Assistant(e) administratif(ve) - Secteur Personnels des écoles
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Offre n° O001211000433971
Publiée le 03/11/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Bourg en Bresse Cédex
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
03/12/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du responsable du secteur Personnels des écoles :
Assurer le suivi administratif du personnel des écoles et périscolaire en lien avec les responsables de pôles
Assurer le suivi administratif des interventions effectuées par les entreprises prestataires
Assurer le suivi administratif du personnel des écoles et périscolaire en lien avec les responsables de pôles
Assurer le suivi administratif des interventions effectuées par les entreprises prestataires
Missions / conditions d'exercice
Assurer la gestion administrative des secteurs personnels des écoles/périscolaires :
Suivi et remplacement des agents : suivi et contrôle du planning journalier, transmission des états d'heures à la DRH, recensement des besoins en recrutement, suivi des chèques déjeuners
Divers travaux de secrétariat : préparation des pochettes navettes des restaurants scolaires, organisation de la diffusion des informations, organisation et participation à des réunions d'équipe, rédaction de comptes rendus de réunion, recensement des besoins de produits d'entretien et de vêtements de travail, gestion des stagiaires en lien avec la DRH
Gestion administrative des ateliers périscolaires dans les écoles en lien avec le responsable du secteur : rédaction et suivi des conventions auprès des associations, préparation des supports de communication et inscriptions des ateliers, identification des besoins d'achats de fournitures pour les accueils périscolaires et assurer le suivi en lien avec le pôle comptable
Organisation du travail de chaque agent remplaçant en fonction du besoin des secteurs (mise en place des outils de planification, mutualisation des agents des pôles, établissement d'un plan de charge annuel, alerte en cas de dysfonctionnements sur un site et proposition de solutions
Mise en place du service minimum en cas de grève des enseignants, suivi administratif et lien avec le pôle comptable
Encadrement d'un pôle en cas d'absence de l'encadrant
Assurer le suivi administratif des travaux effectués par les entreprises prestataires de service :
En lien avec les responsables de pôles des interventions, planification des entreprises prestataires, établissement des bons d'interventions
Rédaction des cahiers des charges de prestation
Suivi et remplacement des agents : suivi et contrôle du planning journalier, transmission des états d'heures à la DRH, recensement des besoins en recrutement, suivi des chèques déjeuners
Divers travaux de secrétariat : préparation des pochettes navettes des restaurants scolaires, organisation de la diffusion des informations, organisation et participation à des réunions d'équipe, rédaction de comptes rendus de réunion, recensement des besoins de produits d'entretien et de vêtements de travail, gestion des stagiaires en lien avec la DRH
Gestion administrative des ateliers périscolaires dans les écoles en lien avec le responsable du secteur : rédaction et suivi des conventions auprès des associations, préparation des supports de communication et inscriptions des ateliers, identification des besoins d'achats de fournitures pour les accueils périscolaires et assurer le suivi en lien avec le pôle comptable
Organisation du travail de chaque agent remplaçant en fonction du besoin des secteurs (mise en place des outils de planification, mutualisation des agents des pôles, établissement d'un plan de charge annuel, alerte en cas de dysfonctionnements sur un site et proposition de solutions
Mise en place du service minimum en cas de grève des enseignants, suivi administratif et lien avec le pôle comptable
Encadrement d'un pôle en cas d'absence de l'encadrant
Assurer le suivi administratif des travaux effectués par les entreprises prestataires de service :
En lien avec les responsables de pôles des interventions, planification des entreprises prestataires, établissement des bons d'interventions
Rédaction des cahiers des charges de prestation
Profils recherchés
Savoirs :
Maîtrise de l'outil informatique et de bureautique Outlook, Word, Excel, Power point
Être à l'aise dans la rédaction de documents
Connaissance du milieu éducatif
Connaissance des différents métiers (ATSEM, agent de Restauration et propreté des locaux, et animateurs périscolaires)
Connaissance des règles de sécurité et des obligations en protection individuelle des agents
Savoirs Faire :
Capacité à fédérer autour de nouvelles méthodes de travail
Capacité à prendre des décisions et réagir face à des situations imprévues
Capacité à rendre compte de son travail
Capacité à travailler en équipe et autonomie dans l'organisation du travail
Avoir l'esprit d'initiatives
Qualités relationnelles, avoir le sens de la communication
Aisance rédactionnelle
Aptitude au management, être à l'écoute
Discrétion, disponibilité
Être rigoureux
Spécificités du poste :
Permis B obligatoire
Maîtrise de l'outil informatique et de bureautique Outlook, Word, Excel, Power point
Être à l'aise dans la rédaction de documents
Connaissance du milieu éducatif
Connaissance des différents métiers (ATSEM, agent de Restauration et propreté des locaux, et animateurs périscolaires)
Connaissance des règles de sécurité et des obligations en protection individuelle des agents
Savoirs Faire :
Capacité à fédérer autour de nouvelles méthodes de travail
Capacité à prendre des décisions et réagir face à des situations imprévues
Capacité à rendre compte de son travail
Capacité à travailler en équipe et autonomie dans l'organisation du travail
Avoir l'esprit d'initiatives
Qualités relationnelles, avoir le sens de la communication
Aisance rédactionnelle
Aptitude au management, être à l'écoute
Discrétion, disponibilité
Être rigoureux
Spécificités du poste :
Permis B obligatoire
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) à Monsieur le Maire, Direction des Ressources Humaines, Hôtel de Ville, BP 90419, 01012 Bourg en Bresse Cedex ou recrutement@bourgenbresse.fr
Pour tous renseignements complémentaires, s'adresser à Jean Philippe DUCROCQ au 04 74 42 46 53 ou ducrocqjp@bourgenbresse.fr
Pour tous renseignements complémentaires, s'adresser à Jean Philippe DUCROCQ au 04 74 42 46 53 ou ducrocqjp@bourgenbresse.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.