Activités techniques

Assistance administrative et organisationnelle

Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction générale ;

Gérer l’agenda du Maire et/ou du DGS (prise de rendez-vous, priorisation, préparation) ;

Organiser les réunions, commissions et instances municipales (convocations, logistique, suivi) ;

Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes, comptes rendus et délibérations ;

Assurer la gestion et l’archivage des documents administratifs et dématérialisés.

Appui au fonctionnement institutionnel

Préparer les dossiers des élus et de la direction ;

Participer à la préparation des conseils municipaux (convocations, ordre du jour, transmission des actes) ;

Assurer le suivi des décisions, arrêtés et délibérations ;

Veiller au respect des procédures administratives et des délais réglementaires.

Coordination et communication

Assurer la circulation de l’information entre les élus, la direction et les services ;

Être l’interlocuteur privilégié des partenaires institutionnels et administrés pour la direction ;

Contribuer à la qualité de la communication interne et externe.

Gestion administrative transversale

Apporter un appui administratif aux projets transversaux de la collectivité ;

Suivre certains dossiers spécifiques (subventions, conventions, tableaux de bord, indicateurs) ;

Participer à l’amélioration des outils et procédures de gestion administrative.

SAVOIR-FAIRE

Organiser et prioriser les activités dans le respect des échéances ;

Rédiger avec rigueur des documents administratifs et institutionnels ;

Gérer des informations sensibles avec discrétion et confidentialité ;

Maîtriser les outils bureautiques et de gestion administrative ;

Anticiper les besoins de la hiérarchie et faire preuve de réactivité ;

Communiquer avec des interlocuteurs variés dans un cadre institutionnel ;

Travailler en autonomie tout en rendant compte à la hiérarchie.