assistante administrative

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Offre n° O095250303000387
Publiée le 03/03/2025

Synthèse de l'offre

Employeur
Mairie d'ENGHIEN-LES-BAINS
12 250 habitants-Station thermale et touristique (lac de 43 Ha)
Surclassée de 20 000 à 40 000 habitants
Lieu de travail
57 rue du Général de Gaulle, Enghien-les-Bains (Val-d'Oise (95))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Affaires juridiques > Modes de gestion et commande publique
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Instructeur ou instructrice gestionnaire des marchés publics
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire relative aux cadres d’emplois des adjoints administratifs territoriaux selon le profil, régime indemnitaire mensuel, prime liée à l’entretien professionnel, carte tickets restaurants, CNAS, participation à la prévoyance. Pas de t
Descriptif de l'emploi
L’Assistante Administrative intervient en soutien de la Direction de l’Achat Public pour l’ensemble des tâches administratives de l’activité de la Direction tant sur le volet « Marchés Publics » que de « l’Entretien du Patrimoine »
Activités principales

Mission 1 : Suivi du budget, des bons de commande et de la facturation de la direction
 Demande de devis, saisie et suivi des bons de commande (mise en signature, envoi au prestataire),
 Suivi et gestion des livraisons (reliquat, erreur…),
 Suivi des factures,
 Suivi des balances budgétaires,
 Saisie annuelle des budgets,
 Gestion des fournitures de bureau


Mission 2 : Suivi administratif des procédures en collaboration avec les gestionnaires marchés
 Rédaction des lettres de rejet, décision, notification et suivi du circuit de signatures,
 Echanges avec les candidats retenus/évincés via la messagerie sécurisée,
 Tenu du tableau de planification et du registre,
 Numérisation des pièces contractuelles et dépôt dans les dossiers partagés,
 Rédaction et mise en ligne des avis d’appel public à la concurrence et des avis d’attribution,
 Réservation de salle et rédaction des PV de Commission d’Appel d’Offres,
 Rédaction et envoi des convocations des membres de la Commission d’Appel d’Offres,
 Vérification de la conformité des formules de révisions des prix aux clauses du marché,
 Organisation et suivi des contrôles qualité du nettoyage des bâtiments
 Enregistrement du marché dans le logiciel financier (Ciril),

Mission 3 : Organisation du service
 Prendre en charge l’organisation logistique des réunions de service,
 Répondre aux appels téléphoniques et noter les messages en cas d’absence des collègues,
 Gestion du stock et de la distribution du papier blanc/enveloppes auprès des services,
 Gestion des stocks de consommables sanitaires en collaboration avec le chef d’équipe,

Mission 4 : Suivi des sinistres et dossiers assurances
 Déclaration des sinistres et suivi de l’instruction des dossiers (collecte d’éléments techniques, devis, factures… auprès des services concernés)
Missions / conditions d'exercice
Activités principales

Mission 1 : Suivi du budget, des bons de commande et de la facturation de la direction
 Demande de devis, saisie et suivi des bons de commande (mise en signature, envoi au prestataire),
 Suivi et gestion des livraisons (reliquat, erreur…),
 Suivi des factures,
 Suivi des balances budgétaires,
 Saisie annuelle des budgets,
 Gestion des fournitures de bureau


Mission 2 : Suivi administratif des procédures en collaboration avec les gestionnaires marchés
 Rédaction des lettres de rejet, décision, notification et suivi du circuit de signatures,
 Echanges avec les candidats retenus/évincés via la messagerie sécurisée,
 Tenu du tableau de planification et du registre,
 Numérisation des pièces contractuelles et dépôt dans les dossiers partagés,
 Rédaction et mise en ligne des avis d’appel public à la concurrence et des avis d’attribution,
 Réservation de salle et rédaction des PV de Commission d’Appel d’Offres,
 Rédaction et envoi des convocations des membres de la Commission d’Appel d’Offres,
 Vérification de la conformité des formules de révisions des prix aux clauses du marché,
 Organisation et suivi des contrôles qualité du nettoyage des bâtiments
 Enregistrement du marché dans le logiciel financier (Ciril),

Mission 3 : Organisation du service
 Prendre en charge l’organisation logistique des réunions de service,
 Répondre aux appels téléphoniques et noter les messages en cas d’absence des collègues,
 Gestion du stock et de la distribution du papier blanc/enveloppes auprès des services,
 Gestion des stocks de consommables sanitaires en collaboration avec le chef d’équipe,

Mission 4 : Suivi des sinistres et dossiers assurances
 Déclaration des sinistres et suivi de l’instruction des dossiers (collecte d’éléments techniques, devis, factures… auprès des services concernés)
Profils recherchés
connaissances des marchés publics
qualités de discrétion professionnelle
esprit d'équipe
connaissances du fonctionnement d'une collectivité territoriale
qualités rédactionnelles, et maîtrise des outils bureautiques
PAS DE TELETRAVAIL

Contact et modalités de candidature

Contact
0134284545
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
uniquement à l'adresse mail : rh@enghien95.fr
Adresse de l'employeur
Mairie d'ENGHIEN-LES-BAINS
>57 rue du Général de Gaulle
95880 ENGHIEN LES BAINS

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.