Assistante de direction
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Offre n° O974231101270239
Publiée le 28/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
3 rue de la republique, Sainte-Marie (La Réunion)
Poste à pourvoir le
15/01/2024
Date limite de candidature
30/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous la responsabilité directe du DGS, apporte une aide en termes d'organisation de gestion des projets de direction et des services.
L'assistant-e de direction a un rôle facilitateur pour les différentes missions de la direction générale
L'assistant-e de direction a un rôle facilitateur pour les différentes missions de la direction générale
Missions / conditions d'exercice
Assure un accueil téléphonique et physique de qualité ;
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir ;
- Assure la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services ainsi qu 'avec le Cabinet.
- Organise l'agenda et la prise de RDV en fonction de leurs priorités ;
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages ;
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers) ;
- Assure la logistique des réunions (réservation de dates et de salles, convocation, prestations...).
Organiser les Conseils Municipaux et commissions permanentes :
Suivre les ordres du jour des différentes réunions ( Bureaux municipaux, commissions, conseils municipaux),
Rédiger les actes généraux (arrêtés de délégation du Maire, règlement intérieur du conseil municipal, ...)
Assurer l'assistance et le conseil aux directeurs et responsables de services dans la phase de préparation et d'instructions des dossiers (arrêtés, délibérations, convention ,...) à présenter en CM,
Participation à la gestion et organisation des commissions (préparation des ordres du jour, ...),
Diffuser les informations relatives aux instances et relance des directions (envoi des convocations, des ordres du jour, préparation et suivi des listes d'émargement, gestion des délais, ...),
Gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions, des conseils municipaux
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir ;
- Assure la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services ainsi qu 'avec le Cabinet.
- Organise l'agenda et la prise de RDV en fonction de leurs priorités ;
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages ;
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers) ;
- Assure la logistique des réunions (réservation de dates et de salles, convocation, prestations...).
Organiser les Conseils Municipaux et commissions permanentes :
Suivre les ordres du jour des différentes réunions ( Bureaux municipaux, commissions, conseils municipaux),
Rédiger les actes généraux (arrêtés de délégation du Maire, règlement intérieur du conseil municipal, ...)
Assurer l'assistance et le conseil aux directeurs et responsables de services dans la phase de préparation et d'instructions des dossiers (arrêtés, délibérations, convention ,...) à présenter en CM,
Participation à la gestion et organisation des commissions (préparation des ordres du jour, ...),
Diffuser les informations relatives aux instances et relance des directions (envoi des convocations, des ordres du jour, préparation et suivi des listes d'émargement, gestion des délais, ...),
Gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions, des conseils municipaux
Profils recherchés
Bac + 2 et expérience sur poste similaire
Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication.
Maîtrise de l'outil informatique
Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences.
Assurer une bonne transmission de l'information.
Savoir travailler de manière autonome.
Savoir prendre des initiatives.
Produire un travail rapide, fiable et de qualité.
Savoir respecter les procédures.
Posséder des qualités d'organisation et de classement.
Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus.
Faire preuve de capacité de synthèse.
Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication.
Maîtrise de l'outil informatique
Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences.
Assurer une bonne transmission de l'information.
Savoir travailler de manière autonome.
Savoir prendre des initiatives.
Produire un travail rapide, fiable et de qualité.
Savoir respecter les procédures.
Posséder des qualités d'organisation et de classement.
Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus.
Faire preuve de capacité de synthèse.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262532457
Informations complémentaires
CV + LM à M. Le Maire de la commune de Sainte-Marie
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINTE MARIE
>3 rue de la republique
97438 Sainte marie de la reunion
>3 rue de la republique
97438 Sainte marie de la reunion
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.