Secrétaire de direction(h/f)
Offre n° O972250722001919
Publiée le 22/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Le Lorrain (Martinique)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
30/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
• Organise la vie professionnelle du directeur, des cadres du service technique et de l’élu référent.
• Gère l’agenda, les déplacements et les rendez-vous du cadre en fonction des priorités.
• Assure une relation de confiance avec les collaborateurs et les interlocuteurs externes.
• Prend en charge l’organisation des réunions et rédige les comptes rendus.
• Anime l’équipe administrative, impulse une dynamique de groupe et développe les compétences des collaborateurs.
• Gère l’agenda, les déplacements et les rendez-vous du cadre en fonction des priorités.
• Assure une relation de confiance avec les collaborateurs et les interlocuteurs externes.
• Prend en charge l’organisation des réunions et rédige les comptes rendus.
• Anime l’équipe administrative, impulse une dynamique de groupe et développe les compétences des collaborateurs.
Missions / conditions d'exercice
• Organisation et suivi des activités du cadre et du service :
o Organiser et planifier les rendez-vous, déplacements et réunions du cadre ou de l’élu.
o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
o Assurer le suivi des projets et activités de la direction.
o Renseigner des tableaux de suivi et intégrer les priorités du service dans les activités quotidiennes.
• Encadrement et animation de l’équipe administrative :
o Motiver l’équipe et impulser une dynamique de groupe.
o Développer les compétences des collaborateurs et fixer des objectifs en lien avec les autres cadres du service.
• Travaux bureautiques :
o Réaliser et mettre en forme des documents administratifs : courriers, procès-verbaux, rapports, convocations.
o Organiser le classement et l’archivage des documents (papier et numérique).
o Effectuer des mailings et des saisies de documents divers.
• Accueil et gestion des relations publiques :
o Accueillir le public (physiquement et par téléphone), renseigner les interlocuteurs et assurer la transmission des messages.
o Adaptez le discours en fonction de l’interlocuteur et diriger les demandes vers les bons services.
Activités spécifiques :
• Contribuer à l’élaboration et la réalisation des actions de communication, tant en interne qu’en externe.
• Assurer la gestion du courrier et le lien avec les ressources humaines.
• Coopérer avec les partenaires internes et externes à la collectivité.
________________________________________
Savoir-faire
• Compétences techniques :
o Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, dactylographie, écriture abrégée).
o Connaissances des outils et logiciels bureautiques (à préciser).
o Maîtrise des techniques de communication internes et externes.
o Gestion et organisation du temps, gestion de l’agenda, et planification des activités.
o Connaissances des principes de comptabilité analytique et des outils de suivi.
• Compétences spécifiques :
o Suivi des projets et activités en lien avec la direction.
o Prise en charge de la communication et du secrétariat pour le cadre ou l’élu.
o Gestion des relations avec les partenaires internes et externes.
o Organiser et planifier les rendez-vous, déplacements et réunions du cadre ou de l’élu.
o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
o Assurer le suivi des projets et activités de la direction.
o Renseigner des tableaux de suivi et intégrer les priorités du service dans les activités quotidiennes.
• Encadrement et animation de l’équipe administrative :
o Motiver l’équipe et impulser une dynamique de groupe.
o Développer les compétences des collaborateurs et fixer des objectifs en lien avec les autres cadres du service.
• Travaux bureautiques :
o Réaliser et mettre en forme des documents administratifs : courriers, procès-verbaux, rapports, convocations.
o Organiser le classement et l’archivage des documents (papier et numérique).
o Effectuer des mailings et des saisies de documents divers.
• Accueil et gestion des relations publiques :
o Accueillir le public (physiquement et par téléphone), renseigner les interlocuteurs et assurer la transmission des messages.
o Adaptez le discours en fonction de l’interlocuteur et diriger les demandes vers les bons services.
Activités spécifiques :
• Contribuer à l’élaboration et la réalisation des actions de communication, tant en interne qu’en externe.
• Assurer la gestion du courrier et le lien avec les ressources humaines.
• Coopérer avec les partenaires internes et externes à la collectivité.
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Savoir-faire
• Compétences techniques :
o Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, dactylographie, écriture abrégée).
o Connaissances des outils et logiciels bureautiques (à préciser).
o Maîtrise des techniques de communication internes et externes.
o Gestion et organisation du temps, gestion de l’agenda, et planification des activités.
o Connaissances des principes de comptabilité analytique et des outils de suivi.
• Compétences spécifiques :
o Suivi des projets et activités en lien avec la direction.
o Prise en charge de la communication et du secrétariat pour le cadre ou l’élu.
o Gestion des relations avec les partenaires internes et externes.
Profils recherchés
Savoirs socio-professionnels :
• Compétences spécifiques :
o Connaissances en organisation du travail et gestion de l’agenda.
o Techniques de communication et d’animation d’équipe.
o Vocabulaire et fonctionnement des services administratifs.
o Maîtrise des outils bureautiques et de gestion des documents administratifs.
• Connaissances générales :
o Fonctionnement des services publics locaux et des collectivités.
o Règlementations applicables à la fonction publique territoriale.
o Notions de comptabilité publique et analytique.
Compétences relationnelles :
• Excellente communication orale et écrite.
• Capacité à gérer le stress et à travailler sous pression.
• Capacité d’adaptation, discrétion et rigueur.
• Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome dans la gestion de son activité.
________________________________________
Autonomie et responsabilités
• Autonomie relative :
o L’agent organise son travail de manière autonome tout en étant sous la supervision du cadre ou de l’élu.
o Responsable de la gestion du temps et de l’organisation du travail au quotidien.
o Les erreurs peuvent avoir des conséquences importantes sur le fonctionnement administratif et la bonne gestion des missions de la collectivité. Aptitudes requises
• Gestion du stress, maîtrise de soi et capacité à travailler sous pression.
• Discrétion, rigueur, et attention aux détails.
• Esprit d’initiative, autonomie et sens de la responsabilité.
• Sens de la communication et de l’écoute.
• Capacité à être diplomate et gérer des situations conflictuelles.
• Compétences spécifiques :
o Connaissances en organisation du travail et gestion de l’agenda.
o Techniques de communication et d’animation d’équipe.
o Vocabulaire et fonctionnement des services administratifs.
o Maîtrise des outils bureautiques et de gestion des documents administratifs.
• Connaissances générales :
o Fonctionnement des services publics locaux et des collectivités.
o Règlementations applicables à la fonction publique territoriale.
o Notions de comptabilité publique et analytique.
Compétences relationnelles :
• Excellente communication orale et écrite.
• Capacité à gérer le stress et à travailler sous pression.
• Capacité d’adaptation, discrétion et rigueur.
• Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome dans la gestion de son activité.
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Autonomie et responsabilités
• Autonomie relative :
o L’agent organise son travail de manière autonome tout en étant sous la supervision du cadre ou de l’élu.
o Responsable de la gestion du temps et de l’organisation du travail au quotidien.
o Les erreurs peuvent avoir des conséquences importantes sur le fonctionnement administratif et la bonne gestion des missions de la collectivité. Aptitudes requises
• Gestion du stress, maîtrise de soi et capacité à travailler sous pression.
• Discrétion, rigueur, et attention aux détails.
• Esprit d’initiative, autonomie et sens de la responsabilité.
• Sens de la communication et de l’écoute.
• Capacité à être diplomate et gérer des situations conflictuelles.
Contact et modalités de candidature
Contact
0596534422
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature complète, comprenant les documents suivants :
Une lettre de motivation précisant votre intérêt pour le poste et votre adéquation avec les qualifications recherchées.
Un curriculum vitae à jour.
Toute autre pièce justificative que vous jugeriez utile pour étayer votre candidature
Une lettre de motivation précisant votre intérêt pour le poste et votre adéquation avec les qualifications recherchées.
Un curriculum vitae à jour.
Toute autre pièce justificative que vous jugeriez utile pour étayer votre candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.