284 - Assistant de direction - H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O095231101243492
Publiée le 03/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département du Val d'Oise avec 1,1 million d'habitants et 185 communes concilie dynamisme et qualité de vie.
Choisir le Département pour sa carrière, c'est intégrer une collectivité territoriale qui promeut l'innovation et la valorisation des compétences.
Choisir le Département pour sa carrière, c'est intégrer une collectivité territoriale qui promeut l'innovation et la valorisation des compétences.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
www.valdoise.fr, Pontoise (Val-d'Oise)
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
15/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction de la Culture, regroupant près de 130 agents, est organisée en 4 services :
- Le service des publics ;
- Le service des territoires ;
- Le service coordination administrative et budgétaire ;
- Les opérateurs culturels départementaux (Château d'Auvers-sur-Oise, Maison du Docteur Gachet, Musée archéologique départemental du Val d'Oise, Musée de l'Outil, Abbaye de Maubuisson et Service départemental d'archéologie).
L'assistant de direction gère l'agenda de la directrice et assure l'interface entre les différents services de la Direction, du Département, et des partenaires. Il ou elle intervient en appui dans les tâches administratives quotidiennes de la Direction, suit les dossiers et les échéances et centralise les demandes et les éléments de réponse. Il veille à la bonne organisation générale de la Direction et à la bonne diffusion des informations.
- Le service des publics ;
- Le service des territoires ;
- Le service coordination administrative et budgétaire ;
- Les opérateurs culturels départementaux (Château d'Auvers-sur-Oise, Maison du Docteur Gachet, Musée archéologique départemental du Val d'Oise, Musée de l'Outil, Abbaye de Maubuisson et Service départemental d'archéologie).
L'assistant de direction gère l'agenda de la directrice et assure l'interface entre les différents services de la Direction, du Département, et des partenaires. Il ou elle intervient en appui dans les tâches administratives quotidiennes de la Direction, suit les dossiers et les échéances et centralise les demandes et les éléments de réponse. Il veille à la bonne organisation générale de la Direction et à la bonne diffusion des informations.
Missions / conditions d'exercice
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion de l'agenda de la Directrice, organisation et planification des réunions dont celles en lien avec le Cabinet et les élus
- Prise en charge et/ou orientation des demandes et des urgences
- Suivi des échéances, du respect de la charte graphique, des process et des circuits de validation (notes, indicateurs...)
- Suivi des projets et des activités de la Direction : intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Veille quotidienne de la messagerie de la Directrice : alerte des urgences et/ou gestion de réponse, en lien avec les cheffes de service de la Direction
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus et travaux bureautiques divers
- Préparation de dossiers
- Suivi et dispatch des courriers, gestion du logiciel Elise en tant que référent de la Direction
- Veille à la circulation optimale et cohérente des parapheurs
- Référent RH pour la Direction : recueil des informations sensibles, gestion et coordination des campagnes RH (médailles, promotions, CIA...)
- Suivi de l'enveloppe formation en lien avec les services des ressources humaines
- Encadrement fonctionnel d'un agent du service de coordination budgétaire et administratif, en lien avec le chef de service
- Veille au bon fonctionnement du service : partage d'informations, des procédures et des outils, commande de fournitures, gestion de l'arrivée des nouveaux agents
- Tenue, classement et archivage des dossiers
- Mise à jour des outils partagés avec les différents services de la Direction (organigramme, dossiers One drive, tableaux, équipes Teams...)
- Gestion de l'agenda de la Directrice, organisation et planification des réunions dont celles en lien avec le Cabinet et les élus
- Prise en charge et/ou orientation des demandes et des urgences
- Suivi des échéances, du respect de la charte graphique, des process et des circuits de validation (notes, indicateurs...)
- Suivi des projets et des activités de la Direction : intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Veille quotidienne de la messagerie de la Directrice : alerte des urgences et/ou gestion de réponse, en lien avec les cheffes de service de la Direction
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus et travaux bureautiques divers
- Préparation de dossiers
- Suivi et dispatch des courriers, gestion du logiciel Elise en tant que référent de la Direction
- Veille à la circulation optimale et cohérente des parapheurs
- Référent RH pour la Direction : recueil des informations sensibles, gestion et coordination des campagnes RH (médailles, promotions, CIA...)
- Suivi de l'enveloppe formation en lien avec les services des ressources humaines
- Encadrement fonctionnel d'un agent du service de coordination budgétaire et administratif, en lien avec le chef de service
- Veille au bon fonctionnement du service : partage d'informations, des procédures et des outils, commande de fournitures, gestion de l'arrivée des nouveaux agents
- Tenue, classement et archivage des dossiers
- Mise à jour des outils partagés avec les différents services de la Direction (organigramme, dossiers One drive, tableaux, équipes Teams...)
Profils recherchés
Technique :
- Organisation et méthode
- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise des outils informatiques
- Respect des procédures administratives et des circuits de validation
- Anticipation et gestion des priorités
Relationnel :
- Réactivité, rigueur
- Polyvalence
- Travail en équipe
- Autonomie et capacité d'initiative, force de proposition
- Disponibilité et adaptabilité
- Diplomatie, discrétion professionnelle
- Sens de la confidentialité
Profil :
Vous disposez d'une expérience confirmée dans le domaine du secrétariat
- Organisation et méthode
- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise des outils informatiques
- Respect des procédures administratives et des circuits de validation
- Anticipation et gestion des priorités
Relationnel :
- Réactivité, rigueur
- Polyvalence
- Travail en équipe
- Autonomie et capacité d'initiative, force de proposition
- Disponibilité et adaptabilité
- Diplomatie, discrétion professionnelle
- Sens de la confidentialité
Profil :
Vous disposez d'une expérience confirmée dans le domaine du secrétariat
Contact et modalités de candidature
Contact
0134253131
Informations complémentaires
Si cet avis vous intéresse, merci de bien vouloir vous connecter au site www.valdoise.fr puis de déposer votre CV et votre lettre de motivation en précisant votre rémunération actuelle et vos prétentions salariales en net/mensuel/12 mois, via le lien indiqué sur l'offre d'emploi référencée 284
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.