Sous l'autorité de la Directrice générale des services, l’assistant.e de direction de la DGS aura pour missions la coordination administrative de la direction générale des services et notamment :
- La prise des appels téléphoniques et leur redirection de manière appropriée.
- L’organisation et la gestion de l’agenda de la DGS.
- La centralisation et la gestion des parapheurs qui transitent par la direction générale des services (sur la base d’un tableau de suivi).
- Le traitement, le suivi et le classement des courriers de la DGS.
- L’organisation, la préparation et le suivi des réunions internes et externes de la DGS : les ordres du jour, les modalités de déplacement le cas échéant, les comptes rendus (s'assurer de la bonne mise en œuvre des conclusions de ces derniers).
- Le suivi des demandes faites auprès des pôles et directions, la relance des demandes, la mise en place des alertes pour la DGS.
- Le relais des informations descendantes et ascendantes auprès des Pôles, Directions et services.
- L’interface de la direction générale des services avec le secrétariat de la maire et celui des élus.
- La saisie, la mise en forme de divers documents (notes, rapports, convocations…), leur reproduction et/ou leur scanne et leur diffusion.
- La constitution et la préparation des dossiers divers de la DGS.

- La réalisation de mailing.
- La gestion des demandes de réservation de la salle de réunion de la direction générale des services.
- La tenue à jour des archives physiques et numériques de la direction générale des services.
- L’assistance ponctuelle au(x) chargé(es) de missions de la DGS le cas échéant.
- La commande et la gestion des fournitures de bureau.
- La gestion administrative des ressources humaines de la direction générale des services (notamment pointage, congés, absences, compte rendu d’entretien professionnels des agents relevant de la DGS).
- La rédaction de divers écrits administratifs pour la DGS.
- La réalisation et la tenue des tableaux de bord de suivi des activités de la direction générale des services.
- Le suivi des tableaux de bord de gestion et d’activités des pôles, directions et services remontées à la direction générale.
Conditions d'exercices :
Travail en bureau, déplacements éventuels.
- Horaires variables et forte disponibilité, en souplesse dans l'organisation du temps de travail pour répondre au
quotidien aux nécessités de service et aux pics d'activités (amplitude horaire et continuité de service à toute période).
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et à respecter les délais
- Expérience pratique de MS Office Suite (en particulier MS Word et MS Excel MS Power Point) et connaissance des équipements bureautiques
- Organisation et gestion du temps de travail
- Connaissance de l’environnement territorial
- Maitrise des règles d'expression orale et écrite de qualité
- Savoir créer des tableaux de bord et autres outils de planification et suivi
- Capacité à travailler vite
- Capacité à identifier les enjeux de traitement de l’information, les restituer et les capitaliser
Savoir faire :
- Qualités relationnelles, sens du contact et de la communication
- Rigueur et sens de l’organisation
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique
- Capacités rédactionnelles : notes, comptes rendus
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Capacités d'autonomie et de réactivité face aux activités confiées
Savoir être :
- Sens du service public
- Réactivité dans le traitement des demandes
- Capacité à prendre du recul
- Réserve et discrétion
- Avoir le sens de l’initiative et être force de proposition - Disponibilité
- Forte adaptabilité
- Capacité d’initiative
- Autonomie
- Capacité à travailler en partenariat interne et externe et aptitude à travailler en équipe