Assistante de direction (h/f)
Offre n° O094260129000140
Publiée le 29/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de Villiers-sur-Marne
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place de l'Hôtel de Ville, Villiers-sur-Marne (Val-de-Marne (94))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions du poste :
Assurer l’assistanat de direction, notamment l’organisation, la gestion et la communication des structures d’accueil de la petite enfance.
Assurer l’assistanat de direction, notamment l’organisation, la gestion et la communication des structures d’accueil de la petite enfance.
Missions / conditions d'exercice
Gérer l’agenda et organiser les rendez-vous en fonction des priorités définies
Rédiger les comptes rendus de réunions
Relayer les informations importantes et assurer la transmission des messages
Assurer la circulation de l’information entre les équipes et la direction
Préparer et mettre à jour les documents administratifs et supports de réunion
Assurer le suivi des échéances (projets, dossiers, bilans, tableaux de bord)
Contribuer à l’organisation logistique des événements et temps collectifs (réunions d’équipe, comités techniques, rencontres familles…)
Gérer le suivi des recrutements
Piloter la mise en œuvre et le suivi de la Convention Territoriale Globale (CTG)
Organiser et structurer les process de la direction
Créer et tenir à jour des outils de pilotage (tableaux de suivi, check-lists, échéanciers)
Formaliser les circuits de validation, de transmission des informations et de suivi des dossiers
Identifier les points de blocage et proposer des améliorations pour optimiser l’organisation interne
Harmoniser les pratiques administratives entre les différentes structures d’accueil
Veiller à la cohérence et à la bonne application des process par l’ensemble des collaborateurs
Assurer un relais de coordination au sein du Centre Municipal de Soins
Participer aux réunions stratégiques du CMS afin d’assurer le suivi des dossiers en lien avec la direction et d’en réaliser les comptes rendus.
Apporter un appui opérationnel à l’assistante administrative et financière du CMS selon les besoins identifiés.
Suivre les dossiers prioritaires tels que le CLSM (Conseil Local de Santé Mentale) et le CLS (Contrat Local de Santé) et en assurer la continuité administrative.
Réaliser des permanences au CMS selon les besoins exprimés par la cheffe de service afin de renforcer la coordination et la fluidité des échanges.
Planifier et coordonner les réunions
Recueillir les disponibilités des participants et établir le calendrier des réunions selon les priorités de la direction
Préparer et diffuser les convocations, ordres du jour et documents nécessaires en amont
Assurer la logistique : réservation de salles, organisation du matériel, accueil des intervenants
Tenir à jour un planning partagé et veiller au respect des échéances
Centraliser les éléments issus des réunions (comptes rendus, décisions, actions à suivre) et en assurer la diffusion auprès des équipes concernées
Veiller à la bonne circulation de l’information avant et après chaque réunion pour garantir une coordination efficace
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
Accueillir les familles, partenaires et visiteurs avec professionnalisme et bienveillance
Centraliser les demandes des usagers et orienter vers les bons interlocuteurs
Garantir la qualité de l’accueil et de l’information auprès des familles et partenaires
Gérer les appels entrants, filtrer et orienter selon les priorités
Fournir une information fiable, actualisée et accessible sur les démarches et services proposés
Rédiger les comptes rendus de réunions
Relayer les informations importantes et assurer la transmission des messages
Assurer la circulation de l’information entre les équipes et la direction
Préparer et mettre à jour les documents administratifs et supports de réunion
Assurer le suivi des échéances (projets, dossiers, bilans, tableaux de bord)
Contribuer à l’organisation logistique des événements et temps collectifs (réunions d’équipe, comités techniques, rencontres familles…)
Gérer le suivi des recrutements
Piloter la mise en œuvre et le suivi de la Convention Territoriale Globale (CTG)
Organiser et structurer les process de la direction
Créer et tenir à jour des outils de pilotage (tableaux de suivi, check-lists, échéanciers)
Formaliser les circuits de validation, de transmission des informations et de suivi des dossiers
Identifier les points de blocage et proposer des améliorations pour optimiser l’organisation interne
Harmoniser les pratiques administratives entre les différentes structures d’accueil
Veiller à la cohérence et à la bonne application des process par l’ensemble des collaborateurs
Assurer un relais de coordination au sein du Centre Municipal de Soins
Participer aux réunions stratégiques du CMS afin d’assurer le suivi des dossiers en lien avec la direction et d’en réaliser les comptes rendus.
Apporter un appui opérationnel à l’assistante administrative et financière du CMS selon les besoins identifiés.
Suivre les dossiers prioritaires tels que le CLSM (Conseil Local de Santé Mentale) et le CLS (Contrat Local de Santé) et en assurer la continuité administrative.
Réaliser des permanences au CMS selon les besoins exprimés par la cheffe de service afin de renforcer la coordination et la fluidité des échanges.
Planifier et coordonner les réunions
Recueillir les disponibilités des participants et établir le calendrier des réunions selon les priorités de la direction
Préparer et diffuser les convocations, ordres du jour et documents nécessaires en amont
Assurer la logistique : réservation de salles, organisation du matériel, accueil des intervenants
Tenir à jour un planning partagé et veiller au respect des échéances
Centraliser les éléments issus des réunions (comptes rendus, décisions, actions à suivre) et en assurer la diffusion auprès des équipes concernées
Veiller à la bonne circulation de l’information avant et après chaque réunion pour garantir une coordination efficace
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
Accueillir les familles, partenaires et visiteurs avec professionnalisme et bienveillance
Centraliser les demandes des usagers et orienter vers les bons interlocuteurs
Garantir la qualité de l’accueil et de l’information auprès des familles et partenaires
Gérer les appels entrants, filtrer et orienter selon les priorités
Fournir une information fiable, actualisée et accessible sur les démarches et services proposés
Profils recherchés
Compétences et capacités requises :
Autonomie
Discrétion, réserve et respect des obligations de neutralité
Loyauté et sens du service public
Polyvalence, réactivité et adaptabilité
Dynamisme et prise d’initiative
Rigueur, méthode et sens de l’organisation
Aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe
Capacité à instaurer un climat de confiance avec les familles et les partenaires
Savoirs et connaissances professionnelles :
Connaissance du fonctionnement des structures de la Petite Enfance et des services municipaux
Compréhension des enjeux liés aux dispositifs de santé publique (CMS, CLS, CLSM…)
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie professionnelle)
Capacité à produire et structurer des documents administratifs (comptes rendus, tableaux de suivi courriers…)
Connaissance des missions des collectivités locales
Autonomie
Discrétion, réserve et respect des obligations de neutralité
Loyauté et sens du service public
Polyvalence, réactivité et adaptabilité
Dynamisme et prise d’initiative
Rigueur, méthode et sens de l’organisation
Aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe
Capacité à instaurer un climat de confiance avec les familles et les partenaires
Savoirs et connaissances professionnelles :
Connaissance du fonctionnement des structures de la Petite Enfance et des services municipaux
Compréhension des enjeux liés aux dispositifs de santé publique (CMS, CLS, CLSM…)
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie professionnelle)
Capacité à produire et structurer des documents administratifs (comptes rendus, tableaux de suivi courriers…)
Connaissance des missions des collectivités locales
Contact et modalités de candidature
Contact
0149413100
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, place de l'Hôtel de Ville
94354 VILLIERS SUR MARNE CEDEX
Monsieur le Maire
Mairie, place de l'Hôtel de Ville
94354 VILLIERS SUR MARNE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.