CHARGE(E ) D'ACCUEIL/ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) P 491
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O971231101252113
Publiée le 13/11/2023
Synthèse de l'offre
Située au nord de la mer des Caraïbes, à plus de 7 000 kilomètres de la métropole et à 250 kilomètres de la Guadeloupe, l'île de Saint-Martin présente la caractéristique d'être divisée depuis 1648 entre deux États : les Pays-Bas et la France. La partie française compte environ 36 000 habitants et s étend sur 56 km².
Saint-Martin est une Collectivité d'Outre-mer régie par l'article 74 de la Constitution. Elle fut une commune de la Guadeloupe jusqu en 2007, année de la promulgation de la loi organique n°2007-223 du 21 février 2007 portant dispositions statutaires et institutionnelles relatives à l'outre-mer. Territoire européen à part entière en tant que région ultrapériphérique (RUP), elle exerce les compétences des communes, des départements, des régions et certaines prérogatives de l'Etat.
Saint-Martin est une Collectivité d'Outre-mer régie par l'article 74 de la Constitution. Elle fut une commune de la Guadeloupe jusqu en 2007, année de la promulgation de la loi organique n°2007-223 du 21 février 2007 portant dispositions statutaires et institutionnelles relatives à l'outre-mer. Territoire européen à part entière en tant que région ultrapériphérique (RUP), elle exerce les compétences des communes, des départements, des régions et certaines prérogatives de l'Etat.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Lettre de Motivation +CV, Saint-Martin (Saint-Martin)
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
18/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Raison d'être du poste : En l'absence d'assistant (e) de direction et pour une meilleure organisation au sein de la direction, le poste chargé d'accueil/'assistant administratif permettra de pallier un manquement au niveau de l'exécution des tâches administratives. L'assistante administrative placée sous l'autorité hiérarchique de la directrice apportera un soutien logistique à la direction et l'ensemble des chefs de service au plan du suivi des dossiers et des procédures administratives.
Missions / conditions d'exercice
1- Assurer l'exécution d'un ou de plusieurs dossiers au plan administratif * Se charge du suivi d'un ou de plusieurs dossiers administratifs (commande de fournitures, congés des agents)
* Assure le montage et le suivi des dossiers
* Assure des missions d'intendance ou de logistique (commande, livraisons et suivi des stocks de fournitures de bureau)
2- Assurer le secrétariat général de la direction * Assure l'accueil du physique des publics, des partenaires
* Réceptionne les appels téléphoniques internes et externes
* Réceptionne, enregistre et diffuse les courriers et courriels
* Rédige et prépare les envois de parapheurs, courriers, conventions et formulaires administratifs
* Assure le suivi des congés et des absences (arrêt de maladie....) et assure la mise à jour régulière du fichier/tableau
* Se charge du tri, du classement et de l'archivage
* Gère les rendez-vous
* Diffuse en interne les informations utiles au service
3- Préparer les réunions, les commissions et assister à la préparation/organisation des manifestations ou évènements
* Se charges de la réservation de salle pour les réunions
* Organise la logistique de réunions, manifestations ou évènements
* Prépare la fiche de présence, les documents, les convocations
* Prépare la salle pour les réunions, les commissions
* Participe à la prise de note et au compte rendu des réunions
* Diffuse les comptes rendus
Les relations au travail:
Hiérarchiques (avec vos supérieurs ou vos subordonnés)
- Relation permanente avec la Directrice
Avec les autres services
- Avec l'extérieur (exemples : associations, fournisseurs, communes, administrations, usagers ...)
- Relation suivie avec les services de la direction
- Relation suivie avec la référente Rh de la délégation
- Relation suivie avec les autres directions et services de la Collectivité (Direction des affaires financières, direction des affaires juridiques, les services de assemblées, services techniques, Direction de la communication, service environnement...)
- Relation suivie les partenaires institutionnels (office du tourisme
- Relation suivie avec les associations culturelles, les autres acteurs culturels
- Relation occasionnelle avec les prestataires des services bénéficiaires de la Collectivité
- Relation avec le public
* Assure le montage et le suivi des dossiers
* Assure des missions d'intendance ou de logistique (commande, livraisons et suivi des stocks de fournitures de bureau)
2- Assurer le secrétariat général de la direction * Assure l'accueil du physique des publics, des partenaires
* Réceptionne les appels téléphoniques internes et externes
* Réceptionne, enregistre et diffuse les courriers et courriels
* Rédige et prépare les envois de parapheurs, courriers, conventions et formulaires administratifs
* Assure le suivi des congés et des absences (arrêt de maladie....) et assure la mise à jour régulière du fichier/tableau
* Se charge du tri, du classement et de l'archivage
* Gère les rendez-vous
* Diffuse en interne les informations utiles au service
3- Préparer les réunions, les commissions et assister à la préparation/organisation des manifestations ou évènements
* Se charges de la réservation de salle pour les réunions
* Organise la logistique de réunions, manifestations ou évènements
* Prépare la fiche de présence, les documents, les convocations
* Prépare la salle pour les réunions, les commissions
* Participe à la prise de note et au compte rendu des réunions
* Diffuse les comptes rendus
Les relations au travail:
Hiérarchiques (avec vos supérieurs ou vos subordonnés)
- Relation permanente avec la Directrice
Avec les autres services
- Avec l'extérieur (exemples : associations, fournisseurs, communes, administrations, usagers ...)
- Relation suivie avec les services de la direction
- Relation suivie avec la référente Rh de la délégation
- Relation suivie avec les autres directions et services de la Collectivité (Direction des affaires financières, direction des affaires juridiques, les services de assemblées, services techniques, Direction de la communication, service environnement...)
- Relation suivie les partenaires institutionnels (office du tourisme
- Relation suivie avec les associations culturelles, les autres acteurs culturels
- Relation occasionnelle avec les prestataires des services bénéficiaires de la Collectivité
- Relation avec le public
Profils recherchés
Savoir et connaissance Savoir-faire Savoir-être
Connaissance de l'environnement territorial sera appréciée
Règlement intérieur de la Collectivité
Connaissance des outils informatiques, la bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, etc...)
Maitriser les outils nécessaires à rendre une organisation efficiente (classement, archivage, conservation des informations, gestion des mails)
Assemblage et mise en forme de documents
Faire preuve d'initiatives, d'autonomie et de créativité
Avoir le sens de l'organisation et être force de propositions dans la création d'outils
Connaissance du fonctionnement des circuits financiers de la Collectivité, des procédures de marchés publics
Très bonne capacité rédactionnelle et de synthèse indispensable
Capacité à maîtriser et appliquer des procédures administratives et financières strictes
Communiquer des informations orales et écrites
Goût pour le travail en équipe
Organisé
Autonome
Très bonne qualité relationnelle, sens de l'écoute et d'échange
Rigoureux
Faire preuve d'adaptation en cas d'activité ponctuelle intense liée à des demandes institutionnelles dans des délais contraints
Connaissance de l'environnement territorial sera appréciée
Règlement intérieur de la Collectivité
Connaissance des outils informatiques, la bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, etc...)
Maitriser les outils nécessaires à rendre une organisation efficiente (classement, archivage, conservation des informations, gestion des mails)
Assemblage et mise en forme de documents
Faire preuve d'initiatives, d'autonomie et de créativité
Avoir le sens de l'organisation et être force de propositions dans la création d'outils
Connaissance du fonctionnement des circuits financiers de la Collectivité, des procédures de marchés publics
Très bonne capacité rédactionnelle et de synthèse indispensable
Capacité à maîtriser et appliquer des procédures administratives et financières strictes
Communiquer des informations orales et écrites
Goût pour le travail en équipe
Organisé
Autonome
Très bonne qualité relationnelle, sens de l'écoute et d'échange
Rigoureux
Faire preuve d'adaptation en cas d'activité ponctuelle intense liée à des demandes institutionnelles dans des délais contraints
Contact et modalités de candidature
Contact
0590875004
Informations complémentaires
Lettre de Motivation +CV
recrutement@com-saint-martin.fr
recrutement@com-saint-martin.fr
Adresse de l'employeur
Collectivité de Saint Martin COM Antilles Françaises
>Rue de l'hôtel de la collectivité - bp 374. marigot
97150 Saint-Martin
>Rue de l'hôtel de la collectivité - bp 374. marigot
97150 Saint-Martin
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.