MISSIONS PRINCIPALES
1. Pilotage global administratif, budgétaire et achats du Pôle
• Élaboration consolidée, exécution et suivi du budget global du pôle.
• Coordination des arbitrages internes et interface avec la Direction des Finances.
• Supervision du circuit achat : planification des besoins, conformité, anticipation.
• Supervision du futur chargé de mission « Achats Raisonnés ».
2. Encadrement opérationnel de la cellule administrative et financière
• Organisation, planification et régulation de la charge de travail.
• Accompagnement, montée en compétence progressive et soutien technique des agents.
• Animation du réseau administratif des directions du pôle.
• Prévention des tensions, maintien d’un cadre de travail serein.
3. Accompagnement et développement des compétences des directions techniques
• Appui aux gestionnaires administratifs et budgétaires des directions.
• Harmonisation des pratiques et renforcement de la qualité des engagements.
• Montée en compétence sur la lecture budgétaire, la régularité administrative et la commande publique.
• Participation à l’amélioration de la culture budgétaire partagée.
4. Relations Usagers – structuration, coordination et qualité
• Organisation et suivi du traitement des demandes usagers.
• Mise en place de procédures homogènes d’instruction et de réponses.
• Coordination avec le CTM et les directions techniques.
• Appui au chargé de mission DGST dans le suivi du chantier jusqu’à stabilisation complète.
5. Conduite de projets structurants au niveau du Pôle
• Harmonisation des procédures administratives et budgétaires.
• Déploiement d’outils de pilotage : tableaux de bord, indicateurs, reporting.
• Optimisation de la chaîne achat et mutualisation des besoins.
• Modernisation numérique : dématérialisation et automatisation progressive.
• Structuration durable de la relation usagers (prise en charge, suivi, traçabilité).
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CONTINUITE DE PILOTAGE/ POSITIONNEMENT MANAGÉRIAL
Dans le cadre de sa fonction de Responsable Adjointe, l’agent assure la continuité de pilotage du service en cas d’absence du responsable. À ce titre, elle :
• Supervise l’organisation opérationnelle du service (planification, priorisation, répartition des charges) et veille au maintien de la cohérence des actions engagées.
• Assure l’encadrement direct de la cellule administrative et financière, et apporte un appui méthodologique aux agents en matière de gestion budgétaire, administrative et de commande publique.
• Coordonne et sécurise le suivi administratif et financier du pôle, en lien étroit avec la Direction des Finances (exécution comptable, engagements, suivi des lignes, ventilation budgétaire).
• Pilote et consolide les éléments budgétaires du pôle technique, prépare les arbitrages internes et participe aux échanges stratégiques avec la DGST.
• Organise et supervise le circuit achat du pôle, y compris la planification des besoins, la coordination interservices et le suivi des validations.
• Participe à la coordination de la réponse aux sollicitations des usagers, en garantissant la qualité, la réactivité et la traçabilité des réponses apportées.
• Favorise la circulation de l’information et la cohérence des pratiques entre les directions techniques, le CTM, la commande publique et la direction des finances.
• Contribue à l’animation de la dynamique de conduite du changement au sein du pôle (standardisation des méthodes, modernisation des outils, harmonisation des procédures).
En l’absence du Responsable du Service, elle assure la continuité de représentation auprès de la DGST, le suivi des dossiers en cours et la prise de décisions opérationnelles nécessaires au bon fonctionnement du pôle.