Secrétaire médico-social (e)
Offre n° O973250801403580
Publiée le 31/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
AUTRES DE COLLECTIVITE TERRITORIALE DE GUYANE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Emploi fonctionnel
Oui
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Secrétaire médico-social (e)
Unités ASE Ouest et Département Accompagnement Social et Médico-social Ouest
Unités ASE Ouest et Département Accompagnement Social et Médico-social Ouest
Missions / conditions d'exercice
1. Accueil physique et téléphonique
* Accueillir les usagers : information et orientation, primo renseignements.
* Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, prises de rendez-vous.
* Gestion des agendas de rendez-vous, des plannings des permanences, ...
2. Réception, traitement et diffusion de l'information
* Réceptionner, enregistrer le courrier départ/arrivé, le transmettre au personnel, envoyer le courrier, diffuser l'information en général
* Traiter l'information auprès des publics
* Faire le préenregistrement dans le dossier informatisé des usagers.
* Solliciter les informations liées à la situation des usagers et en lien avec leur demande / besoin et tenir à jour ces informations sur le dossier (papier et/ou informatisé).
3. Secrétariat de l'unité
* Effectuer des travaux de bureautique : frappe et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports, ...).
* Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des activités.
* Etablir les statistiques périodiques des activités en lien avec les professionnels des unités.
* Trier, classer, numériser et archiver les dossiers administratifs.
* Exécuter et suivre les procédures et les décisions administratives.
* Tenir le planning des réunions.
4. Interface entre l'équipe et les interlocuteurs extérieurs
* Gérer les appels et les demandes en fonction de leur priorité et de leur importance.
* Prendre les rendez-vous pour les travailleurs sociaux et suivre les agendas.
* Accueillir les usagers : information et orientation, primo renseignements.
* Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, prises de rendez-vous.
* Gestion des agendas de rendez-vous, des plannings des permanences, ...
2. Réception, traitement et diffusion de l'information
* Réceptionner, enregistrer le courrier départ/arrivé, le transmettre au personnel, envoyer le courrier, diffuser l'information en général
* Traiter l'information auprès des publics
* Faire le préenregistrement dans le dossier informatisé des usagers.
* Solliciter les informations liées à la situation des usagers et en lien avec leur demande / besoin et tenir à jour ces informations sur le dossier (papier et/ou informatisé).
3. Secrétariat de l'unité
* Effectuer des travaux de bureautique : frappe et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports, ...).
* Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des activités.
* Etablir les statistiques périodiques des activités en lien avec les professionnels des unités.
* Trier, classer, numériser et archiver les dossiers administratifs.
* Exécuter et suivre les procédures et les décisions administratives.
* Tenir le planning des réunions.
4. Interface entre l'équipe et les interlocuteurs extérieurs
* Gérer les appels et les demandes en fonction de leur priorité et de leur importance.
* Prendre les rendez-vous pour les travailleurs sociaux et suivre les agendas.
Profils recherchés
1 - CONNAISSANCES REQUISES
* Connaissances de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
* Capacités rédactionnelles et méthodologiques.
2 - COMPETENCES REQUISES
* Fiabilité et rapidité d'exécution.
* Maîtrise des logiciels de traitement de textes, tableurs.
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
* Organisation et gestion des priorités.
* Compréhension d'une demande, filtrage et orientation des correspondants.
* Gestion et suivi d'une procédure, méthodologie.
* Sens de l'accueil et des relations sociales.
* Adaptation à différents interlocuteurs.
* Capacité d'écoute.
* Accueil du public avec amabilité.
* Respect de la confidentialité.
3 - QUALITES REQUISES
* Qualités rédactionnelles et relationnelles.
* Rigueur et organisation.
* Discrétion, courtoisie et patience.
* Grande capacité d'adaptation.
* Conscience professionnelle.
* Sens du travail en équipe pluridisciplinaire.
* Connaissances de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
* Capacités rédactionnelles et méthodologiques.
2 - COMPETENCES REQUISES
* Fiabilité et rapidité d'exécution.
* Maîtrise des logiciels de traitement de textes, tableurs.
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
* Organisation et gestion des priorités.
* Compréhension d'une demande, filtrage et orientation des correspondants.
* Gestion et suivi d'une procédure, méthodologie.
* Sens de l'accueil et des relations sociales.
* Adaptation à différents interlocuteurs.
* Capacité d'écoute.
* Accueil du public avec amabilité.
* Respect de la confidentialité.
3 - QUALITES REQUISES
* Qualités rédactionnelles et relationnelles.
* Rigueur et organisation.
* Discrétion, courtoisie et patience.
* Grande capacité d'adaptation.
* Conscience professionnelle.
* Sens du travail en équipe pluridisciplinaire.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le < 31/08/2025 >
À l'adresse suivante :
AUTRES DE COLLECTIVITE TERRITORIALE DE GUYANE
Hôtel de la Collectivité Territoriale
4179, route de Montabo
47025
97307 CAYENNE CEDEX
dgsh.rh@ctguyane.fr?
Pour tout renseignement, s'adresser à < Madame Chrislaine ELFORT >
< Cheffe adjointe du pôle support Direction générale des solidarités humaines >
< 0594 29 57 00 - dgsh.rh@ctguyane.fr? >
À l'adresse suivante :
AUTRES DE COLLECTIVITE TERRITORIALE DE GUYANE
Hôtel de la Collectivité Territoriale
4179, route de Montabo
47025
97307 CAYENNE CEDEX
dgsh.rh@ctguyane.fr?
Pour tout renseignement, s'adresser à < Madame Chrislaine ELFORT >
< Cheffe adjointe du pôle support Direction générale des solidarités humaines >
< 0594 29 57 00 - dgsh.rh@ctguyane.fr? >
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.