Assistante de Direction
Offre n° O971250912001217
Publiée le 12/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Childéric Trinqueur rue de la République, Baie-Mahault (Guadeloupe)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
17/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Agent de maîtrise
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions Principales:
-Assurer la gestion administrative de la direction des systèmes d’information en liaison avec la Direction des Finances, la Direction de la commande publique et la Direction des ressources humaines.
- Assurer l’Accueil téléphonique et physique
Spécificités du Poste
Travail en bureau
Déplacements en véhicule sur tout le territoire communal.
Horaires réguliers avec des dépassements d’horaires en fonction des besoins du service opérations
Eligible au télé travail
Formations à prévoir dans le cadre du plan pluriannuel de formation
-Assurer la gestion administrative de la direction des systèmes d’information en liaison avec la Direction des Finances, la Direction de la commande publique et la Direction des ressources humaines.
- Assurer l’Accueil téléphonique et physique
Spécificités du Poste
Travail en bureau
Déplacements en véhicule sur tout le territoire communal.
Horaires réguliers avec des dépassements d’horaires en fonction des besoins du service opérations
Eligible au télé travail
Formations à prévoir dans le cadre du plan pluriannuel de formation
Missions / conditions d'exercice
Principales Attributions:
Principales attributions et activités :
- Réceptionner, orienter les flux d’appels
-Echanges quotidiens avec les services internes
-Gérer les dossiers fournisseurs, sous traitants et prestataire de service
- Suivre les formalités administratives avec les prestataires (mise à jour des attestations sociale, fiscale et Kbis)
- Traiter les factures et leurs validations sur le logiciel SEDIT Finances et traitement des réclamations et des litiges
-Assurer le suivi des marchés en cours
- Veiller à la mise à jour des contrats et l’archivage
- Suivre l’édition des bons de commandes pour« transmission aux prestataires »
- Traiter le courrier sur le logiciel MAARCH
- Rédiger de manière conviviale et autonome des courriers et des emails
Activités spécifiques :
- Actualiser le planning des congés et absences du personnel de la DSI (référent RH)
-Mettre à jour des tableaux de bord « contrats prestataires et fournisseurs »
- Répondre aux demandes et incidents sur l'application ISM
Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions Autonomie et responsabilité
- Autonomie dans l’organisation du travail
- Force de proposition sur le plan organisationnel
- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
-Garant des procédures administratives et statutaires en matière de DSI
- Un accueil peu aimable peut nuire à l’image de la collectivité
- La responsabilité professionnelle de l’agent peut être recherchée dans le cadre de l’exercice de ses missions
Principales attributions et activités :
- Réceptionner, orienter les flux d’appels
-Echanges quotidiens avec les services internes
-Gérer les dossiers fournisseurs, sous traitants et prestataire de service
- Suivre les formalités administratives avec les prestataires (mise à jour des attestations sociale, fiscale et Kbis)
- Traiter les factures et leurs validations sur le logiciel SEDIT Finances et traitement des réclamations et des litiges
-Assurer le suivi des marchés en cours
- Veiller à la mise à jour des contrats et l’archivage
- Suivre l’édition des bons de commandes pour« transmission aux prestataires »
- Traiter le courrier sur le logiciel MAARCH
- Rédiger de manière conviviale et autonome des courriers et des emails
Activités spécifiques :
- Actualiser le planning des congés et absences du personnel de la DSI (référent RH)
-Mettre à jour des tableaux de bord « contrats prestataires et fournisseurs »
- Répondre aux demandes et incidents sur l'application ISM
Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions Autonomie et responsabilité
- Autonomie dans l’organisation du travail
- Force de proposition sur le plan organisationnel
- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
-Garant des procédures administratives et statutaires en matière de DSI
- Un accueil peu aimable peut nuire à l’image de la collectivité
- La responsabilité professionnelle de l’agent peut être recherchée dans le cadre de l’exercice de ses missions
Profils recherchés
Compétences et qualités requises
Compétences techniques
- Maîtriser l’outil informatique: imprimantes, claviers, souris, écrans, etc.
-Une bonne gestion des logiciels de bureau
Compétences transversales
-Respect du secret professionnel
- Une forte polyvalence
- Organise méthodiquement son travail
- Gérer et renseigner des tableaux de bords de suivi
- Rigueur : adaptabilité et flexibilité dans l'organisation de ses activités face aux contraintes
- Ponctualité et pédagogie
- Sens relationnel : Echanger avec ses interlocuteurs directs dans le cadre de ses activités
- Evalue et rend compte de ses activités, communication orale et écrite
Compétences techniques
- Maîtriser l’outil informatique: imprimantes, claviers, souris, écrans, etc.
-Une bonne gestion des logiciels de bureau
Compétences transversales
-Respect du secret professionnel
- Une forte polyvalence
- Organise méthodiquement son travail
- Gérer et renseigner des tableaux de bords de suivi
- Rigueur : adaptabilité et flexibilité dans l'organisation de ses activités face aux contraintes
- Ponctualité et pédagogie
- Sens relationnel : Echanger avec ses interlocuteurs directs dans le cadre de ses activités
- Evalue et rend compte de ses activités, communication orale et écrite
Contact et modalités de candidature
Contact
0590265960
Informations complémentaires
CV+LM
Adresse de l'employeur
Commune de Baie-Mahault
>Place Childéric Trinqueur rue de la République
97122 Baie-Mahault
>Place Childéric Trinqueur rue de la République
97122 Baie-Mahault
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.