Assistant de direction a la direction générale (h/f)
Offre n° O094260224000583
Publiée le 24/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
VILLE DE VITRY SUR SEINE
près de 100 000 habitants - 1ère ville du Département
située à 7 mn de Paris par la ligne C du RER
près de 100 000 habitants - 1ère ville du Département
située à 7 mn de Paris par la ligne C du RER
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 2 avenue Youri Gagarine, Vitry-sur-Seine (Val-de-Marne (94))
Poste à pourvoir le
30/03/2026
Date limite de candidature
30/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Plurielle, populaire et solidaire, Vitry-sur-Seine (95.100 habitants – 2.200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne, et la plus peuplée. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques. L’arrivée de nouvelles lignes de transports en commun (nouvelle ligne de tramway T9, deux stations du futur métro Grand Paris Express et une ligne de bus Tzen en 2025) contribue à son développement. Première ville du Val-de-Marne, Vitry-sur-Seine affirme la richesse de ses atouts et déploie son potentiel au sein de la métropole du Grand-Paris.
L’assistante de direction assistera la directrice générale des services, et les directeurs généraux adjoints dans le suivi et l’optimisation de la gestion des activités ; elle assurera la coordination et la transversalité interservices de la direction générale.
Elle sera en appui à l’organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l’administration communale.
Elle apportera une aide permanente à la direction générale en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de suivi et classement de dossiers.
L’assistante de direction assistera la directrice générale des services, et les directeurs généraux adjoints dans le suivi et l’optimisation de la gestion des activités ; elle assurera la coordination et la transversalité interservices de la direction générale.
Elle sera en appui à l’organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l’administration communale.
Elle apportera une aide permanente à la direction générale en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de suivi et classement de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
* Dans le cadre d'une assistance professionnelle de la directrice générale des services, et d’un directeur général adjoint affectés au poste :
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en concertation avec la DGS et le DGA et en fonction de leurs priorités ;
- Partager l’agenda électroniquement avec différentes strates hiérarchiques selon les paramètres de confidentialité concertés ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Organiser les déplacements professionnels.
* Dans le cadre de la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes (courriers et notes internes et externes, comptes-rendus, procès-verbaux…) ;
- Concevoir, rédiger et dactylographier des courriers, notes, rapports, courriels…
- Harmoniser les courriers et notes en fonction des indications de la charte graphique de la Ville ;
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
* Dans le cadre du suivi des travaux, projets et activités de la DGS et du DGA affectés :
- Intégrer les priorités de la direction générale dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Assurer la gestion du courrier arrivé et départ, le lien avec le cabinet du maire et les assistantes des élus, et le dispatching dans les services ;
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service en interne et en externe ;
- Elaborer, suivre et renseigner les tableaux de suivi des activités des services ;
- Etablir les commandes de fournitures, de matériels et de consommables et en vérifier la conformité lors de la réception.
* Dans le cadre de l’accueil téléphonique, physique et électronique du secrétariat :
- Prendre les communications internes et externes ;
- Renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;
- Recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels ;
- Relayer les informations (tous supports) aux directions générales adjointes
* Dans le cadre de l’organisation, planification et suivi de réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction générale adjointe ;
- Respecter les délais de transmission (convocations, documents liés à l’ordre du jour…) avant la réunion ;
- Rédiger des comptes-rendus ;
- Assurer la diffusion des documents (convocations, comptes-rendus…).
* Dans le cadre de la conception, réalisation et mise en place d’outils de suivi d’activité, de tableaux de bord :
- Concevoir et mettre en place les modèles informatiques des notes, courriers, bordereaux de transmission, comptes-rendus en adéquation avec la charte graphique de la ville ;
- Créer et tenir à jour la base de données des contacts.
- Proposer et diffuser les processus de travail assurant la bonne coordination des tâches entre les directeurs généraux, les directeurs, le cabinet du maire, les assistantes des élus
* Dans le cadre de l’activité rédactionnelle :
- Etablir les convocations et invitations (destinataires, o.d.j., supports) ;
- Rédiger des notes de synthèse ;
- Monter les dossiers thématiques ;
- Préparer en lien avec les directions impliquées les dossiers supports des réunions
* Dans le cadre d’une suppléance au sein du pool des assistants.es de la Direction générale :
- Suppléer sur l’ensemble des prérogatives les assistants.es qui composent le pool d’assistant.es de la Direction générale.
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en concertation avec la DGS et le DGA et en fonction de leurs priorités ;
- Partager l’agenda électroniquement avec différentes strates hiérarchiques selon les paramètres de confidentialité concertés ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Organiser les déplacements professionnels.
* Dans le cadre de la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes (courriers et notes internes et externes, comptes-rendus, procès-verbaux…) ;
- Concevoir, rédiger et dactylographier des courriers, notes, rapports, courriels…
- Harmoniser les courriers et notes en fonction des indications de la charte graphique de la Ville ;
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
* Dans le cadre du suivi des travaux, projets et activités de la DGS et du DGA affectés :
- Intégrer les priorités de la direction générale dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Assurer la gestion du courrier arrivé et départ, le lien avec le cabinet du maire et les assistantes des élus, et le dispatching dans les services ;
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service en interne et en externe ;
- Elaborer, suivre et renseigner les tableaux de suivi des activités des services ;
- Etablir les commandes de fournitures, de matériels et de consommables et en vérifier la conformité lors de la réception.
* Dans le cadre de l’accueil téléphonique, physique et électronique du secrétariat :
- Prendre les communications internes et externes ;
- Renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;
- Recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels ;
- Relayer les informations (tous supports) aux directions générales adjointes
* Dans le cadre de l’organisation, planification et suivi de réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction générale adjointe ;
- Respecter les délais de transmission (convocations, documents liés à l’ordre du jour…) avant la réunion ;
- Rédiger des comptes-rendus ;
- Assurer la diffusion des documents (convocations, comptes-rendus…).
* Dans le cadre de la conception, réalisation et mise en place d’outils de suivi d’activité, de tableaux de bord :
- Concevoir et mettre en place les modèles informatiques des notes, courriers, bordereaux de transmission, comptes-rendus en adéquation avec la charte graphique de la ville ;
- Créer et tenir à jour la base de données des contacts.
- Proposer et diffuser les processus de travail assurant la bonne coordination des tâches entre les directeurs généraux, les directeurs, le cabinet du maire, les assistantes des élus
* Dans le cadre de l’activité rédactionnelle :
- Etablir les convocations et invitations (destinataires, o.d.j., supports) ;
- Rédiger des notes de synthèse ;
- Monter les dossiers thématiques ;
- Préparer en lien avec les directions impliquées les dossiers supports des réunions
* Dans le cadre d’une suppléance au sein du pool des assistants.es de la Direction générale :
- Suppléer sur l’ensemble des prérogatives les assistants.es qui composent le pool d’assistant.es de la Direction générale.
Profils recherchés
* Compétences requises :
- Connaissance et maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques courants (Word, Excel, Power point, Outlook),
- Maîtrise des veilles informationnelle et documentaire,
- Bonne connaissance du statut de la fonction publique territoriale et de l’environnement territorial,
- Maîtrise rédactionnelle et grammaticale,
- Savoir établir une relation de confiance,
- Esprit d’équipe.
* Qualités demandées :
- Autonomie, indépendance, réactivité, organisation et prises d’initiatives dans la mise en œuvre du travail,
- Rigueur,
- Qualités relationnelles (disponibilité, diplomatie, sens de l’écoute et de la reformulation),
- Capacités d’adaptation,
- Sens des priorités et capacité à gérer le temps et les urgences,
- Obligation de réserve, de discrétion et de confidentialité,
- Capacité à rendre compte.
- Connaissance et maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques courants (Word, Excel, Power point, Outlook),
- Maîtrise des veilles informationnelle et documentaire,
- Bonne connaissance du statut de la fonction publique territoriale et de l’environnement territorial,
- Maîtrise rédactionnelle et grammaticale,
- Savoir établir une relation de confiance,
- Esprit d’équipe.
* Qualités demandées :
- Autonomie, indépendance, réactivité, organisation et prises d’initiatives dans la mise en œuvre du travail,
- Rigueur,
- Qualités relationnelles (disponibilité, diplomatie, sens de l’écoute et de la reformulation),
- Capacités d’adaptation,
- Sens des priorités et capacité à gérer le temps et les urgences,
- Obligation de réserve, de discrétion et de confidentialité,
- Capacité à rendre compte.
Contact et modalités de candidature
Contact
0146828000
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation adressée à l'attention de M. Le Maire à déposer sur la page http://emploi.vitry94.fr/
ou envoyer au mail suivant: recrutement@mairie-vitry94.fr
ou envoyer au mail suivant: recrutement@mairie-vitry94.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.