Sous la responsabilité du responsable du service logistique évènementielle, le/la responsable de cellule assure la gestion administrative du service, organise efficacement l’activité des assistants administratif, veille au respect des procédures. Il/elle planifie et contrôle l’activité de son équipe.
• Coordination des activités de la Cellule
• Encadrement des équipes
• Participation à la rédaction des cahiers des charges des marchés liés à l’activité du service
• Suivi de l’exécution des marchés et du budget liés à l’activité du service
• Intérim du Responsable de Service
• Soutien administratif auprès du Directeur des Moyens Généraux
• Gestion des progiciels dédiés à la gestion administrative et aux données du service
• Mobilisation dans le cadre du dispositif ORSEC
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).

Coordination des activités de la Cellule
-Déterminer le plan de charge de la Cellule
-Organiser et planifier la prise en charge des activités par les agents
-Veiller à l’application des lois et règlements, des procédures mairie et de la Direction
spécifiques à l’activité
-Définir, faire valider et développer des procédures d’optimisation du
fonctionnement de la Cellule
-Contrôler la réalisation des activités et leur qualité
-Alimenter les tableaux de bord ou statistiques d’activité du service et de la direction
-Analyser et exploiter les données issues des progiciels pour être force de
Proposition pour la direction.
Encadrement de l’équipe
-Apporter conseil ou assistance dans la réalisation des activités
-Réguler les relations au sein de l’équipe
-Planifier les absences (congés, formation, maternité, etc.)
-Suivre la prise des jours RTT ou récupération
-Conduire l’évaluation des agents
-Spécifier et faire remonter les besoins en postes effectifs
-Spécifier et faire remonter les besoins de formation du service et des agents
Participation à la rédaction des cahiers des charges des marchés liés à l’activité du service
-Contrôler l’adéquation des pratiques de terrains (actuelles ou à venir) avec le cahier
des charges des marchés à monter par le service achats et optimisation
-Transmettre les cahiers des charges au service achats et Optimisation
-Relation avec les services et prestataires pour planifier l’exécution des prestations
Suivi de l’exécution des marchés liés à l’activité du service
-Suivre les bons de commandes et les factures
-Suivre le budget du service
-Alerter la hiérarchie
-Veiller au bon suivi des prestations
-Veiller au classement des documents
Intérim du Responsable de Service pendant ses congés
Soutien administratif auprès du Directeur des Moyens Généraux
Gestion des progiciels dédiés à la gestion administrative et aux données du service
Mobilisation dans le cadre du dispositif ORSEC
Logiciels spécifiques :
CIVIL NET FINANCES Finance (gestion financière)
I-PARAFEUR
SOLUSTOP
CIRIL RH

Diplôme niveau 5 minimum
Appétence pour les chiffres, l’analyse de données
Sensibilité au contrôle de gestion
Expérience sur poste similaire appréciée
• Connaissance des règles et procédures administratives, financières et juridiques applicables dans la collectivité
Connaissance des marchés publics
• Connaître les méthodes et outils de suivi d’activité
• Connaissance des techniques de management et d’encadrement d’équipe
• Connaissance des techniques d’animation de réunions
• Rédiger des notes, compte rendus, courriers
• Être capable d’encadrer et d’animer des équipes
• Être capable de concevoir et d’alimenter des indicateurs de suivi d’activité, de présenter des reportings
• Travailler en transversalité
• Être capable de développer des outils de suivi et d’optimisation de la dépense publique et des achats
• Maîtriser les fonctionnalités des tableurs et les progiciels
• Être capable de rédiger des cahiers des charges, spécifications techniques et fonctionnelles
• Maîtriser les modes de fonctionnement et procédures des autres administrations dans le domaine de la commande publique
• Discrétion professionnelle
• Respect de la hiérarchie
• Esprit constructif
• Rigueur et méthode
• Savoir négocier, être diplomate
• Se rendre disponible et à l’écoute des collègues, des élus et des prestataires
• Savoir formuler simplement des informations appartenant à un domaine spécialisé
• Exemplarité
• Ponctualité
• Probité
• Adaptabilité