Assurer le suivi des projets et des activités de la direction
Gestion d’agendas et de rendez-vous en fonction de priorités définies
Organisation des réunions : de la préparation à la rédaction des comptes rendus - Veiller à la bonne circulation de l’information avant et après chaque réunion pour garantir une coordination efficace
Assurer la circulation de l’information entre les équipes et la direction
Assurer le suivi des échéances (projets, dossiers, bilans, tableaux de bord)
Contribuer à l’organisation logistique des événements et temps collectifs
Gérer le suivi des recrutements
Piloter la mise en oeuvre et le suivi de la Convention Territoriale Globale (CTG)
Organiser et structurer les process de la direction
Créer et tenir à jour des outils de pilotage (tableaux de suivi, check-lists, échéanciers)
Formaliser les circuits de validation, de transmission des informations et de suivi des dossiers
Veiller à la cohérence et à la bonne application des process par l’ensemble des collaborateurs
Assurer un relais de coordination au sein du Centre Municipal de Soins
Participer aux réunions stratégiques du CMS afin d’assurer le suivi des dossiers en lien avec la direction et d’en réaliser les comptes rendus. Apporter un appui opérationnel à l’assistante administrative et financière du CMS selon les besoins identifiés.
Suivre les dossiers prioritaires tels que le CLSM (Conseil Local de Santé Mentale) et le CLS (Contrat Local de Santé) et en assurer la continuité administrative.
Réaliser des permanences au CMS selon les besoins exprimés par la cheffe de service afin de renforcer la coordination et la fluidité des échanges.
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
Accueillir les familles, partenaires et visiteurs avec professionnalisme et bienveillance
Centraliser les demandes des usagers et orienter vers les bons interlocuteurs
Gérer les appels entrants, filtrer et orienter selon les priorités
Fournir une information fiable, actualisée et accessible sur les démarches et services proposés