La commune de Saint-Prix, « Ville jardin » au cœur de la forêt de Montmorency et membre de la Communauté d’Agglomération Plaine Vallée, recrute un Assistant du Maire et du Directeur Général des Services (h/f) au sein de la Direction Générale, par voie de mutation, détachement et éventuellement par voie contractuelle.

L’assistant (h/f) apporte une aide permanente au Maire et au Directeur Général des Services en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers. À ce titre, il est notamment chargé :
√ de l’organisation permanente de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des Services
- Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire et du Directeur Général des Services,
- Organiser les déplacements du Maire et du Directeur Général des Services,
- Établir une relation de confiance avec le Maire et le Directeur Général des Services,
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Relais d’informations descendants et ascendants auprès de la Direction et des services.

√ de l’accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

√ du service des assemblées
- Établir les rétroplannings des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal, commissions…),
- Rédiger les ordres du jour du conseil municipal et du bureau municipal en concertation avec le Maire ou le Directeur Général des Services,
- Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l’ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la Direction Générale,
- Rédiger les convocations des conseils municipaux,
- Respecter les délais de transmissions des convocations et documents avant la réunion,
- Rédiger les notes explicatives de synthèse,
- Établir les dossiers des conseils municipaux, transmission des dossiers destinés aux élus,
- Participation systématique aux conseils municipaux,
- Rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus des conseils municipaux,
- Affichage du procès verbal et diffusion des délibérations du conseil municipal et des décisions du Maire,
- Gestion de la dématérialisation des délibérations, des décisions du Maire et des documents annexes (de la préparation à la transmission au contrôle de légalité).
- Tenue et classement des registres des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés).

√ de l’organisation et de la planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Maire et/ou le Directeur Général des Services (bureau municipal, réunion de services),
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion,
- Prendre des notes lors des réunions de services et rédiger les comptes rendus.

√ de la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.

√ de la gestion du courrier
- Enregistrement et répartition du courrier arrivé, courriels et invitations,
- Transmission du courrier arrivé aux services.

√ de la gestion de dossiers administratifs
- Rédaction des courriers,
- Recherche d’informations pour le montage des dossiers,
- Vérification des informations, notamment réglementaires,
- Mise en forme et présentation des dossiers,
- Suivi des dossiers administratifs.

√ de la gestion des parapheurs de courriers soumis aux élus et au Maire
- Vérification de la procédure de transmission et de la présentation correcte des documents,
- Recueil du visa du DGS préalable à la signature du Maire et des élus.

Compétences professionnelles requises pour le poste :
- Maîtrise d’outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, outils de planification et de la messagerie électronique OUTLOOK).
- Maîtrise des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication.
- Maîtrise parfaite des règles de l'expression orale et écrite de qualité.
- Maîtrise parfaite des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Élaboration de tableaux de bord et outils de planification et suivi.
- Maîtrise de techniques de secrétariat (prise de notes,...).
- Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu.
- Connaissance requise du fonctionnement de la collectivité territoriale et des services.
- Expérience professionnelle au sein d’un secrétariat de Direction indispensable.

Compétences comportementales requises pour le poste :
- Capacités relationnelles et de communication.
- Capacité d’organisation du temps de travail et de gestion des priorités et des imprévus.
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
- Autonomie, réactivité,
- Qualité des relations humaines et volonté de travailler en équipe.
- Très forte disponibilité et sens du service public.
- Esprit d’initiative, force de proposition.
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l’obligation de réserve.
- Loyauté.
- Bonne présentation.

Formation :
− Diplôme spécialisé dans le domaine de la bureautique, du secrétariat de direction ou justifier d'une expérience et de compétences équivalentes.