Le/La gestionnaire de structure communale de proximité exerce une fonction à responsabilités. Il/Elle coordonne, contrôle et gère les différents services au sein de la salle de conférence. Il/Elle assure, également, les relations internes et externes de l'établissement. De plus, il/elle vérifie les travaux, réparations ou remplacements confiés aux prestataires.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).

› Accueil physique et téléphonique du public
-Accueillir le public avec amabilité
-Prendre des messages
-S'exprimer clairement et reformuler les demandes
-Favoriser l'expression de la demande
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-Appliquer les règles de communication et de protocole
-Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
-Mettre en relation des correspondants
-Gérer les situations de stress et réguler les tensions
-Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations
-S'adapter aux publics de cultures différentes
-Adapter son intervention aux différents publics
-Gérer un système de mesure de la fréquentation
-Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
-Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
› Renseignement et orientation du public
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
-Présenter des documents d'information et de communication
-Gérer un planning de réservation
-Orienter vers les personnes et services compétents
-Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
-Aider à rédiger des documents administratifs
› Gestion et affichage d'informations
-Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
-Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Surveillance et contrôle des équipements au sein de la structure
• Surveiller régulièrement les installations de la salle
• Contrôler le bon état des matériels
• Relever les dysfonctionnements ou réparations à effectuer
• Faire réaliser les réparations ou remplacement des matériels
• Contrôler la réalisation des entreprises prestataires
• Accompagner les visites de la Commission de Sécurité
• Faire réaliser les travaux suite aux recommandations de la Commission
• Répondre aux demandes ou signalements des utilisateurs de la salle de conférence
● Gestion des matériels et équipements de la salle
• Répertorier les matériels défectueux ou absents (suite vols)
• Établir les devis de remplacement ou demandes d’intervention aux prestataires
• Suivre les achats ou commandes d’intervention techniques
• Réaliser ou faire réaliser la pose du matériel

• Techniques d'accueil, règles de communication
• Organisation et organigramme de la collectivité
• Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
• Directives et procédures d'instruction des dossiers
• Organisation et activités des services
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
• Techniques de régulation
• Techniques de communication téléphonique
• Caractéristiques des publics
• Procédures de transmission des demandes
• Règlements intérieurs
• Droits et obligations des usagers
• Techniques et outils de communication
• Notions en langues étrangères
• Techniques de médiation et négociation
• Techniques de secrétariat (dactylographie,sténotypie, prise de notes, etc.)
• Techniques de capitalisation et de classement de documents
• Techniques de recherche d'information
• Techniques de gestion de planning
• Connaissance exhaustive de l’ensemble des bâtiments et équipements communaux et de leurs caractéristiques
• Bonne connaissance des matériels adéquats à chaque type de bâtiment et aux normes spécifiques régissant l’équipement
• Connaissance des matériels et des évolutions techniques
• Connaissance des normes de sécurité des ERP
• Connaissances en gestion et en administration
• Maîtrise des lois, décrets et réglementations des infrastructures
• Être capable de réaliser une estimation financière
• Être capable de contrôler la conformité des devis par rapport à la demande
• Être capable de suivre les commandes et d’assurer les relances
• Être capable de contrôler la conformité et la qualité des travaux réalisés
• Être capable de rédiger des comptes-rendus de visite sur site
• Être capable de gérer la maintenance quotidienne d'une infrastructure
• Être capable de gérer l'utilisation optimale des locaux d’une infrastructure
• Grande disponibilité
• Réactivité 
• Savoir gérer les urgences
• Polyvalence
• Qualités relationnelles
• Sens des responsabilités
• Sens de l'organisation
• Rigueur et précision