Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, l’agent a pour missions :

A) L’organisation du protocole institutionnel :

- Planifier, préparer et coordonner, en lien avec la Direction des instances délibérantes, le déroulement des séances des instances délibérantes, le déroulement des séances des instances décisionnelles, collaboratives et/ou participatives de l’intercommunalité (conseil communautaire, bureau, conférence des Maires, conseil de développement, etc…).

- Planifier, préparer et coordonner les manifestations, cérémonies et évènements de l’Etablissement (évènements externes, réception des agents, remise des médailles, départs en retraite, etc…) :
o Etablissement de l’ordre du jour,
o Réunions de préparation avec les différents acteurs,
o Montage du dossier de déroulement pour le Président, les vice-Présidents et les élus,
o Rédaction et envoi des invitations : courriers, courriels…
o Organisation du lieu de réception : aménagement du lieu, cocktail, personnel de service à briefer, sonorisation, sécurité, prise de contact avec les différents prestataires, placement...etc.
o Collaboration avec le service Communication pour la transmission des informations et des invitations (contacts presses, reportages...),
o Le jour de la manifestation : accueil et placement, veille du bon déroulement, réponse aux demandes, coordination des prestataires.

- Garantir le respect des règles protocolaires lors de toutes les manifestations officielles de l’Etablissement ;
- Élaborer les fiches de déroulé protocolaire et assurer leur diffusion.
- Garantir, en lien avec le service Communication, l’accueil et la gestion des médias et de leurs représentants.

B) La contribution à l’établissement d’un environnement propice aux échanges et à la promotion de l’image institutionnelle :

- Veiller à la qualité de l'accueil institutionnel réservé aux agents, visiteurs, partenaires et autorités :
o Surveiller la propreté et le maintien en état des espaces d’accueil, salles de réunion, espaces de circulation,
o Veiller à la bonne tenue et à l'actualisation des supports d'information destinés au public et aux agents (signalétique événementielle, panneaux d'affichage institutionnels, etc.),
o Optimiser l’agencement, l’aménagement et la gestion fonctionnelle des locaux (mobilier, circulation, équipements techniques, panneaux d’affichage).

- Garantir une image cohérente et valorisante de l’établissement lors des événements officiels ;
- Proposer des actions visant à moderniser et améliorer les pratiques protocolaires de l’établissement ;
- Participer à l'amélioration de la communication institutionnelle liée aux manifestations en collaboration avec le service Communication ;
- Contribuer à l'harmonisation des supports de représentation (badges, kakémonos, pupitres, drapeaux, décoration institutionnelle...) en lien avec le service Communication.
De manière générale, être force de proposition pour renforcer le rayonnement et l'attractivité de la collectivité à travers les événements organisés.

C) Accompagnement du Président :

- Préparer et accompagner les déplacements officiels du Président ;
- Apporter des conseils sur les postures, discours, tenues et comportements protocolaires ;
- Être l’interface avec les autres collectivités, l’État, les partenaires officiels.

D) Accompagnement des vice-Présidents et des élus :

- Préparer et accompagner les déplacements officiels des vice-Présidents et des élus ;
- Apporter des conseils sur les postures, discours, tenues et comportements protocolaires ;
- Être l’interface avec les autres collectivités, l’État, les partenaires officiels.

E) Coordination avec les autres services et management du service Protocole :

- Encadrer, animer et accompagner l'équipe du service Protocole :
o Répartir les activités en fonction des priorités et des compétences,
o Développer les compétences des agents et favoriser leur montée en autonomie
o Favoriser un climat de travail collaboratif et une démarche d'amélioration continue
o Diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement du service
- Collaborer avec les services communication, événementiel et logistique ;
- Faire le lien avec les élus, le Cabinet et la Direction générale pour assurer une parfaite cohérence.