3810 - Assistant de direction
Offre n° O095240419000875
Publiée le 19/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département du Val d'Oise avec 1,1 million d'habitants et 185 communes concilie dynamisme et qualité de vie.
Choisir le Département pour sa carrière, c'est intégrer une collectivité territoriale qui promeut l'innovation et la valorisation des compétences.
Choisir le Département pour sa carrière, c'est intégrer une collectivité territoriale qui promeut l'innovation et la valorisation des compétences.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CERGY PONTOISE CEDEX
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
31/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L’assistant de Direction est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente à la Directrice et à son adjointe en matière d’organisation professionnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que les assistants polyvalents de la direction auprès des chefs de service et responsables de pôles de la direction.
Missions / conditions d'exercice
Organiser la vie professionnelle de la Directrice et de son adjointe
• Gérer l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
• Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle)
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
• Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
• Constituer des dossiers en amont de réunions
Assurer l’accueil téléphonique et physique
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
• Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas,…) selon la charte du Département
• Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires.
• Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
• Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique)
Contribuer à la gestion collective des agents de la Direction
• Assurer le lien avec la DRH : suivi des arrêts maladie, CET, fiches d’évaluation, fiches de stagiairisation, anomalies compteurs Gestor, grèves, médailles du travail…
• Assurer le lien avec la DSI : suivi des entrées et sorties du matériel informatique, suivi des demandes Pythéas.
• Mettre à jour les tableaux de la Direction : contacts, congés
• Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait …)
Suivre les projets et activités transversales de la Direction
• Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier
• Suivre quotidiennement la boite mail générique de la Direction
• Gérer les demandes diverses (besoin en fournitures administratives, renseignements...)
• Effectuer la centralisation des indicateurs mensuels et les transmettre au DGA
• Gérer les demandes de réservation de salles
• Mettre à jour les pages intranet de la Direction (organigramme, coordonnées, publication de brèves...)
• Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
• Mettre à jour les procédures des assistants
• Gérer l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
• Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle)
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
• Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
• Constituer des dossiers en amont de réunions
Assurer l’accueil téléphonique et physique
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
• Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas,…) selon la charte du Département
• Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires.
• Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
• Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique)
Contribuer à la gestion collective des agents de la Direction
• Assurer le lien avec la DRH : suivi des arrêts maladie, CET, fiches d’évaluation, fiches de stagiairisation, anomalies compteurs Gestor, grèves, médailles du travail…
• Assurer le lien avec la DSI : suivi des entrées et sorties du matériel informatique, suivi des demandes Pythéas.
• Mettre à jour les tableaux de la Direction : contacts, congés
• Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait …)
Suivre les projets et activités transversales de la Direction
• Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier
• Suivre quotidiennement la boite mail générique de la Direction
• Gérer les demandes diverses (besoin en fournitures administratives, renseignements...)
• Effectuer la centralisation des indicateurs mensuels et les transmettre au DGA
• Gérer les demandes de réservation de salles
• Mettre à jour les pages intranet de la Direction (organigramme, coordonnées, publication de brèves...)
• Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
• Mettre à jour les procédures des assistants
Profils recherchés
Technique :
- Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire)
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT,…)
- Maîtriser les techniques d’organisation et de gestion du temps
- Créer des outils de pilotage et de suivi de l’activité
- Anticiper les demandes
Relationnel :
- Sens de l’organisation
- Dynamisme et prise d’initiative
- Capacité à gérer les urgences
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Bon relationnel
Connaissances :
- L’organisation de la collectivité
- Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
- Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
- Parapheur électronique iXbus
Niveau de formation générale ou titre professionnel requis :
Niveau Bac à Bac +2
- Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire)
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT,…)
- Maîtriser les techniques d’organisation et de gestion du temps
- Créer des outils de pilotage et de suivi de l’activité
- Anticiper les demandes
Relationnel :
- Sens de l’organisation
- Dynamisme et prise d’initiative
- Capacité à gérer les urgences
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Bon relationnel
Connaissances :
- L’organisation de la collectivité
- Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
- Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
- Parapheur électronique iXbus
Niveau de formation générale ou titre professionnel requis :
Niveau Bac à Bac +2
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Si cet avis vous intéresse, merci de bien vouloir déposer votre CV et votre lettre de motivation, via le lien indiqué sur l’offre d’emploi référencée 3810, en précisant votre rémunération actuelle et vos prétentions salariales dans votre lettre de motivation.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.