Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction des Finances
* Gestion du courrier arrivé : réception, vérification et transmission du courrier aux agents de la Direction des finances ;
* Rédiger les courriers électroniques et courriers et les envoyer par voie électronique et postale
* Préparer et envoyer les documents par voie électronique et postale
* Réceptionner, enregistrer et transmettre au service concerné les factures et autres pièces comptables arrivant dans la direction
* Participer activement à la préparation des commissions " finances et affaires générales " et autres réunions de la direction :
o Rédiger les ordres du jour, après avoir consulter les services concernés
o Rédiger les convocations et les envoyer
o Centraliser les rapports à soumettre aux membres de la commission ou aux personnes participant aux réunions
o Constituer les dossiers,
o Rédiger les comptes rendus de réunions
* Réserver les salles et préparer l'organisation matérielle des réunions, notamment les commissions finances et affaires générales
* Trier, classer, archiver les documents
* Suivre et mettre en forme des documents
* Renseigner des tableaux de bord de suivi
* Rechercher des documents (pièces comptables etc.) pour la Direction des finances ;
* Transmission de documents aux tiers demandeurs (documents budgétaires, etc.) ;
* Traitement des dossiers et saisie de documents ;
* Mission de secrétariat général
* Assurer les missions de gestionnaire comptable en cas de besoin dans le service :
o Réception, vérification et classement des pièces comptables ;
o Emission de bons de commande ;
o Saisie des engagements comptables, des liquidations et des mandatements de factures/ titres de recettes, transmission à la trésorerie ;
o Transmission des documents et flux budgétaires à la trésorerie ;
o Suivi de l'exécution financière des marchés ;
o Mise à jour des fichiers de tiers ;
o Vérification des imputations comptables et des pièces justificatives ;
o Analyse des causes de rejet de mandats et/ ou titres et traitement ;
o Contrôle des factures des services ;
o Gestion des relations avec les fournisseurs ;
o Classement et archivage des pièces et documents comptables ;
o Suivi des subventions perçues (constitution des dossiers d'acomptes et de soldes, mise à jour du tableau de bord) ;
o Saisie et suivi de tableaux de bord (dépenses et recettes) ;
o Suivi de la trésorerie du jour ;
o Opérations comptables diverses
o amortissements, intégrations, subventions transférables, provisions, opérations de fin d'exercice (rattachements charges et produits), suivi de l'inventaire, écritures de cessions, transfert des mandats émis pour la Régie des Travaux de la section de fonctionnement en investissement, suivi du FCTVA, ... ;
o Autres : réponses aux demandes des services opérationnels (certificats administratifs, exemplaires uniques, ouverture de comptes de tiers, édition du grand livre, situations budgétaires, etc.) ;

* Procédures administratives ;
* Mise en forme de tous types de courriers ;
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
* Gérer l'information, classer et archiver les documents ;
* Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers ;
* Photocopier et assembler des documents pour les instances ;
* Synthétiser et présenter des informations ;
* Rechercher et diffuser des informations ;
* Connaître les nomenclatures comptables M14, M4, M49,M57
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion :
* Maîtrise du logiciel de gestion du courrier " CIRCOM " ;
* Maîtrise de l'application de gestion des factures dématérialisées CHORUS PRO ;
* Connaissance et maîtrise des applicatifs de bureautique : Word, Excel, PowerPoint, a minima
* Connaissance et maîtrise du logiciel de transmission des flux comptables " DOCA Post "
* Connaissance et maîtrise du logiciel interne de gestion du courrier : CIRCOM
* Connaissance et maîtrise des applicatifs de gestion financière :
o Logiciel de comptabilité " CIVIL NET FINANCES";
o Plateforme de dématérialisation ACTES BUDGETAIRES
o Plateforme HELIOS de correspondance avec la DGFIP
* Facilité de compréhension de la matière comptable et financière ;
* Sens des missions de service public ;
* Sens de la relation avec les fournisseurs et prestataires ;
* Confidentialité et discrétion face aux informations à traiter ;
* Organisation dans le travail ;
* Esprit de rigueur et de vigilance ;
* Autonomie et prise d'initiatives ;
* Disponibilité ;
* Gestion des priorités
* Forte capacité à travailler en équipe.
* Travail en bureau sur un poste informatique fixe ;
* Rythme de travail nécessitant une grande réactivité et une grande disponibilité
* Interaction avec les autres services de l'établissement.