ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Offre n° O095240621000034
Publiée le 21/06/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
Communauté d'Agglomération de Cergy Pontoise
Hôtel de l'Agglomération
95027 CERGY PONTOISE CEDEX
La Communauté d'agglomération de Cergy-Pontoise (13 communes, 216 000 habitants) pilote le développement d'un territoire en pleine expansion. Cergy-Pontoise est desservie par un réseau de transport performant qui vous lie à Paris en 30 minutes.
Lieu de travail
CERGY PONTOISE CEDEX
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
20/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice Mobilité et Espaces Publics, vous assurez les missions d’assistance et de gestion administrative de la Direction (la directrice et les deux services qui la compose).
Missions / conditions d'exercice
Assure l’organisation administrative de la Direction
- Traitement du courrier « arrivé » et « départ » de la direction (réception, enregistrement sur le logiciel courrier, diffusion, suivi, classement, archivage)
- Veille sur le respect des délais de réponse aux courriers
- Accueil physique et téléphonique
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers
- Enregistrement et suivi des parapheurs (relecture, mise en parapheur, vérification de la complétude des données, veille à la poursuite des visas)
- Suivi du calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances décisionnelles : Bureaux et Conseils
- Relai et et veille de la bonne mise en œuvre des consignes de la direction en terme classement et bonnes pratiques de la nomination
- Diffusion des informations internes et externe
- Gestion des fournitures
- Accompagnement logistique des membres de l’équipe (signalement des dysfonctionnement ou besoins matériels, informatiques…)
- Diffusion des journaux et magazines de la direction
- Préparation, accueil et mise à jour des documents pour nouvel arrivant (organigramme, liste élus etc.)


Assiste le Directeur et les services
Organisation de l’agenda et prises de rendez-vous en fonction des priorités fixées par la directrice et les chefs de services
- Gestion matérielle des réunions (agenda, ordre du jour, réservation de salle, compte rendus, …) :
 Réunions de direction et de service
 Séances de travail avec les élus
 Réunions de coordination internes
- Interface entre la directrice et les autres directions et les services ressources
- Organisation les déplacements de la directrice
- Rendre régulièrement compte de son activité et mise en place des outils de suivis de l’activité en lien avec la Directrice
- Appui à la gestion administrative des services, aide réactionnelle
- Prise de notes, établissement des comptes-rendus
- Préparation de dossiers spécifiques (recherche et vérification d’informations, photocopie, mise en forme, diffusion et classement)
- Intégration des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Elaboration et renseignement des tableaux de suivi des activités du service/direction (tableau de bord, reporting, indicateur …)
- Respect des procédures de la CACP (charte logo, courriers, demande de rdv élu, …)
- Assister la Directrice dans sa relation avec les VP en charge des mobilités et du domaine routier et dans l’organisation et le suivi des Comités de Liaison Intercommunale sur les Mobilités (CLIM)
 Suivi de la boite mails mobilités (dédiée aux élus du CLIM)
 Organisation des CLIM : envoi des invitations et comptes-rendus en lien avec l’assistante de Cabinet, alimentation du sharepoint dédié
 Assistanat de la Directrice ou de la cheffe de service Mobilité dans la préparation et le contenu des supports des CLIM


Participation aux réseaux collaboratifs des assistantes
- Relais d’information de la direction auprès de l’assistante de la DGA
- Participation aux réunions des assistantes de la même DGA
- Participation aux réunions d’assistantes de direction pilotées par l’assistante de la DGS
- Participation au séminaire de Direction
Profils recherchés
Vous êtes titulaire d’un DUT ou d’un BTS en assistanat de Direction ou formation en gestion administrative




Connaissances

Bureautique (Word, Excel, Internet, PowerPoint, …)
Comptabilité des Collectivités Locales
Marchés Publics
Environnement territorial

Qualités

Organisationnelles
Relationnelles
Rédactionnelles
Esprit de synthèse, rigueur
Esprit d’équipe, dynamisme
Capacité à travailler en équipe, partage des connaissances, capacité d’adaptation au changement
Discrétion et respect de la confidentialité

Contact

Contact
0134414243
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à l'adresse suivante : recrutement@cergypontoise.fr sous la référence : ADMEP/MP/2024

Pour davantage de renseignement, vous pouvez contacter
Monsieur le Président
Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise
Hôtel d'Agglomération
Parvis de la Préfecture - CS 80309
95027 CERGY PONTOISE CEDEX
Dans le cadre de sa politique de recrutement, la Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise lutte contre toutes les formes de discrimination et reconnaît tous les talents.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.