assistant de pôle (h/f)
Offre n° O094260107000883
Publiée le 07/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
L'EPT Grand-Orly Seine Bièvre, avec ses 700 000 habitants résidant sur 24 communes entre le Val-de-Marne et l'Essonne, est le plus important des établissements publics territoriaux de la Métropole du Grand Paris.
Compétent en matière d'espace public, de développement territorial, de culture, de sport et d'action sociale, l'EPT fonctionne sous forme de « coopérative de villes » et s'appuie sur ses 1 700 agents pour accomplir ses missions de service public au quotidien. Le Grand-Orly Seine Bièvre est également une collectivité de projets et porte plusieurs démarches structurantes telles que le projet de territoire, le contrat de transition écologique, territoire d'industrie, les 11 opérations de renouvellement urbain et les 11 gares du Grand Paris Express qui vont voir le jour sur notre territoire à horizon 2024.
Compétent en matière d'espace public, de développement territorial, de culture, de sport et d'action sociale, l'EPT fonctionne sous forme de « coopérative de villes » et s'appuie sur ses 1 700 agents pour accomplir ses missions de service public au quotidien. Le Grand-Orly Seine Bièvre est également une collectivité de projets et porte plusieurs démarches structurantes telles que le projet de territoire, le contrat de transition écologique, territoire d'industrie, les 11 opérations de renouvellement urbain et les 11 gares du Grand Paris Express qui vont voir le jour sur notre territoire à horizon 2024.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11 avenue Henri Farman - BP 748, Orly (Val-de-Marne (94))
Poste à pourvoir le
30/03/2026
Date limite de candidature
08/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Funéraire
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le principal enjeu du poste d’assistant.e de direction est d’accompagner le directeur et les directrices-directeurs délégué.e.s du Pôle Finances afin de faciliter et d’optimiser la gestion de leur activité.
Véritable pivot administratif, l’assistant.e assure le bon fonctionnement organisationnel du Pôle en garantissant la fluidité des échanges, la coordination des informations et le suivi rigoureux des dossiers. Il/Elle intervient en appui transversal sur les dimensions administratives, financières, ressources humaines, juridiques et organisationnelles.
Le poste contribue également au renforcement de la cohésion interne du Pôle et à la diffusion de l’information, tout en participant activement à la qualité du pilotage financier et au respect des procédures.
Véritable pivot administratif, l’assistant.e assure le bon fonctionnement organisationnel du Pôle en garantissant la fluidité des échanges, la coordination des informations et le suivi rigoureux des dossiers. Il/Elle intervient en appui transversal sur les dimensions administratives, financières, ressources humaines, juridiques et organisationnelles.
Le poste contribue également au renforcement de la cohésion interne du Pôle et à la diffusion de l’information, tout en participant activement à la qualité du pilotage financier et au respect des procédures.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Assurer l’organisation quotidienne et le fonctionnement administratif du Pôle finances
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du pôle.
- Gérer le courrier arrivée et départ (logiciel Kolok)et des parapheurs de tout le Pôle.
- Assurer la gestion des agendas partagés du directeur et des directrices/directeurs délégués.
- Gestion de la boite mail du directeur et de la communication externe du Pôle.
- Préparer les réunions, organiser les déplacements, prendre les rendez-vous, réserver les salles, garantir l’aspect logistique de la vie quotidienne du Pôle.
- Participer activement à toutes les réunions utiles au fonctionnement du Pôle. Rédiger et mettre en forme les comptes-rendus de réunion en veillant au suivi des actions décidées, notamment en réunion de coordination finances.
- Assurer et passer les commandes de fournitures pour le Pôle.
- Assurer l’archivage et la mise à jour des serveurs partagés (sharepoint) en veillant à sa conformité avec le RGPD.
Mission 2 : Apporter un appui direct au pilotage financier, RH et juridique du Pôle
- Au niveau financier ses missions comprennent :
• Le suivi, la gestion et l’exécution du budget du Pôle, sous la supervision du directeur et des directrices/directeurs délégué.e.s. Plus précisément :
• Assurer le suivi, la gestion et l’exécution du budget du Pôle, sous la supervision du directeur et des directrices/directeurs délégué·e·s, incluant également le suivi administratif des régies de l’EPT ainsi que la prise en charge de l’ensemble du processus des achats du Pôle : émission des bons de commande et visa des factures.
• Assurer le lien opérationnel avec le Service de Gestion Comptable (SGC) pour le suivi administratif des régies : transmissions des arrêtés, suivi des contrôles, coordination des pièces justificatives et traitement des situations particulières.
• • La production, l’actualisation et l’analyse des tableaux de bord stratégiques portant sur les principaux indicateurs de performance de l’EPT, notamment le suivi des délais globaux de paiement, des taux d’exécution et de réalisation budgétaire, avec une revue consolidée présentée à la Direction Générale tous les trois mois.
• La rédaction des actes relatifs aux régies de l’EPT et le suivi des procédures associées.
• Une participation ponctuelle, en renfort, à l’exécution budgétaire (émission de titres et mandats) en fonction des besoins du service.
• Le suivi et l’actualisation de l’arborescence du serveur finances ainsi que la mise à jour de la bibliothèque de tutoriels et de procédures.
- Au niveau RH, l’assistant.e assure le suivi administratif des agents du Pôle en lien étroit avec les responsables de secteurs. Il/elle :
• Coordonne et suit le temps de travail des agents (congés, RTT, ATT, formations, CET).
• Assure un rôle d’interface entre le Pôle Finances et la direction des ressources humaines.
• Transmet et suit la mise en œuvre des orientations et procédures RH auprès des services du Pôle.
- Enfin, l’assistant.e intervient dans la sécurisation formelle et le suivi des actes du Pôle. Il/elle :
• Met en forme les documents produits par le Pôle (rapports, délibérations, documents stratégiques, supports de présentation) en veillant à leur conformité.
• Assure le suivi et le contrôle des délibérations ayant une incidence financière, en lien avec les services concernés.
Mission 3 : Contribuer à la dynamique collective, à la transversalité et au partage d’information
Il/elle :
• Met à jour les pages finances sur l’intranet et suit la mise à jour des pages internet en lien avec le pôle communication.
• Organise les événements internes favorisant la cohésion (café des finances, lundi des finances, moments de convivialité).
• Suit et met en œuvre les projets transversaux du Pôle : immersions entre services financiers, tournée de l’exécution, sorties d’étude annuelles, actions de prévention des TMS, par exemple.
• Assure une veille documentaire sur les finances publiques locales et les enjeux stratégiques du secteur.
• Recherche, synthétise et diffuse la documentation pertinente, notamment via la rédaction d’une newsletter mensuelle à destination des agents du Pôle.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du pôle.
- Gérer le courrier arrivée et départ (logiciel Kolok)et des parapheurs de tout le Pôle.
- Assurer la gestion des agendas partagés du directeur et des directrices/directeurs délégués.
- Gestion de la boite mail du directeur et de la communication externe du Pôle.
- Préparer les réunions, organiser les déplacements, prendre les rendez-vous, réserver les salles, garantir l’aspect logistique de la vie quotidienne du Pôle.
- Participer activement à toutes les réunions utiles au fonctionnement du Pôle. Rédiger et mettre en forme les comptes-rendus de réunion en veillant au suivi des actions décidées, notamment en réunion de coordination finances.
- Assurer et passer les commandes de fournitures pour le Pôle.
- Assurer l’archivage et la mise à jour des serveurs partagés (sharepoint) en veillant à sa conformité avec le RGPD.
Mission 2 : Apporter un appui direct au pilotage financier, RH et juridique du Pôle
- Au niveau financier ses missions comprennent :
• Le suivi, la gestion et l’exécution du budget du Pôle, sous la supervision du directeur et des directrices/directeurs délégué.e.s. Plus précisément :
• Assurer le suivi, la gestion et l’exécution du budget du Pôle, sous la supervision du directeur et des directrices/directeurs délégué·e·s, incluant également le suivi administratif des régies de l’EPT ainsi que la prise en charge de l’ensemble du processus des achats du Pôle : émission des bons de commande et visa des factures.
• Assurer le lien opérationnel avec le Service de Gestion Comptable (SGC) pour le suivi administratif des régies : transmissions des arrêtés, suivi des contrôles, coordination des pièces justificatives et traitement des situations particulières.
• • La production, l’actualisation et l’analyse des tableaux de bord stratégiques portant sur les principaux indicateurs de performance de l’EPT, notamment le suivi des délais globaux de paiement, des taux d’exécution et de réalisation budgétaire, avec une revue consolidée présentée à la Direction Générale tous les trois mois.
• La rédaction des actes relatifs aux régies de l’EPT et le suivi des procédures associées.
• Une participation ponctuelle, en renfort, à l’exécution budgétaire (émission de titres et mandats) en fonction des besoins du service.
• Le suivi et l’actualisation de l’arborescence du serveur finances ainsi que la mise à jour de la bibliothèque de tutoriels et de procédures.
- Au niveau RH, l’assistant.e assure le suivi administratif des agents du Pôle en lien étroit avec les responsables de secteurs. Il/elle :
• Coordonne et suit le temps de travail des agents (congés, RTT, ATT, formations, CET).
• Assure un rôle d’interface entre le Pôle Finances et la direction des ressources humaines.
• Transmet et suit la mise en œuvre des orientations et procédures RH auprès des services du Pôle.
- Enfin, l’assistant.e intervient dans la sécurisation formelle et le suivi des actes du Pôle. Il/elle :
• Met en forme les documents produits par le Pôle (rapports, délibérations, documents stratégiques, supports de présentation) en veillant à leur conformité.
• Assure le suivi et le contrôle des délibérations ayant une incidence financière, en lien avec les services concernés.
Mission 3 : Contribuer à la dynamique collective, à la transversalité et au partage d’information
Il/elle :
• Met à jour les pages finances sur l’intranet et suit la mise à jour des pages internet en lien avec le pôle communication.
• Organise les événements internes favorisant la cohésion (café des finances, lundi des finances, moments de convivialité).
• Suit et met en œuvre les projets transversaux du Pôle : immersions entre services financiers, tournée de l’exécution, sorties d’étude annuelles, actions de prévention des TMS, par exemple.
• Assure une veille documentaire sur les finances publiques locales et les enjeux stratégiques du secteur.
• Recherche, synthétise et diffuse la documentation pertinente, notamment via la rédaction d’une newsletter mensuelle à destination des agents du Pôle.
Profils recherchés
Les « savoirs » :
• Techniques de secrétariat (communication orale et écrite, prise de notes, notamment)
• Connaissance des progiciels de gestion
• Connaissance des procédures du service
• Maitrise des logiciels de bureautique
• Connaissance du vocabulaire professionnel du service
et des procédures administratives
• Connaissance des techniques de recherche documentaire
• Connaissance des procédures comptables et administratives financières
• Connaissance des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique, nomenclatures et règles comptables, rythme des encaissements et décaissements de la collectivité (pour la facturation des activités propres au Pôle)
• Connaissance des règles essentielles du droit public
• Connaissance des applicatifs de gestion financière et bureautique
Les « savoir-faire » :
• Qualités rédactionnelles
• Bonne orthographe
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Internet)
• Idéalement, connaissance des logiciels métier Kolok et Ciril finances
Les « savoir-être » :
• Sens du relationnel et du travail en équipe
• Autonomie et réactivité
• Capacité d’organisation, rigueur et méthode
• Discrétion
• Techniques de secrétariat (communication orale et écrite, prise de notes, notamment)
• Connaissance des progiciels de gestion
• Connaissance des procédures du service
• Maitrise des logiciels de bureautique
• Connaissance du vocabulaire professionnel du service
et des procédures administratives
• Connaissance des techniques de recherche documentaire
• Connaissance des procédures comptables et administratives financières
• Connaissance des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique, nomenclatures et règles comptables, rythme des encaissements et décaissements de la collectivité (pour la facturation des activités propres au Pôle)
• Connaissance des règles essentielles du droit public
• Connaissance des applicatifs de gestion financière et bureautique
Les « savoir-faire » :
• Qualités rédactionnelles
• Bonne orthographe
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Internet)
• Idéalement, connaissance des logiciels métier Kolok et Ciril finances
Les « savoir-être » :
• Sens du relationnel et du travail en équipe
• Autonomie et réactivité
• Capacité d’organisation, rigueur et méthode
• Discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0178182222
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) à Monsieur le Président, Michel Leprêtre - EPT Grand-Orly Seine - Bièvre Bâtiment ASKIA - 11, avenue Henri Farman - BP 748 - 94398 Orly aérogare Cedex
ou recrutement@grandorlyseinebievre.fr
ou recrutement@grandorlyseinebievre.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.