Assistant de direction polyvalent (h/f)
Offre n° O094260306001074
Publiée le 06/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier, Villejuif (Val-de-Marne (94))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des Accueils et Formalités, en tant qu’assistant·e de direction, vous apportez une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Vous assurez également des tâches en back-office propres au service Formalités administratives.
Vous assurez également des tâches en back-office propres au service Formalités administratives.
Missions / conditions d'exercice
Au sein de la Direction, vous assurez l’organisation et la coordination de la vie professionnelle de la Directrice tout en contribuant au bon fonctionnement des services de formalités administratives. À ce titre, vous prenez en charge l’accueil téléphonique, réceptionnez et orientez les demandes, conseillez les agents vers les services compétents et assurez la transmission des messages. Vous gérez l’agenda de la Directrice en organisant ses rendez-vous et en hiérarchisant les sollicitations selon leur degré d’urgence ou de priorité.
Vous participez à l’organisation logistique des réunions et des déplacements en assurant la réservation des lieux, l’envoi des convocations et invitations, ainsi que le suivi des participants. Vous prenez également des notes et rédigez différents courriers administratifs, en réalisant les recherches nécessaires à l’élaboration des réponses. Dans le cadre de la préparation des réunions de la Directrice, vous constituez et mettez à jour les dossiers nécessaires à l’anticipation de ses interventions.
Vous assurez par ailleurs la saisie et la mise en forme de documents variés, le suivi de projets transverses, notamment sur le plan budgétaire, et le traitement administratif des factures et des bons de commande en lien avec le service financier. Vous participez également au suivi administratif interne de la direction, notamment à travers la gestion des commandes pour les services et la mise à jour de tableaux de suivi du personnel.
En complément de ces missions, vous participez aux activités du service des formalités administratives.
À ce titre, vous contribuez au traitement du courrier et des demandes d’actes d’état civil, à la gestion des dossiers et déclarations d’état civil ainsi qu’au traitement des demandes de titres d’identité, d’attestations d’accueil, d’inscriptions sur les listes électorales et de recensement citoyen.
Vous assurez également l’accueil des usagers et participez aux événements organisés par le service, tels que les cérémonies de citoyenneté ou de remise de diplômes du travail, ainsi qu’à l’organisation des scrutins politiques.
Vous participez à l’organisation logistique des réunions et des déplacements en assurant la réservation des lieux, l’envoi des convocations et invitations, ainsi que le suivi des participants. Vous prenez également des notes et rédigez différents courriers administratifs, en réalisant les recherches nécessaires à l’élaboration des réponses. Dans le cadre de la préparation des réunions de la Directrice, vous constituez et mettez à jour les dossiers nécessaires à l’anticipation de ses interventions.
Vous assurez par ailleurs la saisie et la mise en forme de documents variés, le suivi de projets transverses, notamment sur le plan budgétaire, et le traitement administratif des factures et des bons de commande en lien avec le service financier. Vous participez également au suivi administratif interne de la direction, notamment à travers la gestion des commandes pour les services et la mise à jour de tableaux de suivi du personnel.
En complément de ces missions, vous participez aux activités du service des formalités administratives.
À ce titre, vous contribuez au traitement du courrier et des demandes d’actes d’état civil, à la gestion des dossiers et déclarations d’état civil ainsi qu’au traitement des demandes de titres d’identité, d’attestations d’accueil, d’inscriptions sur les listes électorales et de recensement citoyen.
Vous assurez également l’accueil des usagers et participez aux événements organisés par le service, tels que les cérémonies de citoyenneté ou de remise de diplômes du travail, ainsi qu’à l’organisation des scrutins politiques.
Profils recherchés
Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine de l’assistanat de direction ou du secrétariat polyvalent, ou vous êtes fonctionnaire titulaire au grade de rédacteur territorial ou d’adjoint administratif.
Vous disposez de notions solides en organisation du travail et gestion du temps, d’une bonne connaissance du fonctionnement des services d’une collectivité territoriale et d’une excellente maîtrise de l’expression orale et écrite.
Vous utilisez avec aisance les outils bureautiques, notamment Word et Excel.
Doté(e) de qualités relationnelles reconnues, vous savez accueillir et orienter différents publics, organiser et classer des informations et documents, adapter les outils de gestion documentaire et optimiser la gestion des plannings. Vous appréciez le travail en équipe et savez transmettre clairement les informations et les consignes.
Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un bon esprit de synthèse, vous faites preuve d’un réel sens du service public et d’un excellent sens des relations humaines.
Vous disposez de notions solides en organisation du travail et gestion du temps, d’une bonne connaissance du fonctionnement des services d’une collectivité territoriale et d’une excellente maîtrise de l’expression orale et écrite.
Vous utilisez avec aisance les outils bureautiques, notamment Word et Excel.
Doté(e) de qualités relationnelles reconnues, vous savez accueillir et orienter différents publics, organiser et classer des informations et documents, adapter les outils de gestion documentaire et optimiser la gestion des plannings. Vous appréciez le travail en équipe et savez transmettre clairement les informations et les consignes.
Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un bon esprit de synthèse, vous faites preuve d’un réel sens du service public et d’un excellent sens des relations humaines.
Contact et modalités de candidature
Contact
0145592000
Informations complémentaires
Type d’emploi : temps complet
Position dans l’organigramme
Direction : Direction Accueils et Formalités
Avantages (*sous conditions)
• Régime indemnitaire
• Prime annuelle de 1600 € (versée en 2 fois, au mois de mai et novembre)
• Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
• Adhésion au C.N.A.S*
• Forfait mobilités durables*
• Sport pour les agents*
CONDITIONS D’EXERCICE
Temps de travail
37h30 (25 CA et 15 RTT)
38h00 (25CA et 18 RTT)
38h30 (25 CA et 20 RTT)
Particularités
Horaires avec amplitude variable selon les besoins de l’activité, notamment à l’occasion des scrutins, des cérémonies…
Travail en bureau
Grande disponibilité vis-à-vis de la Directrice Accueil et formalités
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Position dans l’organigramme
Direction : Direction Accueils et Formalités
Avantages (*sous conditions)
• Régime indemnitaire
• Prime annuelle de 1600 € (versée en 2 fois, au mois de mai et novembre)
• Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
• Adhésion au C.N.A.S*
• Forfait mobilités durables*
• Sport pour les agents*
CONDITIONS D’EXERCICE
Temps de travail
37h30 (25 CA et 15 RTT)
38h00 (25CA et 18 RTT)
38h30 (25 CA et 20 RTT)
Particularités
Horaires avec amplitude variable selon les besoins de l’activité, notamment à l’occasion des scrutins, des cérémonies…
Travail en bureau
Grande disponibilité vis-à-vis de la Directrice Accueil et formalités
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.