Assistant(e) de direction (h/f)
Offre n° O974250813000001
Publiée le 14/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
10 rue waldeck rochet, La Possession (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
14/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) à la Direction du Pôle Rayonnement Éducatif, sous la hiérarchie de la direction du pôle.
-Traitement des doléances des écoles : réception et analyse des demandes, orientation vers les services compétents, transmission des réponses aux écoles et suivi du traitement.
-Appui au suivi des projets stratégiques et transversaux : participation à la coordination administrative de dispositifs tels que la Cité éducative, le PEDT ou le CLEA
-Traitement des doléances des écoles : réception et analyse des demandes, orientation vers les services compétents, transmission des réponses aux écoles et suivi du traitement.
-Appui au suivi des projets stratégiques et transversaux : participation à la coordination administrative de dispositifs tels que la Cité éducative, le PEDT ou le CLEA
Missions / conditions d'exercice
Organisation institutionnelle et appui à la gouvernance
• Contribution à la préparation des conseils municipaux : recensement des délibérations, mise en forme, invitations aux commissions, coordination avec le cabinet pour les agendas, préparation des dossiers.
• Organisation de réunions transversales interservices et de rencontres partenariales.
• Appui à l’organisation des revues de délégation : planification, formalisation, diffusion des comptes rendus.
• Mise en forme des courriers officiels de la direction.
• Suivi de la communication externe liée aux services du pôle.
▸ Référente administrative
• Référente RH de proximité pour les directeurs du pôle et pour le guichet parents : centralisation des questionnements et transmission à la RH du pôle.
• Réalisation de bons de commande (BC)
• Gestion de la réception et de l’envoie des courriers sous CINDOC et appui à la gestion courante des outils administratifs.
▸ Appui aux conseils d’école
• Organisation des visites préalables aux conseils d’école.
• Recensement des doléances parentales et constitution des dossiers préparatoires.
• Suivi post-conseil : recueil des retours des agents et élus, mise à jour des agendas des élus et des agents, gestion des remplacements si nécessaire.
▸ Commissions et ateliers (menus, travaux, etc.)
• Appui logistique et administratif aux commissions et ateliers : planification, invitations, préparation des supports, transmission aux parents, mise à l’agenda des agents concernés.
ACTIVITÉS SECONDAIRES :
- Lien avec la Maison des associations : gestion des conventions de mise à disposition des locaux scolaires, coordination avec les Affaires scolaires sur les disponibilités et demandes de manifestations.
- Relations courantes avec le secrétariat de l’Inspection de l'Éducation nationale : échanges réguliers, transmission de documents et coordination sur les dossiers partagés.
- Lien avec le TCO : relais d’information concernant les grèves, communications institutionnelles, coordination d’impact sur les écoles.
ACTIVITÉS OCCASIONNELLES :
- Gestion des mouvements de grève : coordination de la communication auprès des services, transmission des informations aux partenaires, vérification du bon déploiement des dispositifs en transversalité.
-Suivi des doléances spécifiques à Mafate, en lien étroit avec les Affaires scolaires.
-Pilotage de l'organisation des soirées des Lauréats et des cérémonies de fin d’année des CM2 : coordination logistique, suivi des étapes de préparation, appui à la communication.
-Relations fonctionnelles avec le pôle hygiène du rectorat : transmission d’informations, coordination des interventions en milieu scolaire.
-Organisation des commissions d’information, de dérogation et d’accueil en TPS : planification, gestion des invitations, mise à l’agenda des parties prenantes.
-Gestion de la communication externe liée aux grèves et aux travaux dans les écoles : élaboration, diffusion et suivi des supports d’information destinés aux familles et aux partenaires.
• Contribution à la préparation des conseils municipaux : recensement des délibérations, mise en forme, invitations aux commissions, coordination avec le cabinet pour les agendas, préparation des dossiers.
• Organisation de réunions transversales interservices et de rencontres partenariales.
• Appui à l’organisation des revues de délégation : planification, formalisation, diffusion des comptes rendus.
• Mise en forme des courriers officiels de la direction.
• Suivi de la communication externe liée aux services du pôle.
▸ Référente administrative
• Référente RH de proximité pour les directeurs du pôle et pour le guichet parents : centralisation des questionnements et transmission à la RH du pôle.
• Réalisation de bons de commande (BC)
• Gestion de la réception et de l’envoie des courriers sous CINDOC et appui à la gestion courante des outils administratifs.
▸ Appui aux conseils d’école
• Organisation des visites préalables aux conseils d’école.
• Recensement des doléances parentales et constitution des dossiers préparatoires.
• Suivi post-conseil : recueil des retours des agents et élus, mise à jour des agendas des élus et des agents, gestion des remplacements si nécessaire.
▸ Commissions et ateliers (menus, travaux, etc.)
• Appui logistique et administratif aux commissions et ateliers : planification, invitations, préparation des supports, transmission aux parents, mise à l’agenda des agents concernés.
ACTIVITÉS SECONDAIRES :
- Lien avec la Maison des associations : gestion des conventions de mise à disposition des locaux scolaires, coordination avec les Affaires scolaires sur les disponibilités et demandes de manifestations.
- Relations courantes avec le secrétariat de l’Inspection de l'Éducation nationale : échanges réguliers, transmission de documents et coordination sur les dossiers partagés.
- Lien avec le TCO : relais d’information concernant les grèves, communications institutionnelles, coordination d’impact sur les écoles.
ACTIVITÉS OCCASIONNELLES :
- Gestion des mouvements de grève : coordination de la communication auprès des services, transmission des informations aux partenaires, vérification du bon déploiement des dispositifs en transversalité.
-Suivi des doléances spécifiques à Mafate, en lien étroit avec les Affaires scolaires.
-Pilotage de l'organisation des soirées des Lauréats et des cérémonies de fin d’année des CM2 : coordination logistique, suivi des étapes de préparation, appui à la communication.
-Relations fonctionnelles avec le pôle hygiène du rectorat : transmission d’informations, coordination des interventions en milieu scolaire.
-Organisation des commissions d’information, de dérogation et d’accueil en TPS : planification, gestion des invitations, mise à l’agenda des parties prenantes.
-Gestion de la communication externe liée aux grèves et aux travaux dans les écoles : élaboration, diffusion et suivi des supports d’information destinés aux familles et aux partenaires.
Profils recherchés
AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS :
L’assistante de direction exerce ses missions avec une autonomie organisationnelle dans le cadre des consignes définies par sa hiérarchie. Elle est responsable de la gestion efficace de l’agenda, de la préparation des dossiers, du traitement des informations confidentielles et du bon déroulement des tâches administratives courantes. Elle peut être amenée à prendre des initiatives dans la gestion des priorités et à représenter ponctuellement la direction dans certaines interactions internes ou externes.
COMPÉTENCES :
Savoirs
• Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel (collectivités, services déconcentrés, etc.)
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.)
• Bonne connaissance des circuits de décision et des procédures internes
• Connaissance de la gestion documentaire et des règles d’archivage
• Connaissance de base en comptabilité publique et gestion budgétaire (selon contexte)
• Maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et des règles de rédaction administrative
Savoir-faire
• Gérer un agenda complexe et planifier les réunions en fonction des priorités
• Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et supports de présentation
• Filtrer les appels et les sollicitations, assurer l’interface entre la direction et les interlocuteurs
• Organiser des événements ou des déplacements professionnels
• Assurer le suivi de dossiers transversaux en appui à la direction
• Gérer la confidentialité des informations et des documents traités
• Utiliser efficacement les outils collaboratifs (messagerie, intranet, outils de gestion partagée)
• Prioriser les urgences et respecter les délais
Savoir-être
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité
• Sens aigu de l’organisation et de la rigueur
• Réactivité, autonomie et sens de l’anticipation
• Esprit d’équipe et capacité à travailler en réseau
• Excellentes qualités relationnelles et sens du service
• Diplomatie, tact et capacité à gérer les situations sensibles
• Loyauté et fiabilité dans l’exécution des missions confiées
• Capacité à gérer le stress et les pics d’activité
L’assistante de direction exerce ses missions avec une autonomie organisationnelle dans le cadre des consignes définies par sa hiérarchie. Elle est responsable de la gestion efficace de l’agenda, de la préparation des dossiers, du traitement des informations confidentielles et du bon déroulement des tâches administratives courantes. Elle peut être amenée à prendre des initiatives dans la gestion des priorités et à représenter ponctuellement la direction dans certaines interactions internes ou externes.
COMPÉTENCES :
Savoirs
• Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel (collectivités, services déconcentrés, etc.)
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.)
• Bonne connaissance des circuits de décision et des procédures internes
• Connaissance de la gestion documentaire et des règles d’archivage
• Connaissance de base en comptabilité publique et gestion budgétaire (selon contexte)
• Maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et des règles de rédaction administrative
Savoir-faire
• Gérer un agenda complexe et planifier les réunions en fonction des priorités
• Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et supports de présentation
• Filtrer les appels et les sollicitations, assurer l’interface entre la direction et les interlocuteurs
• Organiser des événements ou des déplacements professionnels
• Assurer le suivi de dossiers transversaux en appui à la direction
• Gérer la confidentialité des informations et des documents traités
• Utiliser efficacement les outils collaboratifs (messagerie, intranet, outils de gestion partagée)
• Prioriser les urgences et respecter les délais
Savoir-être
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité
• Sens aigu de l’organisation et de la rigueur
• Réactivité, autonomie et sens de l’anticipation
• Esprit d’équipe et capacité à travailler en réseau
• Excellentes qualités relationnelles et sens du service
• Diplomatie, tact et capacité à gérer les situations sensibles
• Loyauté et fiabilité dans l’exécution des missions confiées
• Capacité à gérer le stress et les pics d’activité
Contact et modalités de candidature
Contact
0262222002
Informations complémentaires
Les personnes intéressées peuvent faire acte de candidature uniquement en
ligne via le lien ci-après : https://mesdemarches.lapossession.re/ Merci d'indiquer impérativement votre statut dans votre
candidature (agent public titulaire /contractuel, agent du secteur privé /demandeur d'emploi) et transmettre votre dernier
arrêté de situation administrative si vous êtes titulaire de la fonction publique. ATTENTION : Les candidatures ne
répondant pas aux modalités de candidatures ci-dessus ne pourront pas être traitées.
ligne via le lien ci-après : https://mesdemarches.lapossession.re/ Merci d'indiquer impérativement votre statut dans votre
candidature (agent public titulaire /contractuel, agent du secteur privé /demandeur d'emploi) et transmettre votre dernier
arrêté de situation administrative si vous êtes titulaire de la fonction publique. ATTENTION : Les candidatures ne
répondant pas aux modalités de candidatures ci-dessus ne pourront pas être traitées.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.