Assistant(e) de cabinet du Maire H/F
Offre n° O095240101331240
Publiée le 03/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville d'Herblay-sur-seine, département du Val d'Oise compte 31 970 habitants.
Pour accéder à la ville d'Herblay-sur-seine :
Par le train ; à 30 minutes de Paris la gare Saint-Lazare Mantes-la-Jolie
Par la route : direction Cergy-Pontoise, Herblay Centre.
Pour accéder à la ville d'Herblay-sur-seine :
Par le train ; à 30 minutes de Paris la gare Saint-Lazare Mantes-la-Jolie
Par la route : direction Cergy-Pontoise, Herblay Centre.
Lieu de travail
HERBLAY
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
02/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Placée sous la responsabilité directe du Directeur de cabinet, vous assurez les missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
- Accueil téléphonique et physique : renseigner le public, identifier ses attentes et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Gestion des agendas du Maire, du Directeur de cabinet et des élus : planifier, organiser et préparer les rendez-vous à l'aide de fonds de dossier.
- Suivi des rendez-vous avec les administrés : enregistrement, transmission et suivi du traitement des requêtes déposées.
- Réception, traitement et transmission des courriels reçus sur les adresses génériques de contact de la mairie et du cabinet.
- Rédaction de courriers, compte rendus de réunion et notes synthétiques d'informations.
- Contribution à la gestion comptable : édition de bons de commande et suivi de la facturation.
- Organisation des circuits de coordination, de décision et de validation.
Suivi du protocole et des manifestations
- Centralisation, traitement et partage des informations sur les manifestations organisées par les services et associations de la ville.
- Organisation et participation des commémorations officielles et autres manifestations, en partenariat avec la Direction Manifestations : coordination des services et prestataires concernés, suivi de la diffusion de l'information et de l'envoi des invitations.
- Mise à jour des fichiers protocolaires et création de fichiers ciblés pour l'envoi des invitations officielles
- Organisation des Noces célébrées par Monsieur le Maire
- Gestion des agendas du Maire, du Directeur de cabinet et des élus : planifier, organiser et préparer les rendez-vous à l'aide de fonds de dossier.
- Suivi des rendez-vous avec les administrés : enregistrement, transmission et suivi du traitement des requêtes déposées.
- Réception, traitement et transmission des courriels reçus sur les adresses génériques de contact de la mairie et du cabinet.
- Rédaction de courriers, compte rendus de réunion et notes synthétiques d'informations.
- Contribution à la gestion comptable : édition de bons de commande et suivi de la facturation.
- Organisation des circuits de coordination, de décision et de validation.
Suivi du protocole et des manifestations
- Centralisation, traitement et partage des informations sur les manifestations organisées par les services et associations de la ville.
- Organisation et participation des commémorations officielles et autres manifestations, en partenariat avec la Direction Manifestations : coordination des services et prestataires concernés, suivi de la diffusion de l'information et de l'envoi des invitations.
- Mise à jour des fichiers protocolaires et création de fichiers ciblés pour l'envoi des invitations officielles
- Organisation des Noces célébrées par Monsieur le Maire
Profils recherchés
Maîtrise de l'orthographe et qualités rédactionnelles attendues.
Maîtrise de l'outil informatique (word, excel, powerpoint, outlook).
Connaissance attendue du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement territorial.
Qualité d'élocution et de présentation.
Permis B utile.
LES SPECIFICITES DU POSTE :
Respect des obligations, de discrétion et de confidentialité.
Qualités relationnelles confirmées.
Rigueur et organisation.
Dynamisme et esprit d'équipe.
Réactivité et adaptabilité.
Gestion du temps et des urgences.
Autonomie.
Grande disponibilité en soirée et week-ends.
Maîtrise de l'outil informatique (word, excel, powerpoint, outlook).
Connaissance attendue du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement territorial.
Qualité d'élocution et de présentation.
Permis B utile.
LES SPECIFICITES DU POSTE :
Respect des obligations, de discrétion et de confidentialité.
Qualités relationnelles confirmées.
Rigueur et organisation.
Dynamisme et esprit d'équipe.
Réactivité et adaptabilité.
Gestion du temps et des urgences.
Autonomie.
Grande disponibilité en soirée et week-ends.
Contact
Contact
0130404700
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
43 rue du Général de Gaulle
95220 HERBLAY-SUR-SEINE
ressourceshumaines@herblay.fr
Monsieur le Maire
43 rue du Général de Gaulle
95220 HERBLAY-SUR-SEINE
ressourceshumaines@herblay.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.