Assistant ou assistante de gestion administrative

Famille de métiers : Citoyenneté, éducation, culture et sport > Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Fonctions : Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
Autres appellations :
  • Secrétaire
  • Employé ou employée administratif
  • Agent de gestion administrative

Correspondances statutaires

Ce métier s'exerce généralement dans les cadres d'emplois suivants :
  • Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (catégorie C , filière Administrative)
Il est possible d'être nommé en tant que fonctionnaire sur un poste permanent selon les conditions d'accès suivantes :
  • Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
  • Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe)

Contexte d'exercice

Types d’employeurs et services d’affectation :
  • Région, département, structure intercommunale, commune
  • Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
  • Rattaché à un bureau au sein d'un service (sport, culture, social, etc.) de la collectivité
Activités
  • techniques, spécifiques au métier :
    • Traitement des dossiers et saisie de documents
    • Accueil physique et téléphonique du public
    • Gestion de l'information, classement et archivage de documents
    • Planification et suivi
  • transverses :
    • Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Compétences ou connaissances souhaitées :
  • Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
  • Communication orale et écrite
  • Progiciels de gestion
  • Procédures du service
  • Logiciels de bureautique
  • Vocabulaire professionnel du service
  • Procédures administratives
  • Techniques de recherche documentaire
Conditions d'exercice :
  • Travail en bureau
  • Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public ; travail éventuellement le samedi par roulement
  • Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
  • Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres
Spécialisations :
  • En fonction du secteur d'activité du service d'affectation
Relations fonctionnelles :
  • Relations fréquentes avec le public
  • Travail en équipe au sein du service
  • Relations avec l'ensemble des services
  • Relations fréquentes avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres du service
Facteurs d'évolution du métier :
  • Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
    • Évolutions réglementaires (marchés publics, règles comptables, statuts, etc.)
  • Évolutions socio-économiques
    • Évolution de la demande sociale : diversification des publics, évolution des attentes des populations, demande de réactivité et de transparence des services publics
  • Évolutions techniques et technologiques
    • Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)

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Évolution du nombre d'offres publiées :

2021
7239 offres
2022
9020 offres
2023
11179 offres

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