La Direction du Protocole a pour mission d'organiser et de veiller au bon déroulement des évènements internationaux, nationaux et locaux auxquels participent la Ville de Nice et la Métropole Nice Côte d'Azur.

En qualité d'assistant de gestion du protocole vous serez chargé d'assurer :
- La préparation et organisation, suivi du bon déroulement des manifestations officielles des élus et de la collectivité ;
- La coordination entre le Cabinet, les différents services de l'administration, les prestataires et intervenants extérieurs des différentes étapes de l'organisation des manifestations ;
- L'accueil et le placement des officiels, des invités, des intervenants.

Missions principales :
* Vous assurerez la préparation et organisation de manifestations :
- Vous organiserez des manifestations protocolaires à partir des agendas de M. le Maire-Président, des Elus et de la collectivité principalement ;
- Vous assurerez le recensement des moyens humains, matériels et financiers nécessaires. Vous vous déplacerez sur site pour réaliser des évaluations et repérages ;
- Vous assurerez la planification et la coordination des interventions des différents services municipaux (services techniques, police municipale, règlementation des espaces, espaces verts...) et suivrez leurs actions ;
- Vous collaborerez avec les prestataires extérieurs (détermination de besoins spécifiques, négociations, rédaction du cahier des charges) ;
- Vous gérerez les invitations avec le pôle " envois protocolaires " (listing d'invités, élaboration de cartons d'invitation, publipostage... ;
- Vous assurerez la gestion de la sonorisation et de la restauration en collaboration avec les services de la direction du protocole ou des prestataires externes ;
- Vous assurerez la médiation entre le Cabinet, les services internes et les intervenants extérieurs dans le cadre de l'organisation des manifestations.

* Vous contrôlerez le déroulement des manifestations :
- Vous serez présent sur site au préalable afin de vérifier la mise en place ;
- Vous contrôlerez le bon déroulement des étapes le jour de la manifestation et assurerez la coordination des différents intervenants (suivi du déroulé, résolution des problèmes techniques rencontrés et gestion des imprévus) ;
- Vous assurerez la gestion de l'ensemble des actions protocolaires du Maire-Président et des Elus dans le cadre des manifestations de la mairie ou de celles organisées par des partenaires externes (accueil et placement des invités et des élus puis du Maire-Président, suivi de la liste des invitations, contrôle de l'ordre des allocutions, travail de relations publiques, annonces lors de la séquence...)

* Vous rédigerez et diffuserez des documents :
- Vous assurerez l'élaboration d'une fiche d'opérations recensant les objectifs, les moyens humains et matériels ;
- Vous assurerez la création en interne des cartons d'invitation ;
- Vous assurerez la création d'un déroulé soumis à validation du Directeur du Protocole détaillant le scénario minuté de la manifestation ;
- Vous rédigerez et transmettrez aux intéressés des documents de synthèse (rapports d'étape, bilans des événements, récapitulatif financier) ;
- Vous transmettrez des informations à la règlementation des espaces dans le cadre des délimitations de stationnement et de circulation ;
- Vous transmettrez au service comptabilité les bons de commande des prestataires extérieurs pour traitement.

* Vous participerez à des réunions de travail :
- Vous participerez à des réunions de travail et /ou de repérage sur site avec les différents services concernés (Technique, Presse, Communication, Evénementiel, Réception, Espaces Verts, Police Municipale, Nettoiement, etc).

* Vous serez en relations avec le monde des associations d'anciens combattants et patriotiques en lien avec le chef de service " mémoire et transmission " :
- Vous proposerez des actions de relations publiques ;
- Vous veillerez à la mise à jour des fichiers ;
- Vous serez force de proposition dans l'organisation d'événements protocolaires.

Conditions de travail :
- Cycles de travail : 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau et/ou en extérieur ;
- Dépassements d'horaires quotidiens ;
- Astreintes (exploitation/décision) ;
- Téléphone portable professionnel ;
- Véhicule de service selon besoins et disponibilités.

Ce poste s'adresse à un agent de catégorie B ou C de la filière Administrative.

Expérience professionnelle : Vous possédez une expérience sur un poste similaire.

Compétences :
- Vous maîtriser les usages protocolaires ;
- Vous maîtrisez la méthodologie de conduite de projets ;
- Vous savez prévoir et gérer les moyens humains ainsi que les matériels adaptés sur chaque type de manifestation ;
- Déterminer et planifier les différentes étapes successives d'un projet ;
- Vous savez concevoir, proposer des solutions pertinentes en prenant compte toutes les contraintes possibles ;
- Vous avez des connaissances de l'environnement politique local et national ;
- Vous savez distinguer l'urgent de l'important et ainsi hiérarchises les priorités ;
- Vous maîtrisez de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint).

Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique, rigoureux et réactif ;
- Vous avez une forte capacité de travail et une grande disponibilité ;
- Vous possédez une Très bonne capacité d'analyse et de synthèse ;
- Vous possédez une bonne aisance relationnelle et bonne qualité rédactionnelle ;
- Vous êtes force de proposition et possédez une capacité d'entrainement et d'impulsion ;
- Vous êtes diplomate et avez le sens des relations publiques ;
- Vous êtes calme et avez une bonne résistance au stress.