Secrétaire (h/f)
Offre n° O094251204001507
Publiée le 04/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier, Villejuif (Val-de-Marne (94))
Poste à pourvoir le
15/03/2026
Date limite de candidature
02/02/2026
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Petite Enfance et de la Parentalité et sous l’autorité hiérarchique du responsable de la structure, la secrétaire recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Elle suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
Missions / conditions d'exercice
➢ Traitement des dossiers et saisie de documents
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers o Remise d’attestation aux familles (employeurs, préfecture, etc…). o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
o Saisir des documents de formes et de contenus divers (présence des enfants et règlements de familles
o Gérer et actualiser une base d'informations o Rechercher des informations, notamment réglementaires o Vérifier la validité des informations traitées o Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
o Rédiger des documents administratifs (contrats des familles) et comptables (factures mensuelles)
o Assurer le suivi et l’encaissement des impayés
o Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
o Enregistrer ou saisir des données informatiques o Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
➢ Accueil physique et téléphonique du public
o Recevoir et orienter les demandes des familles et les intervenants extérieurs o Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages, transmission des informations vers les équipes
o Rechercher et diffuser des informations aux équipes et aux familles (par voie physique, téléphonique et par courriel).
o Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
o Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent, ou vers les structures extérieures (maison des parents, café Ludo, ludomobile, etc…).
o Gestion de la liste d’attente des places occasionnelles (inscription des familles sur le logiciel CIRIL, mise à jour de base dossiers, planification des rendez-vous d’inscription avec la directrice, préparation de dossier avant les rendez-vous
o Conseiller les usagers et agents sur les procédures o Rédiger des notes synthétiques
o Développer et coordonner les relations avec les familles des enfants accueillis à la crèche dans le but d’améliorer la prise en charge
➢ Gestion de l'information, classement et archivage de documents
o Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers o Photocopier et assembler des documents o Trier, classer et archiver des documents o Synthétiser et présenter des informations o Rechercher et diffuser des informations o Préparer les dossiers pour les instances o Identifier les sources de documentation
o Rédaction de compte rendu (ex : journée pédagogiques)
o Gestion du courrier et rédaction des courriers simples en direction des familles et intervenants extérieurs
o Rédaction de bilan d’observation adressés à des intervenants extérieurs
➢ Planification et suivi
o Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
o Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
o Assurer l’organisation des journées pédagogiques
o Mettre à jour les inventaires de livres (ouvrage enfants et adultes) o Assurer le suivi des statistiques
o Assurer la saisie et le suivi des paiements (saisie des états de présence des enfants et des règlements des familles sur CIRL et tableaux de bord sous WORD, complétude de tableaux de présence mensuel, annuel, préparation de la facturation mensuelle, générer les factures et les transmettre aux familles, préparer les états de paiement, encaisser et assurer le suivi des impayés, créer des tableaux statistiques sous EXCEL, assurer la sous-régie d’avance et de recette.
o Auprès de l’équipe petite enfance, transmission des demandes d’information vers la direction des ressources humaines, gestion du planning des absences sur CIRIL
o Gestion et suivi des demandes de travaux (en direction du pôle technique, espace verts et du service hygiène).
➢ Participation aux évènements de la crèche et à l’élaboration du projet éducatif
o Participer à la vie de la crèche (sorties, décorations...) o Participer à l’élaboration du projet éducatif et assurer son suivi o Participer au développement de la politique Petite enfance sur la commune.
o S’investir dans les projets de la structure
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers o Remise d’attestation aux familles (employeurs, préfecture, etc…). o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
o Saisir des documents de formes et de contenus divers (présence des enfants et règlements de familles
o Gérer et actualiser une base d'informations o Rechercher des informations, notamment réglementaires o Vérifier la validité des informations traitées o Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
o Rédiger des documents administratifs (contrats des familles) et comptables (factures mensuelles)
o Assurer le suivi et l’encaissement des impayés
o Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
o Enregistrer ou saisir des données informatiques o Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
➢ Accueil physique et téléphonique du public
o Recevoir et orienter les demandes des familles et les intervenants extérieurs o Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages, transmission des informations vers les équipes
o Rechercher et diffuser des informations aux équipes et aux familles (par voie physique, téléphonique et par courriel).
o Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
o Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent, ou vers les structures extérieures (maison des parents, café Ludo, ludomobile, etc…).
o Gestion de la liste d’attente des places occasionnelles (inscription des familles sur le logiciel CIRIL, mise à jour de base dossiers, planification des rendez-vous d’inscription avec la directrice, préparation de dossier avant les rendez-vous
o Conseiller les usagers et agents sur les procédures o Rédiger des notes synthétiques
o Développer et coordonner les relations avec les familles des enfants accueillis à la crèche dans le but d’améliorer la prise en charge
➢ Gestion de l'information, classement et archivage de documents
o Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers o Photocopier et assembler des documents o Trier, classer et archiver des documents o Synthétiser et présenter des informations o Rechercher et diffuser des informations o Préparer les dossiers pour les instances o Identifier les sources de documentation
o Rédaction de compte rendu (ex : journée pédagogiques)
o Gestion du courrier et rédaction des courriers simples en direction des familles et intervenants extérieurs
o Rédaction de bilan d’observation adressés à des intervenants extérieurs
➢ Planification et suivi
o Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
o Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
o Assurer l’organisation des journées pédagogiques
o Mettre à jour les inventaires de livres (ouvrage enfants et adultes) o Assurer le suivi des statistiques
o Assurer la saisie et le suivi des paiements (saisie des états de présence des enfants et des règlements des familles sur CIRL et tableaux de bord sous WORD, complétude de tableaux de présence mensuel, annuel, préparation de la facturation mensuelle, générer les factures et les transmettre aux familles, préparer les états de paiement, encaisser et assurer le suivi des impayés, créer des tableaux statistiques sous EXCEL, assurer la sous-régie d’avance et de recette.
o Auprès de l’équipe petite enfance, transmission des demandes d’information vers la direction des ressources humaines, gestion du planning des absences sur CIRIL
o Gestion et suivi des demandes de travaux (en direction du pôle technique, espace verts et du service hygiène).
➢ Participation aux évènements de la crèche et à l’élaboration du projet éducatif
o Participer à la vie de la crèche (sorties, décorations...) o Participer à l’élaboration du projet éducatif et assurer son suivi o Participer au développement de la politique Petite enfance sur la commune.
o S’investir dans les projets de la structure
Profils recherchés
✓ Diplôme de Niveau BAC
✓ Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
✓ Progiciels de gestion
✓ Procédures du service
✓ Logiciels / outils bureautiques (Excel, Word, Outlook…)
✓ Logiciels spécifiques (Corriolis, Polyfact)
✓ Vocabulaire professionnel du service
✓ Procédures administratives
✓ Techniques de recherche documentaire
✓ Communication orale et écrite
✓ Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
✓ Progiciels de gestion
✓ Procédures du service
✓ Logiciels / outils bureautiques (Excel, Word, Outlook…)
✓ Logiciels spécifiques (Corriolis, Polyfact)
✓ Vocabulaire professionnel du service
✓ Procédures administratives
✓ Techniques de recherche documentaire
✓ Communication orale et écrite
Contact et modalités de candidature
Contact
0145592000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Monsieur le Maire
Par internet :
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ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Adresse de l'employeur
Villejuif
>1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
>1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.