Coordinateur (trice) des grands évènements
Offre n° O971260410001241
Publiée le 10/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Boulevard du général de gaulle, Le Gosier (Guadeloupe (971))
Poste à pourvoir le
01/06/2026
Date limite de candidature
10/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Culture >
Programmation et techniques du spectacle
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l’autorité du directeur de Cabinet, le/la coordinateur(trice) des grands événements assure l’organisation des événements à forts impacts pilotés par le Cabinet. Il/Elle s’occupe de chaque étape de l’événement de la conception à l’organisation matérielle et logistique, en passant par les différents préparatifs.
Missions / conditions d'exercice
Les fonctions et responsabilités du coordinateur(trice) des grands événements sont directement liées à la bonne organisation des événements dont elle a la charge. Elles incluent :
Définit les besoins en lien avec le Maire et les élus
Organise des réunions avec le Maire, les élus et la directrice de Cabinet pour déterminer les objectifs et les attentes pour chaque événement.
Analyse les exigences spécifiques de chaque événement en fonction des priorités définies.
Élabore un plan prévisionnel en concertation avec les acteurs politiques.
Identifie les contraintes techniques, logistiques et financières en amont de chaque événement.
Veille à la conformité de l'événement avec les politiques publiques et les objectifs du cabinet.
Apporte des conseils pour une meilleure offre événementielle
Propose des idées et des concepts innovants pour enrichir le programme événementiel.
Recommande des moyens techniques, matériels et humains pour réaliser l’événement de manière optimale.
Analyse les retours d’expériences passées pour améliorer l’organisation des événements futurs.
Étudie les tendances et les pratiques actuelles en matière d'événements publics.
Aide les élus à affiner le budget et les objectifs en fonction des besoins exprimés.
Conceptualise l’événement en prenant en compte les contraintes
Rédige des propositions détaillées pour chaque événement, intégrant les aspects créatifs et logistiques.
Identifie les ressources nécessaires (humaines, matérielles, techniques) et les délais de réalisation.
S'assure de la faisabilité de l'événement dans les limites du budget alloué.
Met en place un rétroplanning pour chaque étape du projet.
Gère les imprévus et ajuste le projet en fonction des contraintes qui émergent.
Rédige des dossiers de sécurité en fonction des risques identifiés et des besoins des événements.
Met en place des comités de pilotage et coordonne les équipes
Organise et anime des comités de pilotage réguliers pour suivre l’avancement des projets.
Identifie les parties prenantes à intégrer dans les comités de pilotage (élus, services, prestataires).
Prépare et anime des réunions de coordination avec les différentes directions et partenaires externes.
S’assure de l’implication de toutes les parties prenantes dans les différentes étapes de préparation.
Fournit des mises à jour régulières sur l’état d’avancement et les besoins d'ajustement.
Réalise des vérifications sur site la veille de l’événement pour s’assurer du respect des exigences contractuelles.
Assure une communication efficace avec la Direction de la Communication (affiches, invitations, campagnes de communication, etc.).
Assure le suivi logistique et budgétaire de l’événement
Gère le suivi budgétaire en collaboration avec la Direction des Affaires Financières (DAF).
Rédige les cahiers des charges nécessaires aux marchés publics pour les prestataires et fournisseurs.
Procède, le cas échéant, à l’analyse des offres (rédaction des rapports d’analyse)
Sélectionne et négocie avec les fournisseurs et prestataires pour chaque événement.
Supervise la gestion logistique avant, pendant et après l’événement, en veillant à la bonne exécution des tâches.
Gère les urgences et imprévus qui pourraient survenir le jour de l'événement.
Assure le bilan post-événement en collectant les retours d'expérience et en analysant l’impact de l’événement.
Définit les besoins en lien avec le Maire et les élus
Organise des réunions avec le Maire, les élus et la directrice de Cabinet pour déterminer les objectifs et les attentes pour chaque événement.
Analyse les exigences spécifiques de chaque événement en fonction des priorités définies.
Élabore un plan prévisionnel en concertation avec les acteurs politiques.
Identifie les contraintes techniques, logistiques et financières en amont de chaque événement.
Veille à la conformité de l'événement avec les politiques publiques et les objectifs du cabinet.
Apporte des conseils pour une meilleure offre événementielle
Propose des idées et des concepts innovants pour enrichir le programme événementiel.
Recommande des moyens techniques, matériels et humains pour réaliser l’événement de manière optimale.
Analyse les retours d’expériences passées pour améliorer l’organisation des événements futurs.
Étudie les tendances et les pratiques actuelles en matière d'événements publics.
Aide les élus à affiner le budget et les objectifs en fonction des besoins exprimés.
Conceptualise l’événement en prenant en compte les contraintes
Rédige des propositions détaillées pour chaque événement, intégrant les aspects créatifs et logistiques.
Identifie les ressources nécessaires (humaines, matérielles, techniques) et les délais de réalisation.
S'assure de la faisabilité de l'événement dans les limites du budget alloué.
Met en place un rétroplanning pour chaque étape du projet.
Gère les imprévus et ajuste le projet en fonction des contraintes qui émergent.
Rédige des dossiers de sécurité en fonction des risques identifiés et des besoins des événements.
Met en place des comités de pilotage et coordonne les équipes
Organise et anime des comités de pilotage réguliers pour suivre l’avancement des projets.
Identifie les parties prenantes à intégrer dans les comités de pilotage (élus, services, prestataires).
Prépare et anime des réunions de coordination avec les différentes directions et partenaires externes.
S’assure de l’implication de toutes les parties prenantes dans les différentes étapes de préparation.
Fournit des mises à jour régulières sur l’état d’avancement et les besoins d'ajustement.
Réalise des vérifications sur site la veille de l’événement pour s’assurer du respect des exigences contractuelles.
Assure une communication efficace avec la Direction de la Communication (affiches, invitations, campagnes de communication, etc.).
Assure le suivi logistique et budgétaire de l’événement
Gère le suivi budgétaire en collaboration avec la Direction des Affaires Financières (DAF).
Rédige les cahiers des charges nécessaires aux marchés publics pour les prestataires et fournisseurs.
Procède, le cas échéant, à l’analyse des offres (rédaction des rapports d’analyse)
Sélectionne et négocie avec les fournisseurs et prestataires pour chaque événement.
Supervise la gestion logistique avant, pendant et après l’événement, en veillant à la bonne exécution des tâches.
Gère les urgences et imprévus qui pourraient survenir le jour de l'événement.
Assure le bilan post-événement en collectant les retours d'expérience et en analysant l’impact de l’événement.
Profils recherchés
Formation
Formation de niveau BAC +3
Aptitudes techniques
maîtriser les techniques événementielles et les stratégies de communication ;
connaissance des procédures relatives à la sécurité des évènements
connaissance des règles de marché public
Qualités principales
Esprit d’équipe
Sens de la discrétion
sens de la loyauté
savoir gérer des prestataires ;
avoir un très bon sens de la communication et savoir négocier ;
être très organisé et multitâches ;
être apte à gérer son stress et ses émotions ;
faire preuve de créativité et d’originalité lors de la création de l’événement ;
savoir s’adapter aux changements et trouver rapidement des solutions adéquates.
Formation de niveau BAC +3
Aptitudes techniques
maîtriser les techniques événementielles et les stratégies de communication ;
connaissance des procédures relatives à la sécurité des évènements
connaissance des règles de marché public
Qualités principales
Esprit d’équipe
Sens de la discrétion
sens de la loyauté
savoir gérer des prestataires ;
avoir un très bon sens de la communication et savoir négocier ;
être très organisé et multitâches ;
être apte à gérer son stress et ses émotions ;
faire preuve de créativité et d’originalité lors de la création de l’événement ;
savoir s’adapter aux changements et trouver rapidement des solutions adéquates.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.