Chargé(e) de Mission Appui au Pilotage

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Offre n° O971230601092823
Publiée le 27/06/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
Lieu de travail
Saint-Martin
Poste à pourvoir le
01/09/2023
Date limite de candidature
01/08/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Pilotage > Organisation, contrôle de gestion, évaluation
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché hors classe
Attaché principal
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre de sa stratégie de développement et de conduite de ses politiques publiques, la Collectivité a créé par délibération du conseil territorial du 21 Mars 2023 l'Institut Territorial des Statistiques et des Etudes Economiques, l'ITSEE.

L'ITSEE est un EPA placé sous l'autorité de son Conseil d'Administration et de son Président.
L'équipe de Direction applique les orientations de la gouvernance de l'Institut.

Afin de mener à bien l'ensemble de ses missions, l'ITSEE recherche un(e) Chargé(e) de Mission Appui au pilotage.
Missions / conditions d'exercice
Placé sous l'autorité du Secrétaire Général, vous mettrez en œuvre vos compétences pour apporter un appui permanent en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers. Soucieux(se) de la qualité du service public et de l'image de l'ITSEE, vous assurerez l'interface entre l'équipe de Direction et le Conseil d'Administration ainsi que la Collectivité, la CCISM et toute autre institution publique locale ou d'état.

Direction :
* Participation :
o à la définition des orientations financières et stratégiques et à leur mise en œuvre ;
o à l'amélioration de la performance de l'établissement par la mise en place de procédures administratives performantes et sécurisées ;
* Analyses documentaires et/ou juridiques
* Création, exploitation et mise à jour de tableaux de bord et de bases de données
* Planification des réunions de la Direction Générale et organisation matérielle ;
* Suivi du calendrier des principales échéances de l'activité de la Direction Générale des services
* Rédaction de courriers, notes de services, documents administratifs et comptes-rendus, saisie et mise en forme de documents, prise de notes, préparation des dossiers ...
* Gestion des parapheurs et du courrier sortant ;
* Gestion des appels, des agendas des membres de la Direction, réponses de 1er niveau aux interlocuteurs et réorientation au besoin.

Instances de gouvernance (C.A., Conseil Scientifique etc.) :
* Gestion du planning institutionnel
* Centralisation et contrôle des notes et rapports élaborés par les services, transmission au directeur pour validation, mise en page des documents et élaboration des supports de présentation
* Élaboration des ordres du jour et envoi aux élus avec les convocations et la documentation de référence
* Préparation logistique des réunions
* Assistance à la rédaction des actes issus des instances (comptes-rendus, procès-verbal, délibérations et lien avec le contrôle de légalité) et transmission aux élus ainsi qu'aux services

Moyens généraux :
* Gestion de la bureautique, suivi des stocks et des, besoins ;
* Participation à la mise en œuvre et au suivi des procédures de marchés publics :
* Assistance dans l'élaboration de toutes les pièces administratives du dossier de consultation
* Saisie des marchés (publication, avis d'attribution...)
* Suivi des procédures de consultation, réponses aux candidats
* Appui dans la rédaction des rapports des analyses des offres
* Rédaction des courriers et des convocations nécessaires au déroulement de chaque procédure ainsi que tout autre acte administratif,
* Préparation les dossiers des commissions (commission d'appel d'offre etc.)

Communication et archives :

* Application de la stratégie de communication : proposition et identification de supports pertinents ;
* Harmonisation des supports internes, coordination des communications de l'Institut en lien avec les services, actualisation du site internet, développement de la communication interne et externe...
* Gestion de la circulation et de la diffusion des informations internes et externes
* Tri, élimination ou versement aux archives des documents papiers, électroniques, numériques


Profils recherchés
* Droit public et commande publique ;
* Capacité à l'innovation ;
* Savoir réaliser un plan d'action et travailler dans l'urgence ;
* Connaissance de l'organisation des collectivités territoriales ultramarines, des procédures juridiques et administratives liées à la fonction ;
* Pratique confirmée des écrits professionnels (courriers, notes, rapports, communications écrites...) et des techniques de secrétariat (publipostages, mailings, fichiers de données, classement, archivage...)
* Très bonne pratique des outils informatiques, bureautiques et collaboratifs (pack office, drive, plateforme de dématérialisation...).
* Identification des besoins des services, réactivité
* Établissement et suivi d'un plan de charges,
* Relation avec les prestataires (cabinet comptable, assistance juridique etc.)
* Mise en œuvre et coordination opérationnelle des projets des services,

Contact

Contact
0690519231
Informations complémentaires
CV et Lettre de motivation

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.