi.vitry94.fr/
ou envoyer au mail suivant: recrutement@mairie-vitry94.fr
ou envoyer au mail suivant: recrutement@mairie-vitry94.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.