Placé(e) sous l'autorité de la cheffe du service des actes administratifs et des Assemblées, vous êtes chargé(e) d'assurer les missions suivantes :

* Secrétariat du service : Assurer l'accueil téléphonique et physique, filtrage et orientation des communications téléphoniques, tri du courrier, préparation des notes et courriers, classement,

Sous la conduite du responsable des actes administratifs et des Assemblées :

* Participation à l'organisation et au suivi des séances du Conseil municipal et des réunions préparatoires (bureau municipal, réunions de la majorité),
* Centralisation des dossiers préparés par les services et validés par les élus de secteur et la direction générale,
* Préparation des rapports soumis à l'examen des élus,
* Préparation logistique des réunions : réservation de la salle, et information des services intervenants (gardien de l'hôtel de ville, reprographie, police municipale, communication etc),
* Préparation des délibérations du conseil municipal et suivi de leur acheminement (signature, transmission en sous-préfecture et retour aux services; information des autres services concernés),
* Assistance au Conseil municipal,
* Rédiger les procès-verbaux du Conseil municipal en assurant sa retranscription,
* Suivi de la dématérialisation des procédures et pratiques liées au Conseil Municipal,
* Organisation et convocation de la Commission Consultative des Services Publics Locaux,
* Suivi des décisions du maire et des arrêtés,
* Tenue des registres des délibérations, des arrêtés et des décisions du maire,
* Gestion des actes dématérialisés,
* Transcription des séances du Conseil Municipal : prise de note intégrale en temps réel ou différé des séances Conseil Municipal, présentation d'un procès-verbal synthétique, pertinent et fidèle des débats du Conseil Municipal, production d'un document conforme aux standards de présentation et de structuration de l'écrit : pagination, police, mise en page, dialogues,

Sous la conduite du directeur des affaires juridiques :

* Passation, exécution et modification des marchés d'assurance dommages aux biens, responsabilité civile, flotte automobile, autos collaborateurs, tous risques expositions, protection juridique, dommage ouvrages, tous risques chantiers,
* Déclaration et gestion des sinistres liés aux contrats faisant l'objet d'un marché,


* Déclaration et Gestion des sinistres hors contrats ou/et hors franchises,
Procédure de recours contre les tiers et les assureurs en cas de dommages causés aux biens de la collectivité,
* Correspondances avec les compagnies, les courtiers, les cabinets d'expertise, etc., avec les victimes, les services et les élus,
* Règlement des primes,
* Participation aux expertises amiables ou/et judiciaire,
* Mise en place des besoins d'assurances ponctuels exprimés par les services,
* Mise en place et suivi des dossiers de demande de reconnaissance de catastrophe naturelle,
* Mise en place des dossiers de protection fonctionnelle.

* Suivi du budget : Elaboration des bons de commande, règlement des factures, suivi des dépenses et des recettes

Spécificité du poste : Disponibilité exigée en fonction des besoins du service (horaires variables, conseils municipaux...),

Compétences requises

* L'organigramme de la collectivité et les activités des services,
* Le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités,
* L'environnement territorial et les partenaires institutionnels,
* Le fonctionnement du contrôle de légalité,
* Les circuits et procédures administratives,
* Les règles de l'expression orale et écrite,
* Les notions d'organisation, de gestion du temps et de planification,
* Les techniques d'élaboration de tableau de bord et outils de planification et de suivi,
* Les techniques d'écoute et de régulation,
* Les techniques de communication à destination de différents types d'interlocuteurs,
* Les techniques de classement et d'archivage,
* Maîtrise de la bureautique, d'Internet.

Diplôme ou formation requis :
Diplôme de niveau 4 (BAC) ou 5 (BAC +2).