Placé/e sous la responsabilité de la Cheffe de service " Coordination Evénementielle ", le/la chargé/e de coordination événementielle participe au suivi opérationnel (administratif, financier, logistique, sécurité...) et à la coordination des manifestations municipales et associatives liées à l'animation du territoire. En appui à la responsable du service, ses missions sont :

MISSIONS
Assurer le suivi administratif et l'accompagnement organisationnel des manifestations municipales et associatives :
* Participer à l'élaboration de l'agenda annuel, alimenter les tableaux de bord de suivi d'activité...
* Assurer le suivi de la mise en œuvre des manifestations pilotées ou co-pilotées par le service coordination événementielle,
* Travailler en partenariat avec les différents services municipaux concernés par les manifestations,
* Gérer administrativement et sur le terrain les relations avec les partenaires institutionnels, privés et les prestataires,
* Participer ponctuellement à la mise en œuvre active de certains aspects logistiques,
* Accompagner et conseiller les associations sur les aspects administratifs, organisationnels et logistiques,
* Participer aux réunions hebdomadaires du Groupe Manifestations (prises de notes et rédaction du compte-rendu en lien avec l'assistante du service)
* Participer avec l'assistant/e du service sur le suivi administratif du Guichet Unique des Manifestations.

Assurer le suivi des manifestations en matière de sécurité :
* Elaborer les dossiers de sécurité en lien avec la responsable du service et le responsable de l'événement : analyser la programmation et l'implantation, constituer et rédiger le dossier, réaliser les plans,
* Participer à l'élaboration des plans de sécurité en concertation avec la responsable de service (présence des services de secours, sécurité privée et associations de secourisme),
* Mettre en œuvre et accompagner la mise en œuvre des consignes de sécurité concernant les manifestations,
* Participer au recrutement des équipes ponctuelles et à la définition de leurs missions (établissement des feuilles de route...)

Participer à la tenue des réunions du groupe manifestation, assurer la continuité du service et " l'intérim " de la responsable en cas d'absence :
* Veiller à la prise de notes lors des réunions du groupe manifestations ; assurer la production du relevé de décisions en lien avec la responsable de service et l'agent en charge du secrétariat des manifestations,
* Suppléer à la responsable de service sur les questions de sécurité relatives aux manifestations municipales ou partenariales (pilotées ou non par le service coordination évènementielle),
* Assurer le suivi de la mise en œuvre des manifestations pilotées ou co-pilotées par le service coordination événementielle.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Horaires : 39h hebdomadaires - 22 RTT
Contraintes spécifiques : présence ponctuelle les soirs et week-ends selon les besoins du service - Déplacements fréquents : permis B nécessaire - Possibilité de travail debout et en extérieur

Titulaire de la Fonction Publique sur un grade de catégorie B de la filière administrative, technique ou animation (à défaut contractuel), vous êtes issu/e d'une formation (Bac +2) dans les champs d'intervention du poste et possédez une expérience significative sur un poste comparable en collectivité territoriale (3 à 5 ans).
La maîtrise de l'organisation et de la mise en œuvre d'évènements dans l'espace public (aspect juridique, sécuritaire...), de la réglementation s'appliquant aux établissements recevant du public (ERP), du fonctionnement des collectivités territoriales et de la méthodologie de projets sont attendues.
Doté/e d'un excellent relationnel, vous appréciez le travail en équipe et possédez de réelles capacités organisationnelles, d'animation et de travail sur des projets transversaux. La réactivité, la capacité à travailler dans l'urgence, à concevoir et gérer des outils de gestion et de suivi (tableaux de bord...) vous seront indispensables.
La rigueur, la fiabilité, les sens du service public, l'autonomie, la capacité à anticiper, négocier, organiser et à rendre compte, la créativité, la force de proposition et une grande disponibilité devront compléter votre profil.
La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et d'un logiciel de plan type Illustrator est également nécessaire.