ASSISTANT(E) DE DIRECTION
Offre n° O974250710000010
Publiée le 10/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 rue de la source, Saint-Denis (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
10/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions : Sous l’autorité du/de la directeur-trice des accompagnements de proximité, l’assistante de direction apporte une aide permanente au/à la directeur-trice en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information d’accueil, de classement et de suivi des dossiers afin de permettre la bonne marche de la direction tant en interne qu’en externe.
Il/Elle facilite la coordination des services rattachés à la direction notamment dans la gestion des dossiers transversaux et stratégiques et assure, la fonction d’interface entre la direction les services internes, les partenaires externes et les publics cibles de la direction.
Il/Elle facilite la coordination des services rattachés à la direction notamment dans la gestion des dossiers transversaux et stratégiques et assure, la fonction d’interface entre la direction les services internes, les partenaires externes et les publics cibles de la direction.
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique
-Assurer l’accueil physique et la fluidité et le filtrage des appels téléphoniques.
Gérer les courriers arrivée et départ
- Assurer la réception et l’enregistrement des courriers physiques et numériques (airs courriers).
Réceptionner et diffuser les informations
-Collecter des informations auprès des services.
-Effectuer la reproduction et la diffusion de documents produits et reçus par la direction.
Rédiger des rapports, notes, courriers, etc.
- Rédiger et mettre en forme les notes, les courriers, les tableaux de bord et les présentations.
Mettre en forme et présenter des dossiers, documents
-Mettre en forme les courriers notes rapports tableaux de bord et/ou présentations.
Vérifier la qualité des documents administratifs liés à l’activité de la direction.
Suivre l'agenda du/de la directeur-trice
- Gérer l’agenda, des rendez-vous et des déplacements du directeur/trice.
-Organiser des réunions : convocations et préparation des dossiers.
Suivre des projets et/ou activités priorisés par la direction.
-Suivre les parapheurs et transmettre les décisions.
-Assurer le suivi des signalements des situations en lien avec les services de la direction et avec l’assistante du DGA.
-Etablir le suivi des dossiers spécifiques à la demande du directeur/trice.
-Participer à la préparation de bilan ou de rapport d’activité.
Assurer l’intérim de l’assistante de direction de la DGA
Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes.
- Faire l’interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes : services partenaires, institutions, DGA, autres pôles etc.
Suivre l’agenda de l’équipe (réunions, congés, rendez-vous)
- Assurer notamment le suivi des absences du personnel de la direction : absence, formation, congé etc.
Classer et/ou archiver les dossiers.
-Classer, archiver et gérer la documentation physique et numérique.
-Assurer l’accueil physique et la fluidité et le filtrage des appels téléphoniques.
Gérer les courriers arrivée et départ
- Assurer la réception et l’enregistrement des courriers physiques et numériques (airs courriers).
Réceptionner et diffuser les informations
-Collecter des informations auprès des services.
-Effectuer la reproduction et la diffusion de documents produits et reçus par la direction.
Rédiger des rapports, notes, courriers, etc.
- Rédiger et mettre en forme les notes, les courriers, les tableaux de bord et les présentations.
Mettre en forme et présenter des dossiers, documents
-Mettre en forme les courriers notes rapports tableaux de bord et/ou présentations.
Vérifier la qualité des documents administratifs liés à l’activité de la direction.
Suivre l'agenda du/de la directeur-trice
- Gérer l’agenda, des rendez-vous et des déplacements du directeur/trice.
-Organiser des réunions : convocations et préparation des dossiers.
Suivre des projets et/ou activités priorisés par la direction.
-Suivre les parapheurs et transmettre les décisions.
-Assurer le suivi des signalements des situations en lien avec les services de la direction et avec l’assistante du DGA.
-Etablir le suivi des dossiers spécifiques à la demande du directeur/trice.
-Participer à la préparation de bilan ou de rapport d’activité.
Assurer l’intérim de l’assistante de direction de la DGA
Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes.
- Faire l’interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes : services partenaires, institutions, DGA, autres pôles etc.
Suivre l’agenda de l’équipe (réunions, congés, rendez-vous)
- Assurer notamment le suivi des absences du personnel de la direction : absence, formation, congé etc.
Classer et/ou archiver les dossiers.
-Classer, archiver et gérer la documentation physique et numérique.
Profils recherchés
Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux
Maîtrise du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
Maîtrise des techniques de secrétariat
Maîtrise des techniques rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
Esprit d’initiative
Disponibilité
Autonomie
Sens de l’organisation
Discrétion
Réactivité
Maîtrise du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
Maîtrise des techniques de secrétariat
Maîtrise des techniques rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
Esprit d’initiative
Disponibilité
Autonomie
Sens de l’organisation
Discrétion
Réactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0262903447
Informations complémentaires
Pour candidater, merci de postuler uniquement sur le site employeur https://www.departement974.fr/recrutement et de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant
obligatoirement les références de l'offre 974250710000010
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton
POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin
d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant
obligatoirement les références de l'offre 974250710000010
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton
POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin
d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA REUNION
>2 rue de la source
97400 Saint denis
>2 rue de la source
97400 Saint denis
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.