ASSISTANTE DE DIRECTION
Offre n° O976260428000348
Publiée le 28/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
AVENUE DE LA MAIRIE, Mtsamboro (Mayotte (976))
Poste à pourvoir le
01/06/2026
Date limite de candidature
28/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste issu d'un transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice du CCAS, l’assistante de direction assiste ce dernier afin
d’optimiser la gestion de leur activité. Elle organise et coordonne les informations internes et
externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Elle peut prendre en
charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques. Elle recueille et traite les
informations nécessaires au fonctionnement du CCAS.
d’optimiser la gestion de leur activité. Elle organise et coordonne les informations internes et
externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Elle peut prendre en
charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques. Elle recueille et traite les
informations nécessaires au fonctionnement du CCAS.
Missions / conditions d'exercice
• Appui à la Directrice du CCAS.
• Gérer l’agenda de la Directrice
• Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements sur Outlook
• Traiter le courrier entrant et sortant de la direction, les mails et appels téléphoniques
(recevoir, filtrer et orienter les appels)
• Réceptionner, traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de la
direction et gérer les urgences
• Suivre et mettre en forme les dossiers administratifs
• Trier, classer et archiver les documents
• Organiser les conseils d’administration du CCAS : rédiger les ordres du jour, mettre en
forme les délibérations, les rapports et documents annexes, préparer la maquette, gérer les
convocations
• Mettre en forme et gérer le suivi des décisions, arrêtés et conventions, la transmission au
Contrôle de Légalité, la diffusion et le classement
• Constituer le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs du CCAS
• Réceptionner, traiter et diffuser les informations : rechercher et diffuser les informations,
trier, photocopier et assembler les documents
• Réaliser des travaux de bureautique : prendre des notes et mettre en forme tous types de
courriers
• Réaliser la saisie de documents
• Gérer les demandes aux directions ressources (DSIT, DMG, DRH etc.)
• Gérer le suivi de la planification des réunions et l’agenda des directrice et directrice
adjointe : préparer les réunions, transmettre les documents si besoin avant les réunions
prendre des notes lors des réunions.
• Trier, classer et archiver les documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple
et accessible
• Anticiper les commandes de fournitures pour le service et en vue du classement ou de
l’archivage
• Gérer le suivi et la mise en forme des dossiers administratifs : vérifier la validité des
informations. Mettre en forme et présenter les dossiers
• Gérer l’exécution et le suivi des procédures et décisions administratives : vérifier la
conformité des procédures administratives et préparer les documents de suivi des
décisions administratives
• Gérer les commissions de secours (préparer les tableaux, se mettre en lien avec les
partenaires, saisir les données dans le logiciel ELISSAR, préparer les courriers de
réponses…).
• Organiser et gérer les réunions de service
2
• Gestion des réservations de la salle de réunion / voiture
• Mise à jour du tableau de veille des projets
• Veille des partenaires
• Préparation de dossiers pour les appels à projets
• Préparation des affiches et notes d’information.
• Coordination avec le service communication de la mairie.
• Mise en ligne des affiches sur les réseaux sociaux (selon validation).
• Gérer l’agenda de la Directrice
• Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements sur Outlook
• Traiter le courrier entrant et sortant de la direction, les mails et appels téléphoniques
(recevoir, filtrer et orienter les appels)
• Réceptionner, traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de la
direction et gérer les urgences
• Suivre et mettre en forme les dossiers administratifs
• Trier, classer et archiver les documents
• Organiser les conseils d’administration du CCAS : rédiger les ordres du jour, mettre en
forme les délibérations, les rapports et documents annexes, préparer la maquette, gérer les
convocations
• Mettre en forme et gérer le suivi des décisions, arrêtés et conventions, la transmission au
Contrôle de Légalité, la diffusion et le classement
• Constituer le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs du CCAS
• Réceptionner, traiter et diffuser les informations : rechercher et diffuser les informations,
trier, photocopier et assembler les documents
• Réaliser des travaux de bureautique : prendre des notes et mettre en forme tous types de
courriers
• Réaliser la saisie de documents
• Gérer les demandes aux directions ressources (DSIT, DMG, DRH etc.)
• Gérer le suivi de la planification des réunions et l’agenda des directrice et directrice
adjointe : préparer les réunions, transmettre les documents si besoin avant les réunions
prendre des notes lors des réunions.
• Trier, classer et archiver les documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple
et accessible
• Anticiper les commandes de fournitures pour le service et en vue du classement ou de
l’archivage
• Gérer le suivi et la mise en forme des dossiers administratifs : vérifier la validité des
informations. Mettre en forme et présenter les dossiers
• Gérer l’exécution et le suivi des procédures et décisions administratives : vérifier la
conformité des procédures administratives et préparer les documents de suivi des
décisions administratives
• Gérer les commissions de secours (préparer les tableaux, se mettre en lien avec les
partenaires, saisir les données dans le logiciel ELISSAR, préparer les courriers de
réponses…).
• Organiser et gérer les réunions de service
2
• Gestion des réservations de la salle de réunion / voiture
• Mise à jour du tableau de veille des projets
• Veille des partenaires
• Préparation de dossiers pour les appels à projets
• Préparation des affiches et notes d’information.
• Coordination avec le service communication de la mairie.
• Mise en ligne des affiches sur les réseaux sociaux (selon validation).
Profils recherchés
Connaissance des outils informatiques et bureautiques (notamment Excel) et du logiciel
utilisé par le service
• Capacité d’organisation et d’autonomie
• Bon relationnel et capacité d’écoute
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Sens du service public
utilisé par le service
• Capacité d’organisation et d’autonomie
• Bon relationnel et capacité d’écoute
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.