Sous la responsabilité du directeur de la Direction des Moyens Généraux, l’assistant (e) de direction est chargé(e) des dossiers administratifs et financiers de la direction.
• Organisation de la vie professionnelle du directeur
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Suivi des projets et activités de la direction
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Organisation et planification des réunions
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).

Organisation de la vie professionnelle du directeur
-Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
-Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
-Organiser les déplacements du directeur
-Établir une relation de confiance avec le directeur
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers (Il fait des réponses par courriers aux différentes demandes faites à la direction).
-Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
-Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre l'exécution budgétaire de la direction
-Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction
-S’assure du suivi des demandes faites auprès de la direction, de l’exécution des demandes et du retour de la bonne exécution auprès des demandeurs.
-Transmission des états de pointage au à la DRH
-Il assure également le suivi des heures supplémentaires.
-Il assure la mise à jour régulière du tableau des effectifs.
-Il s’occupe de la gestion et de l’accueil des stagiaires et des éventuels suivis concernant la formation.
-Il effectue le suivi budgétaire de la direction et aide la direction dans l’établissement des documents pour l’établissement du budget (selon les éléments du pôle financier).
-Il élabore et/ou actualise des documents (tableaux de bords) afin d’optimiser ce suivi. Il utilise les logiciels et outils en place.
-Il fait des reportings réguliers au directeur.
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
-Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
-Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
-Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
-Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
-Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Horaires : 08 h – 16 h du lundi au jeudi, 08 h – 15 h le vendredi (sauf modification ultérieure des horaires du service)
Moyens à disposition : • Matériel informatique et bureautique
• Scanner, photocopieur, imprimante
• Progiciel de gestion du courrier
• Téléphone fixe

Diplôme de niveau V
-Expérience sur un poste équivalent appréciée
-Connaissance du M14/M57 maîtrise du Pack Office et notamment excel
-Connaissance de l’environnement financier et comptable
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Organisation de la collectivité
• Fonctionnement des services de la Collectivité
• Contexte et enjeux de la Collectivité
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Notions de comptabilité analytique
• Missions de la Direction
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.) Fonctionnement et rôle des autres collectivités
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Standard téléphonique, annuaire internet
• Annuaire de la collectivité et des partenaires
• Principes rédactionnels de la note de synthèse
• Principes rédactionnels du compte rendu
• Bonne connaissance de l’organisation interne de la Collectivité et des missions de l’ensemble des services municipaux, voire des institutions publiques et du territoire communal.
• Excellente communication orale et écrite
• Maîtrise de l’outil bureautique (Word, Excel).
• Procédures administratives de la direction
• Organisation et fonctionnement des services
• Connaissance du règlement intérieur
• Techniques de recherche d'information
• Droits et obligations des publics (agents territoriaux et administrés)
• Méthode et rigueur.
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité de lecture rapide.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Capacités rédactionnelles
• Qualités relationnelles et organisationnelles.
• Force de proposition
• Sens affirmé du travail en équipe.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Transversalité
• Curiosité professionnelle
• Sens du service public et de l’intérêt général.
• Sens des responsabilités et excellentes aptitudes relationnelles
• Ponctualité
• Adaptabilité
• Exemplarité
• Probité
• Réactivité