Responsable des affaires protocolaires (h/f)
Offre n° O974260730000004
Publiée le 30/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
256 rue Hubert Delisle, Le Tampon (La Réunion (974))
Poste à pourvoir le
07/09/2026
Date limite de candidature
30/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Communication >
Stratégies de communication
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du directeur général des services et en lien fonctionnel avec le Cabinet du Maire, le ou la responsable des affaires protocolaires est en charge de :
• Organiser et coordonner l'ensemble des cérémonies, réceptions et évènements protocolaires de la commune ;
• Garantir le respect des règles de préséance et des usages républicains et des règles protocolaires lors des manifestations officielles ;
• Conseiller le Maire, les élus et la direction générale en matière de protocole et de représentation institutionnelle ;
• Assurer la coordination opérationnelle des différents services et partenaires intervenant dans la préparation des manifestations protocolaires ;
• Encadrer l'équipe chargée de la mise en œuvre opérationnelle des évènements protocolaires.
• Organiser et coordonner l'ensemble des cérémonies, réceptions et évènements protocolaires de la commune ;
• Garantir le respect des règles de préséance et des usages républicains et des règles protocolaires lors des manifestations officielles ;
• Conseiller le Maire, les élus et la direction générale en matière de protocole et de représentation institutionnelle ;
• Assurer la coordination opérationnelle des différents services et partenaires intervenant dans la préparation des manifestations protocolaires ;
• Encadrer l'équipe chargée de la mise en œuvre opérationnelle des évènements protocolaires.
Missions / conditions d'exercice
* Activités et tâches du poste :
1. Organisation et coordination des cérémonies et manifestations protocolaires :
• Préparation des cérémonies patriotiques et commémoratives (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, journées nationales) ;
• Organisation des inaugurations, poses de première pierre, vernissages, visites officielles et cérémonies institutionnelles ;
• Organisation des réceptions officielles : vœux du Maire, accueil de personnalités, jumelages, cérémonies des bacheliers, cérémonies de départ à la retraite, célébration des centenaires, manifestations de fin d'année et toute autre manifestation protocolaire organisée par la commune ;
• Préparation des dossiers de distinctions honorifiques (médailles du travail, de la famille, de la jeunesse et autres distinctions) ;
• Organisation des cérémonies de remise de distinctions honorifiques et suivi des décorations ;
• Accueil des délégations étrangères en lien avec le Cabinet et accompagnement protocolaire des visites officielles ;
• Participation à l'organisation des échanges dans le cadre des jumelages et des relations institutionnelles ;
• Élaboration des déroulés des cérémonies et de l'ordre protocolaire ;
• Élaboration du planning annuel des manifestations et anticipation des besoins humains, matériels et logistiques.
2. Coordination opérationnelle :
• Organisation et animation des réunions préparatoires ;
• Élaboration des rétroplannings et suivi de l'avancement des préparatifs ;
• Coordination des différents services municipaux, partenaires institutionnels et prestataires ;
• Coordination avec la direction de la communication pour la valorisation des évènements ;
• Coordination avec la police municipale et les services de sécurité lors des manifestations ;
• Accompagnement des élus mandatés pour représenter le Maire lors des cérémonies et manifestations officielles, en veillant à la préparation des éléments protocolaires nécessaires au bon déroulement de leur représentation.
• Organisation des réunions de bilan et proposition d'améliorations.
3. Gestion administrative, documentaire, budgétaire et logistique
• Mise à jour du fichier des personnalités et partenaires institutionnels ;
• Constitution, actualisation et archivage des dossiers protocolaires ;
• Élaboration et mise à jour des modèles de déroulés, conducteurs et documents protocolaires ;
• Rédaction et diffusion des invitations, courriers, allocutions et discours ;
• Gestion des cadeaux protocolaires (choix des présents officiels, suivi du stock, tenue du registre des remises et suivi des commandes) ;
• Passation et suivi des commandes liées aux réceptions (fleurs, décorations, médailles, cadeaux protocolaires, prestations traiteur, sonorisation…) ;
• Suivi budgétaire des dépenses affectées au protocole.
4. Encadrement et veille :
• Encadrement et organisation du travail de l'équipe du protocole, le cas échéant ;
• Veille juridique sur les évolutions réglementaires relatives au protocole et au cérémonial public.
* Liens de collaboration :
Cabinet du Maire, élus, direction générale, direction de la communication, police municipale, services techniques, état civil, préfecture et sous-préfecture, services de l'État, autres collectivités, associations patriotiques et mémorielles, corps constitués, représentations consulaires et partenaires institutionnels invités aux manifestations officielles.
* Quotité de travail : 151 H 67 / mensuel — 35 H / semaine (temps complet).
* Cycle de travail/horaires de travail :
• Horaires de bureau avec dépassements fréquents en soirée, les week-ends et jours fériés selon le calendrier des cérémonies et manifestations officielles ;
• Grande disponibilité lors des évènements institutionnels ou des situations d'urgence nécessitant une organisation protocolaire ;
• Forte confidentialité dans le traitement des informations liées aux autorités, aux élus et aux manifestations officielles.
1. Organisation et coordination des cérémonies et manifestations protocolaires :
• Préparation des cérémonies patriotiques et commémoratives (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, journées nationales) ;
• Organisation des inaugurations, poses de première pierre, vernissages, visites officielles et cérémonies institutionnelles ;
• Organisation des réceptions officielles : vœux du Maire, accueil de personnalités, jumelages, cérémonies des bacheliers, cérémonies de départ à la retraite, célébration des centenaires, manifestations de fin d'année et toute autre manifestation protocolaire organisée par la commune ;
• Préparation des dossiers de distinctions honorifiques (médailles du travail, de la famille, de la jeunesse et autres distinctions) ;
• Organisation des cérémonies de remise de distinctions honorifiques et suivi des décorations ;
• Accueil des délégations étrangères en lien avec le Cabinet et accompagnement protocolaire des visites officielles ;
• Participation à l'organisation des échanges dans le cadre des jumelages et des relations institutionnelles ;
• Élaboration des déroulés des cérémonies et de l'ordre protocolaire ;
• Élaboration du planning annuel des manifestations et anticipation des besoins humains, matériels et logistiques.
2. Coordination opérationnelle :
• Organisation et animation des réunions préparatoires ;
• Élaboration des rétroplannings et suivi de l'avancement des préparatifs ;
• Coordination des différents services municipaux, partenaires institutionnels et prestataires ;
• Coordination avec la direction de la communication pour la valorisation des évènements ;
• Coordination avec la police municipale et les services de sécurité lors des manifestations ;
• Accompagnement des élus mandatés pour représenter le Maire lors des cérémonies et manifestations officielles, en veillant à la préparation des éléments protocolaires nécessaires au bon déroulement de leur représentation.
• Organisation des réunions de bilan et proposition d'améliorations.
3. Gestion administrative, documentaire, budgétaire et logistique
• Mise à jour du fichier des personnalités et partenaires institutionnels ;
• Constitution, actualisation et archivage des dossiers protocolaires ;
• Élaboration et mise à jour des modèles de déroulés, conducteurs et documents protocolaires ;
• Rédaction et diffusion des invitations, courriers, allocutions et discours ;
• Gestion des cadeaux protocolaires (choix des présents officiels, suivi du stock, tenue du registre des remises et suivi des commandes) ;
• Passation et suivi des commandes liées aux réceptions (fleurs, décorations, médailles, cadeaux protocolaires, prestations traiteur, sonorisation…) ;
• Suivi budgétaire des dépenses affectées au protocole.
4. Encadrement et veille :
• Encadrement et organisation du travail de l'équipe du protocole, le cas échéant ;
• Veille juridique sur les évolutions réglementaires relatives au protocole et au cérémonial public.
* Liens de collaboration :
Cabinet du Maire, élus, direction générale, direction de la communication, police municipale, services techniques, état civil, préfecture et sous-préfecture, services de l'État, autres collectivités, associations patriotiques et mémorielles, corps constitués, représentations consulaires et partenaires institutionnels invités aux manifestations officielles.
* Quotité de travail : 151 H 67 / mensuel — 35 H / semaine (temps complet).
* Cycle de travail/horaires de travail :
• Horaires de bureau avec dépassements fréquents en soirée, les week-ends et jours fériés selon le calendrier des cérémonies et manifestations officielles ;
• Grande disponibilité lors des évènements institutionnels ou des situations d'urgence nécessitant une organisation protocolaire ;
• Forte confidentialité dans le traitement des informations liées aux autorités, aux élus et aux manifestations officielles.
Profils recherchés
* Conditions d'accès au poste :
- Concours ou recrutement statutaire d'attaché territorial (catégorie A) ou de rédacteur territorial (catégorie B) ;
- À défaut de candidature de fonctionnaire, recrutement contractuel possible dans les conditions de l'article L. 332-8 du code général de la fonction publique (CGFP).
* Compétences professionnelles au poste :
° Connaissances :
• Connaissance des règles protocolaires, des préséances et des usages républicains ;
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales ;
• Connaissance du statut de la fonction publique territoriale ;
• Connaissance des règles d'organisation des cérémonies officielles et des relations institutionnelles.
° Savoir-faire :
• Capacité à organiser et coordonner des évènements à forts enjeux institutionnels ;
• Conduire un projet événementiel complexe ;
• Animer des réunions de préparation et de coordination ;
• Élaborer des rétroplannings et assurer le suivi des opérations ;
• Négocier avec les prestataires et partenaires ;
• Gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités ;
• Anticiper les risques protocolaires et proposer les solutions adaptées ;
• Gérer les imprévus avec réactivité ;
• Aptitude à l'encadrement d'équipe ;
• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse ;
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion d'agenda.
° Savoir-être :
• Sens aigu de la diplomatie et de la discrétion ;
• Excellent relationnel ;
• Sens du service public ;
• Loyauté institutionnelle et neutralité ;
• Rigueur et sens de l'organisation ;
• Capacité d'adaptation ;
• Capacité à travailler dans l'urgence ;
• Grande disponibilité et réactivité.
- Concours ou recrutement statutaire d'attaché territorial (catégorie A) ou de rédacteur territorial (catégorie B) ;
- À défaut de candidature de fonctionnaire, recrutement contractuel possible dans les conditions de l'article L. 332-8 du code général de la fonction publique (CGFP).
* Compétences professionnelles au poste :
° Connaissances :
• Connaissance des règles protocolaires, des préséances et des usages républicains ;
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales ;
• Connaissance du statut de la fonction publique territoriale ;
• Connaissance des règles d'organisation des cérémonies officielles et des relations institutionnelles.
° Savoir-faire :
• Capacité à organiser et coordonner des évènements à forts enjeux institutionnels ;
• Conduire un projet événementiel complexe ;
• Animer des réunions de préparation et de coordination ;
• Élaborer des rétroplannings et assurer le suivi des opérations ;
• Négocier avec les prestataires et partenaires ;
• Gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités ;
• Anticiper les risques protocolaires et proposer les solutions adaptées ;
• Gérer les imprévus avec réactivité ;
• Aptitude à l'encadrement d'équipe ;
• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse ;
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion d'agenda.
° Savoir-être :
• Sens aigu de la diplomatie et de la discrétion ;
• Excellent relationnel ;
• Sens du service public ;
• Loyauté institutionnelle et neutralité ;
• Rigueur et sens de l'organisation ;
• Capacité d'adaptation ;
• Capacité à travailler dans l'urgence ;
• Grande disponibilité et réactivité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262578796
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature à Monsieur Le Maire 256 rue Hubert Delisle CS 32117 97831 Le Tampon Cedex ou par mail à service.recrutement@mairie-tampon.fr.
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.