1 -ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE :

- Rechercher l’efficacité dans l’organisation des missions du Service.
- Faire appliquer les décisions prises par la hiérarchie.
- Elaborer et actualiser le guide de procédures du Service.
- Communiquer sur les actions du Service.
- Etablir un bilan d’activités du Service.
- Contribuer à l’amélioration de l’image du Service et de la Collectivité.
- Suivre l’exécution budgétaire du service
- Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
- Contrôler la passation et l’exécution des marchés publics
2-ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE :

-- Contribuer à l’application de la réglementation et à la prévention des risques juridiques.
- Assurer une veille juridique et technique sur les questions afférentes à l’activité du Service.
- Faire des propositions d’adaptation du Service en fonction de l’évolution des textes.
- Rédiger tout document d’aide à la décision.
- Alerter la hiérarchie sur les questions importantes, urgentes ou sensibles.

3 : IMPULSION DES PROJETS DU SERVICE

- Mettre en place des réunions de coordination et de validation des objectifs.
- Prendre contact avec les prestataires et les autres collectivités ayant développé des méthodes similaires.
- Identifier et mettre en œuvre le processus de développement et de réalisation des projets.
- Assurer la coordination avec les Services et personnes ressources intervenant sur le projet.
- Rédiger des rapports ou des documents d’aide à la décision.
- Soumettre les différentes phases des projets à validation de la hiérarchie et du Maire.
- Communiquer avec les agents sur la mise en œuvre des projets.
- Veiller à leur formation (le cas échéant).
- Mettre en œuvre le plan de communication sur le projet auprès des élus et des Services.
- Superviser les projets pilotés par les agents du Service.

4 : ANIMATION ET ENCADREMENT DU SERVICE

- Veiller à la bonne adéquation de l’activité des deux secteurs du Service (Assemblées, Elections).
- Rechercher l’organisation la plus pertinente au quotidien en fonction des impératifs du Service.
- S’assurer de la bonne ambiance de travail et de l’esprit d’équipe.
- Repérer et réguler les conflits.

Pour la partie assemblées :

ORGANISATION DES SEANCES DU BUREAU MUNICIPAL
ET DU CONSEIL MUNICIPAL :

- Etablir en lien avec la DGA SSP le calendrier des séances du Bureau municipal et du Conseil municipal.
- Soumettre au Directeur Général des Services pour validation les propositions de programmations.
- Assurer la vérification formelle des dossiers (pièces jointes, fonds de dossiers assortis de la signature des Présidents de Commission..).
- Récupérer les pièces complémentaires (le cas échéant).
- Transmettre les dossiers au Directeur Général des Services adjoint pour visa et accord sur l’inscription au BM/CM
- S’assurer de la convocation des membres de la Direction de l’Administration communale (DAC) élargie à partir du portail FAST.
- Assister à la séance de travail de la DAC élargie.
- Récupérer les dossiers inscrits à l’ordre du jour du Conseil municipal.
- Inscrire en priorité les dossiers de l’ordre du jour du Conseil municipal.
- Classer et inscrire les dossiers à l’étude du seul Bureau municipal (rapports, comptes rendus de Commissions, documents d’information…).
- En assurer la numérotation.
- Faire réaliser le dossier témoin.
- Préparer l’ordre du jour du Conseil municipal en respectant les mêmes étapes.
- Veiller à la qualité de la transmission des dossiers via le portail FAST et de la reproduction des documents.
- Veiller à la transmission dans les délais requis aux élus.
- S’assurer de la convocation écrite des élus à la séance du Bureau municipal et du Conseil municipal.
- Préparer le jour même le dossier complémentaire pour le Bureau municipal.
- Assurer la prise de notes pour le Bureau municipal et externaliser celle du Conseil municipal.
- Veiller à la formulation précise par les élus des avis et décisions.
- Veiller au remplissage et à la signature par les Présidents des Relevé des Avis de Commissions et au visa des DGSA pour le Bureau municipal.

ORGANISATION DES SEANCES DU BUREAU MUNICIPAL ET DU CONSEIL MUNICIPAL :
- Rédiger le compte rendu et les fiches de décision pour le Bureau municipal.
- Transmettre à la signature de Monsieur le Maire
- Communiquer extraits aux Services concernés
- Finaliser le compte rendu et le procès-verbal pour le Conseil municipal
- Rédiger les extraits de délibérations
- Transmettre les projets de délibérations aux Services pour avis.
- Assurer le suivi dématérialisé des délibérations via le portail FAST (signature par le Maire et transmission à la Préfecture, retour de l’accusé de réception, clôture du dossier).
- Communiquer extrait des délibérations aux Services concernés
- Recueillir la signature du Maire et des secrétaires sur le procès-verbal à transmettre au contrôle de légalité
- Veiller à la publication des actes sur le site de la Ville
- Vérifier la bonne intégration des actes et leur conformité à la procédure
- Vérifier la transmission au contrôle de légalité et retour aux services concernés
- Veiller à la publication des actes
- Vérifier le respect de la procédure de transmission des pièces des marchés publics et leur retour au service Marchés


5 : ANIMATION ET ENCADREMENT DU SERVICE :

- Informer les agents des évolutions et des actualités liées au Service.
- Prendre connaissance des doléances et des attentes nouvelles des agents.
- Rechercher avec les agents les solutions aux problématiques liées au Service.
- Favoriser la participation et l’expression des agents.
- Elaborer les fiches de postes.
- Assurer l’entretien d’évaluation et la notation.
- Proposer des outils d’évaluation.
- Recenser les besoins en formation.
- Collaborer avec la DRH pour la mise en place du plan de formation.
- Collaborer avec la DRH pour le recrutement de nouveaux agents au sein du Service.
- Assurer le suivi de la carrière des agents.
- Déléguer des responsabilités.
- S’assurer du respect de la continuité du Service (choix des dates de congés).
- Veiller à l’élaboration du planning des congés
- Mettre à jour le logiciel Kelio pour la validation des heures supplémentaires.
- Editer les fiches de solde pour information des agents.
- Veiller en collaboration avec la DRH au paiement des heures supplémentaires le cas échéant.
- Rédiger des documents d’aide à la décision à l’attention de la hiérarchie et du Maire.
- Représenter la collectivité dans des réunions et des manifestations avec les partenaires de la Ville.
- Assurer le reporting des décisions ou des demandes formulées par les partenaires auprès de la hiérarchie Directeur Général des Services.
- Contribuer au positionnement stratégique de la Ville auprès des partenaires institutionnels et professionnels.
- Assurer la promotion des actions menées par la Ville en lien avec les missions du Service.
- Assurer l’accueil de stagiaires et de prestataires.
- Effectuer le cas échéant des déplacements sur site (centre de tri…).

Pour la partie Election :

ORGANISATION ET GESTION DU FICHIER ELECTORAL :
- Suivre et contrôler le calendrier des opérations de révision des listes électorales
- Suivre et contrôler la procédure de clôture des listes électorales
- Suivre et contrôler les inscriptions et les radiations dans le respect de la réglementation
- Assurer le suivi des décisions du Maire
- Valider les inscriptions et établir les notifications
- Assurer le suivi de la gestion de la convocation de la Commission de Contrôle à partir du logiciel ADAGIO, de l’organisation des réunions et du suivi des décisions
- Suivre les procédures de recours administratif
- Gérer la préparation d’un scrutin dans le cadre de la révision
- Gérer les opérations préélectorales (édition des listes, gestion des procurations,
- Gérer la préparation administrative, technique et logistique du scrutin (convocations des élus et des agents, organisation et composition des bureaux de vote et du bureau centralisateur, établissement des procès-verbaux)
- Suivre les opérations d’aménagement des bureaux de vote
- Vérifier le matériel électoral.
- Accompagner les différents bureaux de vote le jour du scrutin
- Suivre les opérations de dépouillement
- Gérer la proclamation des résultats et la transmission en Préfecture
- Etablir une proposition de répartition des électeurs dans les bureaux de vote
- Faire valider la proposition de redécoupage par les élus concernés et Monsieur le Maire
- Appliquer dans ADAGIO la proposition pour vérification
- Transmettre au Préfet de Martinique la proposition validée pour établissement de l’arrêté

Activités spécifiques :ORGANISATION DU TIRAGE AU SORT DES JURES D’ASSISES :
- Veiller au respect de la procédure préalable
- Veiller au respect des recommandations de la Préfecture
- S’assurer de la mise en œuvre des modalités d’information des électeurs concernés
- Veiller à la transmission conforme des éléments à la Préfecture et à la cour d’appel de Fort de France

ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE :
- Mettre à jour de la veille législative et réglementaire
- Prévenir le contentieux électoral
- S’assurer de la bonne gestion du matériel électoral
- Gérer le stock de fourniture électorale