Adjoint Administratif
Offre n° O971261008001568
Publiée le 08/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville dépositaire de la mémoire collective guadeloupéenne de la plus belle des manières (Mémorial ACTe, Musées Saint John Perse ou Victor Schoëlcher), dotée de sites touristiques majeurs (Aquarium, marchés aux épices ou de la Darse, place de la Victoire), labellisée « Ville d'Art et d'Histoire » en 2003 et « Ville active et sportive » en 2008, Pointe-à-Pitre est un des joyaux Caribéens.
C'est aussi un territoire confronté à des enjeux immenses, avec 40 % de sa population qui a moins de 30 ans, un taux de chômage à 23 %, des problématiques d'infrastructures (logement, eau courante...).
Située au centre d'une agglomération urbaine de plus de 300.000 habitants, dotée d'un port dynamique en pleine expansion, équipée d'un maillage routier dense, proche d'un aéroport international, riche d'une histoire et d'une identité forte et malgré tout encore réputée pour son attrait touristique dans le Monde entier, « Lapwent » conserve des atouts incontestables.
Les enjeux de la collectivité sont importants, avec la mise en place d'une organisation qui répond aux enjeux du territoire et à la commande politique avec le tissage d'un lien avec l'Etat pour renforcer le soutien aux projets, avec l'animation et le portage de très nombreux projets complexes (infrastructure, transition écologique, développement économique).
Le Maire Harry Durimel a été élu en juillet 2020 à la tête d'une nouvelle équipe volontariste et dynamique.
C'est aussi un territoire confronté à des enjeux immenses, avec 40 % de sa population qui a moins de 30 ans, un taux de chômage à 23 %, des problématiques d'infrastructures (logement, eau courante...).
Située au centre d'une agglomération urbaine de plus de 300.000 habitants, dotée d'un port dynamique en pleine expansion, équipée d'un maillage routier dense, proche d'un aéroport international, riche d'une histoire et d'une identité forte et malgré tout encore réputée pour son attrait touristique dans le Monde entier, « Lapwent » conserve des atouts incontestables.
Les enjeux de la collectivité sont importants, avec la mise en place d'une organisation qui répond aux enjeux du territoire et à la commande politique avec le tissage d'un lien avec l'Etat pour renforcer le soutien aux projets, avec l'animation et le portage de très nombreux projets complexes (infrastructure, transition écologique, développement économique).
Le Maire Harry Durimel a été élu en juillet 2020 à la tête d'une nouvelle équipe volontariste et dynamique.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place des Martyrs de la liberté - BP 470, Pointe-à-Pitre (Guadeloupe (971))
Poste à pourvoir le
01/12/2026
Date limite de candidature
07/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Nombre de postes
12
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l’autorité directe du Responsable de service ou du Secrétaire Général / Directeur Général des Services (DGS), l’adjoint administratif exécute des tâches administratives courantes, assure l'accueil du public et assure le suivi des dossiers de son service (État civil, Urbanisme, Ressources Humaines, Accueil général).
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
1. Accueil Rapproché du Public et Gestion de la Relation Usagers
L'Adjoint Administratif est le premier point de contact et la vitrine de la collectivité.
• Gestion des flux physiques d'accueil : Prendre en charge de manière personnalisée chaque usager dès son arrivée ; analyser la nature exacte de sa demande et l'orienter efficacement vers le bon interlocuteur ou le guider vers le guichet numérique adapté.
• Pilotage de la relation téléphonique : Gérer les appels entrants avec une élocution soignée et courtoise ; identifier l'urgence de l'appel ; transférer la communication ou prendre des messages précis en notant les coordonnées et l'objet de l'appel pour l'équipe.
• Délivrance de l'information de premier niveau : Expliquer clairement aux administrés les démarches administratives locales (ex: modalités d'obtention d'une carte d'identité, d'inscription à l'école, demandes d'aide sociale) ; distribuer et détailler la liste des pièces justificatives obligatoires à fournir.
• Gestion des situations complexes : Désamorcer par le dialogue, l'écoute active et le calme les tensions ou l'agressivité de certains usagers mécontents, tout en appliquant les règles de la collectivité.
2. Traitement Administratif, Saisie de Données et Instruction de Dossiers
L'agent exécute les procédures de bureau nécessaires au traitement des demandes des citoyens ou des besoins internes.
• Instruction de dossiers réglementaires : Réceptionner les formulaires et les dossiers déposés par les usagers (ex: demandes d'actes d'état civil, dossiers d'urbanisme, inscriptions périscolaires) ; contrôler méthodiquement la présence de toutes les pièces obligatoires avant validation.
• Enregistrement et mise à jour de bases de données : Saisir les données sur les logiciels métiers spécifiques de la mairie (ex: logiciels d'état civil, de gestion des listes électorales, ou de gestion des usagers) ; vérifier la conformité des informations saisies pour éviter les doublons ou les erreurs.
• Production de documents administratifs courants : Rédiger et mettre en forme des courriers types, des attestations de dépôt, des bordereaux d'envoi ou des convocations officielles en respectant scrupuleusement la charte graphique et les codes de la correspondance administrative.
• Suivi administratif des décisions : Notifier les usagers par courrier ou e-mail des décisions de la direction (accords, refus, demandes de pièces complémentaires) ; tenir à jour les tableaux de suivi Excel du service.
3. Gestion du Courrier, des Flux d'Information et Logistique du Service
L'agent assure la fluidité de la circulation de l'information au sein du service.
• Traitement quotidien du courrier (Arrivée/Départ) : Réceptionner, ouvrir, trier et dater le courrier postal reçu ; numériser les documents importants et les enregistrer dans l'outil de Gestion Électronique des Documents (GED) ; dispatcher le courrier papier dans les casiers des agents concernés.
• Secrétariat interne : Préparer les envois postaux groupés ou recommandés du service ; gérer les boîtes e-mails génériques de la mairie et transférer les messages aux bons destinataires.
• Suivi logistique et commandes courantes : Contrôler l'état des stocks de fournitures de bureau du service (papier, enveloppes, cartouches d'encre) ; recenser les besoins de l'équipe et saisir les demandes d'achat de premier niveau.
4. Classement, Archivage Réglementaire et Traçabilité
Le respect des obligations légales de conservation des documents publics est au cœur des missions.
• Classement numérique et physique : Ranger quotidiennement les dossiers traités de manière logique, sécurisée et accessible afin de permettre à l'ensemble du service de retrouver immédiatement une information.
• Archivage réglementaire : Préparer, trier et lister les documents administratifs obsolètes en vue de leur archivage de longue durée ou de leur destruction, dans le strict respect des délais légaux de conservation imposés par les Archives Départementales.
Contraintes Spécifiques du Poste :
1. Interruptions constantes et charge mentale : Activité fortement hachée par les sollicitations simultanées (accueil physique des usagers, téléphone qui sonne, urgences internes), exigeant une grande flexibilité et la capacité de se reconcentrer rapidement sur ses dossiers.
2. Postures sédentaires et face-à-face public : Travail statique prolongé face à un écran d'ordinateur (risques de fatigue visuelle et de TMS) associé à une exposition directe aux tensions ou incivilités potentielles du public lors des permanences d'accueil.
1. Accueil Rapproché du Public et Gestion de la Relation Usagers
L'Adjoint Administratif est le premier point de contact et la vitrine de la collectivité.
• Gestion des flux physiques d'accueil : Prendre en charge de manière personnalisée chaque usager dès son arrivée ; analyser la nature exacte de sa demande et l'orienter efficacement vers le bon interlocuteur ou le guider vers le guichet numérique adapté.
• Pilotage de la relation téléphonique : Gérer les appels entrants avec une élocution soignée et courtoise ; identifier l'urgence de l'appel ; transférer la communication ou prendre des messages précis en notant les coordonnées et l'objet de l'appel pour l'équipe.
• Délivrance de l'information de premier niveau : Expliquer clairement aux administrés les démarches administratives locales (ex: modalités d'obtention d'une carte d'identité, d'inscription à l'école, demandes d'aide sociale) ; distribuer et détailler la liste des pièces justificatives obligatoires à fournir.
• Gestion des situations complexes : Désamorcer par le dialogue, l'écoute active et le calme les tensions ou l'agressivité de certains usagers mécontents, tout en appliquant les règles de la collectivité.
2. Traitement Administratif, Saisie de Données et Instruction de Dossiers
L'agent exécute les procédures de bureau nécessaires au traitement des demandes des citoyens ou des besoins internes.
• Instruction de dossiers réglementaires : Réceptionner les formulaires et les dossiers déposés par les usagers (ex: demandes d'actes d'état civil, dossiers d'urbanisme, inscriptions périscolaires) ; contrôler méthodiquement la présence de toutes les pièces obligatoires avant validation.
• Enregistrement et mise à jour de bases de données : Saisir les données sur les logiciels métiers spécifiques de la mairie (ex: logiciels d'état civil, de gestion des listes électorales, ou de gestion des usagers) ; vérifier la conformité des informations saisies pour éviter les doublons ou les erreurs.
• Production de documents administratifs courants : Rédiger et mettre en forme des courriers types, des attestations de dépôt, des bordereaux d'envoi ou des convocations officielles en respectant scrupuleusement la charte graphique et les codes de la correspondance administrative.
• Suivi administratif des décisions : Notifier les usagers par courrier ou e-mail des décisions de la direction (accords, refus, demandes de pièces complémentaires) ; tenir à jour les tableaux de suivi Excel du service.
3. Gestion du Courrier, des Flux d'Information et Logistique du Service
L'agent assure la fluidité de la circulation de l'information au sein du service.
• Traitement quotidien du courrier (Arrivée/Départ) : Réceptionner, ouvrir, trier et dater le courrier postal reçu ; numériser les documents importants et les enregistrer dans l'outil de Gestion Électronique des Documents (GED) ; dispatcher le courrier papier dans les casiers des agents concernés.
• Secrétariat interne : Préparer les envois postaux groupés ou recommandés du service ; gérer les boîtes e-mails génériques de la mairie et transférer les messages aux bons destinataires.
• Suivi logistique et commandes courantes : Contrôler l'état des stocks de fournitures de bureau du service (papier, enveloppes, cartouches d'encre) ; recenser les besoins de l'équipe et saisir les demandes d'achat de premier niveau.
4. Classement, Archivage Réglementaire et Traçabilité
Le respect des obligations légales de conservation des documents publics est au cœur des missions.
• Classement numérique et physique : Ranger quotidiennement les dossiers traités de manière logique, sécurisée et accessible afin de permettre à l'ensemble du service de retrouver immédiatement une information.
• Archivage réglementaire : Préparer, trier et lister les documents administratifs obsolètes en vue de leur archivage de longue durée ou de leur destruction, dans le strict respect des délais légaux de conservation imposés par les Archives Départementales.
Contraintes Spécifiques du Poste :
1. Interruptions constantes et charge mentale : Activité fortement hachée par les sollicitations simultanées (accueil physique des usagers, téléphone qui sonne, urgences internes), exigeant une grande flexibilité et la capacité de se reconcentrer rapidement sur ses dossiers.
2. Postures sédentaires et face-à-face public : Travail statique prolongé face à un écran d'ordinateur (risques de fatigue visuelle et de TMS) associé à une exposition directe aux tensions ou incivilités potentielles du public lors des permanences d'accueil.
Profils recherchés
PROFIL RECHERCHE et COMPETENCES
Compétences techniques :
• Outils bureautiques : Bonne maîtrise du Pack Office (Word pour le traitement de texte, Excel pour le suivi de listes ou de tableaux simples, Outlook pour les e-mails).
• Techniques de secrétariat : Maîtrise des règles de la correspondance administrative (mise en page, formules de politesse) et des techniques d'accueil.
• Logiciels métiers : Capacité à utiliser les logiciels spécifiques des collectivités (ex: logiciels d'état civil, de gestion des listes électorales ou de suivi de courrier).
Qualités professionnelles :
• Sens du service public et diplomatie : Excellente présentation, courtoisie et patience indispensables pour faire face à tous les types de publics (parfois mécontents ou en difficulté).
• Discrétion professionnelle : Respect strict du devoir de réserve et de la confidentialité des informations personnelles des administrés.
• Rigueur et organisation : Méthode dans le classement et vigilance dans la vérification des pièces administratives.
Niveau de Formation & Diplômes :
• Diplômes types : Bac Professionnel AGOrA (Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités, anciennement Gestion-Administration), CAP Accompagnement au Mage, ou BTS Gestion de la PME / Support à l'Action Managériale.
• Les profils sans diplôme spécifique mais dotés d'une forte expérience en secrétariat, accueil ou commerce sont également très recherchés.
Compétences techniques :
• Outils bureautiques : Bonne maîtrise du Pack Office (Word pour le traitement de texte, Excel pour le suivi de listes ou de tableaux simples, Outlook pour les e-mails).
• Techniques de secrétariat : Maîtrise des règles de la correspondance administrative (mise en page, formules de politesse) et des techniques d'accueil.
• Logiciels métiers : Capacité à utiliser les logiciels spécifiques des collectivités (ex: logiciels d'état civil, de gestion des listes électorales ou de suivi de courrier).
Qualités professionnelles :
• Sens du service public et diplomatie : Excellente présentation, courtoisie et patience indispensables pour faire face à tous les types de publics (parfois mécontents ou en difficulté).
• Discrétion professionnelle : Respect strict du devoir de réserve et de la confidentialité des informations personnelles des administrés.
• Rigueur et organisation : Méthode dans le classement et vigilance dans la vérification des pièces administratives.
Niveau de Formation & Diplômes :
• Diplômes types : Bac Professionnel AGOrA (Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités, anciennement Gestion-Administration), CAP Accompagnement au Mage, ou BTS Gestion de la PME / Support à l'Action Managériale.
• Les profils sans diplôme spécifique mais dotés d'une forte expérience en secrétariat, accueil ou commerce sont également très recherchés.
Contact et modalités de candidature
Contact
0590938532
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV détaillé et lettre de motivation) à :
Monsieur le Maire de la ville de Pointe-à-Pitre
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de Ville - Place des Martyrs de la Liberté - B.P. 470 97164 POINTE-A-PITRE Cedex
Vous pouvez également adresser votre candidature par courriel :
- Adresse n°1 : secretariat.drh@ville-pointeapitre.fr
- Adresse n°2 : direction.generale@ville-pointeapitre.fr
Monsieur le Maire de la ville de Pointe-à-Pitre
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de Ville - Place des Martyrs de la Liberté - B.P. 470 97164 POINTE-A-PITRE Cedex
Vous pouvez également adresser votre candidature par courriel :
- Adresse n°1 : secretariat.drh@ville-pointeapitre.fr
- Adresse n°2 : direction.generale@ville-pointeapitre.fr
Adresse de l'employeur
Commune de Pointe à Pitre
>Place des Martyrs de la liberté - BP 470
97164 Pointe à Pitre Cedex
>Place des Martyrs de la liberté - BP 470
97164 Pointe à Pitre Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.