UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O974240313000665
Publiée le 14/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
REGION ILE DE LA REUNION
Hôtel de Région Pierre-Lagourgue Avenue René-Cassin Moufia
97490 Saint-Denis
Hôtel de Région Pierre-Lagourgue Avenue René-Cassin Moufia
97490 Saint-Denis
Lieu de travail
Saint-Denis
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
15/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Bâtiments et du Patrimoine, le titulaire du poste sera chargé d’apporter une assistance permanente au directeur et à la direction, en termes de secrétariat, d'organisation et de pilotage des activités, de gestion administrative et financière, de communication et de documentation.
Missions / conditions d'exercice
• Organiser les activités professionnelles du Directeur (accueil, gestion agendas, courriers, planification des réunions, préparation et suivi des dossiers du Directeur, transmission des informations importantes de la Direction, recherche et exploitation de sources documentaires, reprographie, classement et archivage) ;
• Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique (courriers, prise de notes, rédaction de compte-rendu, frappe et mise en forme de tous types de documents, rapports, conventions, marchés) ;
• Élaborer et mettre à jour les bases de données et référentiels de la Direction (ex : fichier des fournisseurs) ;
• Mettre à jour périodiquement les tableaux de bord permettant le pilotage des activités de la Direction (tableaux, graphiques, extractions de base de données pour analyse) ;
• Assurer le suivi des courriers et des parapheurs dématérialisés (enregistrement, validation, contrôle) ;
• Suivre et contrôler le circuit des rapports en Commissions Sectorielles et Commission Permanente ;
• Gérer les moyens logistiques de la Direction en correspondance avec les directions centrales concernées (Direction des Ressources Humaines : formations, congés ; Direction des Moyens Généraux : stocks et commandes de fournitures, véhicules, problèmes sur locaux ; Direction des Systèmes d'Information et Organisation : informatique et téléphonie) et suivre les demandes d’intervention par « tickets » ;
• Gérer le pool de véhicules en l’absence du référent : réservation, distribution des clés, fiche de remisage ;
• Apporter une assistance administrative et financière aux services opérationnels pour les consultations de marchés publics (procédures simplifiées, analyse des offres), la gestion comptable (saisies des décomptes, levée des garanties), le suivi de l’instruction des sinistres et la mise à jour des tableaux de bord et des fichiers patrimoniaux ;
• Élaborer les outils de communication interne et externe de la Direction (mise en forme marketing des documents et référentiels produits par la direction).
• Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique (courriers, prise de notes, rédaction de compte-rendu, frappe et mise en forme de tous types de documents, rapports, conventions, marchés) ;
• Élaborer et mettre à jour les bases de données et référentiels de la Direction (ex : fichier des fournisseurs) ;
• Mettre à jour périodiquement les tableaux de bord permettant le pilotage des activités de la Direction (tableaux, graphiques, extractions de base de données pour analyse) ;
• Assurer le suivi des courriers et des parapheurs dématérialisés (enregistrement, validation, contrôle) ;
• Suivre et contrôler le circuit des rapports en Commissions Sectorielles et Commission Permanente ;
• Gérer les moyens logistiques de la Direction en correspondance avec les directions centrales concernées (Direction des Ressources Humaines : formations, congés ; Direction des Moyens Généraux : stocks et commandes de fournitures, véhicules, problèmes sur locaux ; Direction des Systèmes d'Information et Organisation : informatique et téléphonie) et suivre les demandes d’intervention par « tickets » ;
• Gérer le pool de véhicules en l’absence du référent : réservation, distribution des clés, fiche de remisage ;
• Apporter une assistance administrative et financière aux services opérationnels pour les consultations de marchés publics (procédures simplifiées, analyse des offres), la gestion comptable (saisies des décomptes, levée des garanties), le suivi de l’instruction des sinistres et la mise à jour des tableaux de bord et des fichiers patrimoniaux ;
• Élaborer les outils de communication interne et externe de la Direction (mise en forme marketing des documents et référentiels produits par la direction).
Profils recherchés
• Formation initiale dans les domaines de la gestion administrative et de l’assistance au management ;
• Connaissance du fonctionnement des collectivités (notions de finances, comptabilité et marchés publics) ;
• Maîtrise confirmée des outils bureautiques, notamment en matière de tableurs avec niveau expert en tableaux croisés dynamiques pour l’extraction de données analytiques ;
• Maîtrise de logiciels de gestion financière (type Astre GF ou similaires), de gestion dématérialisée des courriers et de gestion électronique de documents ;
• Capacités à piloter des projets transversaux pour la direction dans les domaines de l’assistance administrative ;
• Qualités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe ;
• Sens des priorités réactivité et disponibilité ;
• Rigueur, esprit d'initiative, autonomie, fiabilité ;
• Qualités relationnelles, aptitude à communiquer et mettre en relation les partenaires internes et externes ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités (notions de finances, comptabilité et marchés publics) ;
• Maîtrise confirmée des outils bureautiques, notamment en matière de tableurs avec niveau expert en tableaux croisés dynamiques pour l’extraction de données analytiques ;
• Maîtrise de logiciels de gestion financière (type Astre GF ou similaires), de gestion dématérialisée des courriers et de gestion électronique de documents ;
• Capacités à piloter des projets transversaux pour la direction dans les domaines de l’assistance administrative ;
• Qualités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe ;
• Sens des priorités réactivité et disponibilité ;
• Rigueur, esprit d'initiative, autonomie, fiabilité ;
• Qualités relationnelles, aptitude à communiquer et mettre en relation les partenaires internes et externes ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle.
Contact
Contact
0262487000
Lien de candidature
Informations complémentaires
• Versant : Fonction Publique Territoriale ;
• Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
• Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
◦ Contractuelle (Article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique Territoriale).
• Absence de conflit d’intérêts.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.
• Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
• Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
◦ Contractuelle (Article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique Territoriale).
• Absence de conflit d’intérêts.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.