Assistant(e) de direction (H/F)
Offre n° O978251031000002
Publiée le 06/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
15/12/2025
Date limite de candidature
07/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Directeur de la Direction des Superstructures, l’assistant(e) de Direction assiste le Directeur dans la gestion et l’organisation administrative et financière de la Direction. Il/Elle intervient sur l’ensemble des affaires courante liées au travail de son supérieur hiérarchique. Il/Elle s’occupe de l’assistanat, du suivi et de la planification des interventions internes et externes de l’ensemble des Services intégrés. Accompagne le Directeur dans l’élaboration du budget de l’ensemble de la direction, du suivi et de la rédaction des marchés publics et analyse des offres de la Direction. Elabores et met en œuvre les procédures, et relais les nouvelles directives. Encadrement/accompagnement et formation de l’ensemble des assistant(e)s de la Direction sur les logiciels internes, tableaux de suivis et organisation administrative et financière sur les missions confiées.
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)
Missions / conditions d'exercice
Activités principales:
- Assurer l’accueil, réception, orientation.
- Assurer le traitement et le suivi administratif
- Réceptionner les appels d’administrés et partenaire des cellules et transmettre les messages.
- Gestion de l’enregistrement des tous les courriers et demande d’interventions
- Suivi des courriers arrivés.
- Préparer, Rédiger des notes, courriers, conventions et compte-rendu émis par le service
- Vérifie les parapheurs et assure leur gestion
- Etablir les commandes de fourniture et intervention
- Gestion des fiches ATAL
- Engagement et facturation des commandes de prestations
- Classement et archivages des documents
- Suivi des dossiers d’astreinte technique hebdomadaire
- Compte rendu relative aux déplacements des états d’astreinte.
- Mise à jour des tableaux de suivi et de contrôle
- Etablir des consultations relatives aux missions hors marchés
- Informations aux service utilisateurs du suivi des interventions
- Assurer le lien avec les responsables et les cellules
- Gestion de la flotte automobile
- Tenir à jour le planning de congés du service
- Suivi administratif du personnel dans le cadre des pointages mensuel
- Suivi des engagements et facturations
- Assister aux réunions
*Montage des dossiers Technique et financier
- Faire le suivi des demandes d’interventions
- Participer à la programmation prévisionnelle des interventions
- Proposer des modes de portage et de réalisation
- Rédiger les dossiers de consultation et participer à l’analyse des offres
- Assurer le suivi administratif et technique
- Rédiger des bilans, rapports et comptes rendus techniques
- Rédiger et monter les DCE Marchés Publics
- Suivi financier
- Définir faire valider et développer des procédures d’optimisation du fonctionnement du service
- Veiller à l’application des lois/règlements, des normes en vigueur
*Encadrement et gestion des équipes
Encadrement /accompagnement et formations de l’ensembles des assistantes des services de la Direction (logiciels, tableaux de suivi, organisation administratives et financière) sur les missions confiées tels que :
- Préparer les correspondances avec les entreprises
- Préparer les OS, les commandes et tenir à jour le tableau de suivi
- Diffuser les notifications
- Suivre les attestations légales, assurance
- Préparer les notifications des Procès-verbaux, des opérations Préalables à la réceptions- Garantie de parfait Achèvement, levée de réserves, sur élément données par les Techniciens des différents services
- Application de la comptabilité fonctionnelle et analytique sous tableur
- Depuis le tableur : renseigner les lignes budgétaires des opérations pour mandatement
- Diffuser les pièces remises
- Assurer l’accueil, réception, orientation.
- Assurer le traitement et le suivi administratif
- Réceptionner les appels d’administrés et partenaire des cellules et transmettre les messages.
- Gestion de l’enregistrement des tous les courriers et demande d’interventions
- Suivi des courriers arrivés.
- Préparer, Rédiger des notes, courriers, conventions et compte-rendu émis par le service
- Vérifie les parapheurs et assure leur gestion
- Etablir les commandes de fourniture et intervention
- Gestion des fiches ATAL
- Engagement et facturation des commandes de prestations
- Classement et archivages des documents
- Suivi des dossiers d’astreinte technique hebdomadaire
- Compte rendu relative aux déplacements des états d’astreinte.
- Mise à jour des tableaux de suivi et de contrôle
- Etablir des consultations relatives aux missions hors marchés
- Informations aux service utilisateurs du suivi des interventions
- Assurer le lien avec les responsables et les cellules
- Gestion de la flotte automobile
- Tenir à jour le planning de congés du service
- Suivi administratif du personnel dans le cadre des pointages mensuel
- Suivi des engagements et facturations
- Assister aux réunions
*Montage des dossiers Technique et financier
- Faire le suivi des demandes d’interventions
- Participer à la programmation prévisionnelle des interventions
- Proposer des modes de portage et de réalisation
- Rédiger les dossiers de consultation et participer à l’analyse des offres
- Assurer le suivi administratif et technique
- Rédiger des bilans, rapports et comptes rendus techniques
- Rédiger et monter les DCE Marchés Publics
- Suivi financier
- Définir faire valider et développer des procédures d’optimisation du fonctionnement du service
- Veiller à l’application des lois/règlements, des normes en vigueur
*Encadrement et gestion des équipes
Encadrement /accompagnement et formations de l’ensembles des assistantes des services de la Direction (logiciels, tableaux de suivi, organisation administratives et financière) sur les missions confiées tels que :
- Préparer les correspondances avec les entreprises
- Préparer les OS, les commandes et tenir à jour le tableau de suivi
- Diffuser les notifications
- Suivre les attestations légales, assurance
- Préparer les notifications des Procès-verbaux, des opérations Préalables à la réceptions- Garantie de parfait Achèvement, levée de réserves, sur élément données par les Techniciens des différents services
- Application de la comptabilité fonctionnelle et analytique sous tableur
- Depuis le tableur : renseigner les lignes budgétaires des opérations pour mandatement
- Diffuser les pièces remises
Profils recherchés
Formations et qualifications obligatoires:
- Expérience souhaitée sur un poste similaire en administratif
- Socle de compétences minimum en informatique à tous métiers-repères
Savoir:
- Réglementation et procédures en matière de marchés publics
- Code de marchés publics
- Chiffrage/calcul de coût
- Domaine de l'entretien, de la maintenance et de la sécurité des bâtiments
- Savoir encadrer et animer une équipe, déléguer et rendre compte
- Bonne connaissance du cadre réglementaire et législatif de la construction publique (marchés publics, ERP, loi MOP…)
- Solide maîtrise des outils informatiques usuels (Word, Excel,) et logiciel du domaine
- Maîtrise des règles budgétaires et comptables,
- Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
- Cahier des Clauses Administratives Particulières -CCAP
- Cahier des Clauses Techniques Particulières -CCTP
- Normes de la construction
- Règles d’hygiène et de sécurité
- Bonnes qualités relationnelles (élus, agents des services, entreprises),
- Connaître le fonctionnement et les missions de la collectivité
- Connaître les règles et les procédures administratives
- Connaître les formes et la charte graphique des documents administratifs
- Maitrise des outils informatique (Word, Excel, internet, intranet…)
- Maîtrise des logiciels spécifique (ATAL, Cindoc/Doc flow- SITI - CIRIL RH et Finance) Formation en interne
Savoir-faire:
- Capacités organisationnelles
- Savoir utiliser les outils bureautiques
- Maitriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
- Savoir gérer les priorités et les situations d’urgence
- Savoir rendre compte de son activité à la hiérarchie
- Capacités rédactionnelles
- Prise de note et rédaction de compte-rendu
- Technique de secrétariat
- Bonne analyse ainsi qu’un esprit de Synthése
- Réactivité
Savoir-être:
- Aptitudes au travail en équipe
- Capacité d’adaptation
- Savoir analyser et synthétiser
- Planifier et organiser sa charge de travail
- Savoir écouter
- Avoir le sens de l’observation, le sens pratique
- Être innovant
- Faire preuve de diplomatie
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
- Dynamisme / Amabilité / bienveillance
- Sens de l’initiative / réactivité
- Discrétion / confidentialité
- Disponibilité
- Rigueur et organisation
- Conscience professionnelle
- Expérience souhaitée sur un poste similaire en administratif
- Socle de compétences minimum en informatique à tous métiers-repères
Savoir:
- Réglementation et procédures en matière de marchés publics
- Code de marchés publics
- Chiffrage/calcul de coût
- Domaine de l'entretien, de la maintenance et de la sécurité des bâtiments
- Savoir encadrer et animer une équipe, déléguer et rendre compte
- Bonne connaissance du cadre réglementaire et législatif de la construction publique (marchés publics, ERP, loi MOP…)
- Solide maîtrise des outils informatiques usuels (Word, Excel,) et logiciel du domaine
- Maîtrise des règles budgétaires et comptables,
- Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
- Cahier des Clauses Administratives Particulières -CCAP
- Cahier des Clauses Techniques Particulières -CCTP
- Normes de la construction
- Règles d’hygiène et de sécurité
- Bonnes qualités relationnelles (élus, agents des services, entreprises),
- Connaître le fonctionnement et les missions de la collectivité
- Connaître les règles et les procédures administratives
- Connaître les formes et la charte graphique des documents administratifs
- Maitrise des outils informatique (Word, Excel, internet, intranet…)
- Maîtrise des logiciels spécifique (ATAL, Cindoc/Doc flow- SITI - CIRIL RH et Finance) Formation en interne
Savoir-faire:
- Capacités organisationnelles
- Savoir utiliser les outils bureautiques
- Maitriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
- Savoir gérer les priorités et les situations d’urgence
- Savoir rendre compte de son activité à la hiérarchie
- Capacités rédactionnelles
- Prise de note et rédaction de compte-rendu
- Technique de secrétariat
- Bonne analyse ainsi qu’un esprit de Synthése
- Réactivité
Savoir-être:
- Aptitudes au travail en équipe
- Capacité d’adaptation
- Savoir analyser et synthétiser
- Planifier et organiser sa charge de travail
- Savoir écouter
- Avoir le sens de l’observation, le sens pratique
- Être innovant
- Faire preuve de diplomatie
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
- Dynamisme / Amabilité / bienveillance
- Sens de l’initiative / réactivité
- Discrétion / confidentialité
- Disponibilité
- Rigueur et organisation
- Conscience professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0262 45 96 89
Informations complémentaires
Merci de joindre à votre candidature : lettre de candidature, C.V. et diplômes à Monsieur Le Maire, au plus tard le 07/12/2025. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.