Assistant(e) de Direction
Offre n° O974260521000016
Publiée le 21/05/2026
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 rue eliard laude, Le Port (La Réunion (974))
Poste à pourvoir le
15/08/2026
Date limite de candidature
21/06/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
DEFINITION METIER
L’Assistant(e) de Direction assiste un ou plusieurs managers (DGS, DGA, Directeurs(-trices), Responsables de services) afin d'optimiser la gestion de leurs activités (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, etc.). Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction. Il/Elle sert principalement d'interface entre les managers et leurs principaux interlocuteurs. Il/Elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (séminaires, salons, conférences, etc.). Il/Elle peut coordonner une équipe d’assistants. L’Assistant(e) de Direction s’exprime et rédige avec aisance. Il/Elle maîtrise les logiciels bureautiques et possède un très bon sens de l’organisation, de la planification et du classement.
FINALITE DU POSTE
L’Assistant(e) de Direction – Ressources Humaines assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires. Il/Elle recueille et traite les données nécessaires au fonctionnement de la Direction, il/elle assure l’accueil physique et téléphonique, rédige des courriers à destination des agents et traite les demandes reçues sur le courrier RH. Il/Elle assure la logistique de la Direction et l’organisation des réunions (commande de fournitures, réservation de salles, convocations, etc.).
Temps de travail : Complet
Cycle horaire : fixe (35/39h) ou variable (37h30)
Date prévisionnelle de prise de poste : 15/08/2026
L’Assistant(e) de Direction assiste un ou plusieurs managers (DGS, DGA, Directeurs(-trices), Responsables de services) afin d'optimiser la gestion de leurs activités (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, etc.). Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction. Il/Elle sert principalement d'interface entre les managers et leurs principaux interlocuteurs. Il/Elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (séminaires, salons, conférences, etc.). Il/Elle peut coordonner une équipe d’assistants. L’Assistant(e) de Direction s’exprime et rédige avec aisance. Il/Elle maîtrise les logiciels bureautiques et possède un très bon sens de l’organisation, de la planification et du classement.
FINALITE DU POSTE
L’Assistant(e) de Direction – Ressources Humaines assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires. Il/Elle recueille et traite les données nécessaires au fonctionnement de la Direction, il/elle assure l’accueil physique et téléphonique, rédige des courriers à destination des agents et traite les demandes reçues sur le courrier RH. Il/Elle assure la logistique de la Direction et l’organisation des réunions (commande de fournitures, réservation de salles, convocations, etc.).
Temps de travail : Complet
Cycle horaire : fixe (35/39h) ou variable (37h30)
Date prévisionnelle de prise de poste : 15/08/2026
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
*TRONC COMMUN « Accueil »
Assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur,
Enregistrer l’ensemble des informations recueillies et les transmettre pour traitement selon les règles établies,
Assurer la remontée des informations et des dysfonctionnements,
Faire état au coordonnateur qualité de tout dysfonctionnement pouvant porter préjudice à l’accueil des usagers,
Participer à la mise en œuvre des actions correctives et préventives.
TRONC COMMUN « Secrétariat »
Organiser et gérer le planning du manager,
Assurer la préparation et le suivi des dossiers,
Préparer et organiser des réunions et des rendez-vous,
Préparer et organiser des déplacements professionnels,
Réaliser la gestion administrative du courrier (contrôle, affectation, classement, archivage, etc.) et des parapheurs,
Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, mails, comptes rendus, rapports, notes, etc.),
Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour),
Assurer la diffusion et la circulation de l’information en interne et en externe (décisions, notes, etc.),
Saisir des documents numériques,
Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
TRONC COMMUN « Gestion administrative et financière »
Gérer les bons de commande,
Suivre les facturations du service et piloter la procédure de facturation,
Relancer les directions/services ou clients en cas de retard dans la transmission des factures.
*TRONC COMMUN « Veille »
Réaliser une revue de presse conforme aux besoins de la direction et en assurer la diffusion.
ACTIVITES SPECIFIQUES
Développer et mettre à jour les tableaux de suivi de la DRH en lien avec la chargée de mission-projets transversaux,
Développer, formaliser et mettre à jour les process liés à la gestion budgétaires et marchés publics en lien avec la chargée de mission-projets transversaux,
Gérer les demandes reçues via le logiciel de gestion de tickets de support (centralisation des demandes et transfert vers l’agent compétent, construction des arborescences, élaboration de réponses types, etc.),
Centraliser les parapheurs de la Direction et assurer leur suivi,
Participer à l’élaboration du registre des actes RH en lien avec la DJAG,
Être le/la référent(e) des archivages papier et numérique au sein de la Direction,
Participer à la préparation des réunions du CST et du F3SCT (envoi et suivi des convocations, préparation administrative des réunions, etc.),
Participer à l’élaboration et à l’alimentation de l’intranet RH,
Assurer le traitement et la gestion de dossiers des services Gestion du Personnel ou Gestion des Compétences sur demande et en fonction de l’activité assistance.rh,
Gestion du temps : Accompagner le service SGP sur certains aspects de la gestion du temps (mise à jour des droits de garde enfants malades, recensement des agents grévistes, saisie des absences réceptionnées via formulaire papier, etc.)
Assurer le traitement des demandes de remboursement de titre de transport en lien avec le SGP qui procède au mandatement,
Assurer la centralisation et la mise à jour du tableau de suivi des relations avec les partenaires sociaux,
Procéder à une extraction mensuelle de l’état de traitement des courriers sous Kronos et relancer les services pour clôture et archivage,
Assurer le suivi du planning et l’organisation des visites médicales et demande de rendez-vous avec le médecin ou le psychologue du travail (CDG)en lien avec la Cellule Prévention.
En binôme avec le Gestionnaire Prévention :
Assurer la gestion administrative et rédaction des actes en lien avec les indisponibilités physiques de longue durée (CLM/CLD/CGM) et demande de TPT,
Effectuer la saisine des experts agréés et l’envoi des convocation agents.
CONDITIONS D’EXERCICE
Lieu d’affectation : Siège (Le Crayon).
Bureautique : Poste de travail, Logiciels métier.
*TRONC COMMUN « Accueil »
Assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur,
Enregistrer l’ensemble des informations recueillies et les transmettre pour traitement selon les règles établies,
Assurer la remontée des informations et des dysfonctionnements,
Faire état au coordonnateur qualité de tout dysfonctionnement pouvant porter préjudice à l’accueil des usagers,
Participer à la mise en œuvre des actions correctives et préventives.
TRONC COMMUN « Secrétariat »
Organiser et gérer le planning du manager,
Assurer la préparation et le suivi des dossiers,
Préparer et organiser des réunions et des rendez-vous,
Préparer et organiser des déplacements professionnels,
Réaliser la gestion administrative du courrier (contrôle, affectation, classement, archivage, etc.) et des parapheurs,
Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, mails, comptes rendus, rapports, notes, etc.),
Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour),
Assurer la diffusion et la circulation de l’information en interne et en externe (décisions, notes, etc.),
Saisir des documents numériques,
Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
TRONC COMMUN « Gestion administrative et financière »
Gérer les bons de commande,
Suivre les facturations du service et piloter la procédure de facturation,
Relancer les directions/services ou clients en cas de retard dans la transmission des factures.
*TRONC COMMUN « Veille »
Réaliser une revue de presse conforme aux besoins de la direction et en assurer la diffusion.
ACTIVITES SPECIFIQUES
Développer et mettre à jour les tableaux de suivi de la DRH en lien avec la chargée de mission-projets transversaux,
Développer, formaliser et mettre à jour les process liés à la gestion budgétaires et marchés publics en lien avec la chargée de mission-projets transversaux,
Gérer les demandes reçues via le logiciel de gestion de tickets de support (centralisation des demandes et transfert vers l’agent compétent, construction des arborescences, élaboration de réponses types, etc.),
Centraliser les parapheurs de la Direction et assurer leur suivi,
Participer à l’élaboration du registre des actes RH en lien avec la DJAG,
Être le/la référent(e) des archivages papier et numérique au sein de la Direction,
Participer à la préparation des réunions du CST et du F3SCT (envoi et suivi des convocations, préparation administrative des réunions, etc.),
Participer à l’élaboration et à l’alimentation de l’intranet RH,
Assurer le traitement et la gestion de dossiers des services Gestion du Personnel ou Gestion des Compétences sur demande et en fonction de l’activité assistance.rh,
Gestion du temps : Accompagner le service SGP sur certains aspects de la gestion du temps (mise à jour des droits de garde enfants malades, recensement des agents grévistes, saisie des absences réceptionnées via formulaire papier, etc.)
Assurer le traitement des demandes de remboursement de titre de transport en lien avec le SGP qui procède au mandatement,
Assurer la centralisation et la mise à jour du tableau de suivi des relations avec les partenaires sociaux,
Procéder à une extraction mensuelle de l’état de traitement des courriers sous Kronos et relancer les services pour clôture et archivage,
Assurer le suivi du planning et l’organisation des visites médicales et demande de rendez-vous avec le médecin ou le psychologue du travail (CDG)en lien avec la Cellule Prévention.
En binôme avec le Gestionnaire Prévention :
Assurer la gestion administrative et rédaction des actes en lien avec les indisponibilités physiques de longue durée (CLM/CLD/CGM) et demande de TPT,
Effectuer la saisine des experts agréés et l’envoi des convocation agents.
CONDITIONS D’EXERCICE
Lieu d’affectation : Siège (Le Crayon).
Bureautique : Poste de travail, Logiciels métier.
Profils recherchés
Légende : I : Initiation P : Pratique M : Maîtrise E : Expertise
COMPETENCES PRINCIPALES
Connaissances
Environnement territorial (M)
Organisation et services de l’EPCI (M)
Instances, processus et circuits de décision de l’EPCI (M)
Environnement professionnel du domaine d’activité (acteurs, partenaires, etc.) (M)
Enjeux, évolutions et cadre normatif du/des domaines d’activité
Techniques de secrétariat (normes rédactionnelles, etc.) (M)
Techniques de prise de notes (M)
Techniques de numérisation (M)
Procédures d'enregistrement du courrier (KRONOS) (M)
Méthode de classement et d'archivage (M)
Savoir-faire
Outils bureautiques et environnement Web (M)
Utiliser des logiciels et des progiciels (M)
Rédiger des documents administratifs (notes, rapports, synthèses, comptes rendus etc.) (M)
Réaliser un reporting écrit et/ou oral (tableaux de bord, indicateurs, etc.) (M)
Assurer la planification et le suivi des dossiers (P)
Gérer et actualiser une base d'informations/fonds documentaire (M)
Rechercher les informations utiles dans les fichiers, bases documentaires (M)
Recevoir et orienter les demandes dans le respect des normes en vigueur (M)
Travailler en équipe (M)
Gérer le stress (P)
Gérer un conflit (P)
Archiver des documents
Assurer une veille informationnelle et réglementaire (M)
Organiser un agenda, une réunion (M)
Enregistrer, traiter, classer le courrier (M)
Compétences orale et écrite (M)
Organiser des actions de communication P)
Contrôler la validité des pièces comptables et/ou administratives (M)
Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons (M)
Savoir-être
Autonomie
Rigueur
Organisation
Réactivité
Sens relationnel
Esprit d’équipe
Force de proposition
Diplomatie
Discrétion
Adaptabilité et flexibilité
Ponctualité
COMPETENCES PRINCIPALES
Connaissances
Environnement territorial (M)
Organisation et services de l’EPCI (M)
Instances, processus et circuits de décision de l’EPCI (M)
Environnement professionnel du domaine d’activité (acteurs, partenaires, etc.) (M)
Enjeux, évolutions et cadre normatif du/des domaines d’activité
Techniques de secrétariat (normes rédactionnelles, etc.) (M)
Techniques de prise de notes (M)
Techniques de numérisation (M)
Procédures d'enregistrement du courrier (KRONOS) (M)
Méthode de classement et d'archivage (M)
Savoir-faire
Outils bureautiques et environnement Web (M)
Utiliser des logiciels et des progiciels (M)
Rédiger des documents administratifs (notes, rapports, synthèses, comptes rendus etc.) (M)
Réaliser un reporting écrit et/ou oral (tableaux de bord, indicateurs, etc.) (M)
Assurer la planification et le suivi des dossiers (P)
Gérer et actualiser une base d'informations/fonds documentaire (M)
Rechercher les informations utiles dans les fichiers, bases documentaires (M)
Recevoir et orienter les demandes dans le respect des normes en vigueur (M)
Travailler en équipe (M)
Gérer le stress (P)
Gérer un conflit (P)
Archiver des documents
Assurer une veille informationnelle et réglementaire (M)
Organiser un agenda, une réunion (M)
Enregistrer, traiter, classer le courrier (M)
Compétences orale et écrite (M)
Organiser des actions de communication P)
Contrôler la validité des pièces comptables et/ou administratives (M)
Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons (M)
Savoir-être
Autonomie
Rigueur
Organisation
Réactivité
Sens relationnel
Esprit d’équipe
Force de proposition
Diplomatie
Discrétion
Adaptabilité et flexibilité
Ponctualité
Contact et modalités de candidature
Contact
0262321212
Informations complémentaires
Recrutement par voie :
- Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude, etc.). Pour les titulaires de la Fonction Publique ou les
lauréat(e)s de concours, nous vous remercions de bien vouloir nous transmettre votre dernier arrêté de situation administrative ou la liste d’aptitude établie par l’organisateur du concours.
-Contractuelle (Article L.332-8 disposition 2 du CGFP).
Les candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae) sont à transmettre à Monsieur le Président – Territoire de la Côte Ouest – BP 49 – 97822 Le Port Cedex ou à courrier@tco.re
- Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude, etc.). Pour les titulaires de la Fonction Publique ou les
lauréat(e)s de concours, nous vous remercions de bien vouloir nous transmettre votre dernier arrêté de situation administrative ou la liste d’aptitude établie par l’organisateur du concours.
-Contractuelle (Article L.332-8 disposition 2 du CGFP).
Les candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae) sont à transmettre à Monsieur le Président – Territoire de la Côte Ouest – BP 49 – 97822 Le Port Cedex ou à courrier@tco.re
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE AGGLO TERRITOIRE COTE OUEST Ile de la REUNION
>1 rue eliard laude
97420 Le port
>1 rue eliard laude
97420 Le port
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.